Sådan udskrives checks med Excel

Hvis du driver en lille virksomhed, er lønning en omkostningsfuld og tidskrævende del af driften. Takket være teknologien behøver du dog ikke betale en tredjepartstjeneste eller investere i dyr software for at lave papirbaserede checks. Du kan nemt udskrive lønchecks fra Excel, men det er vigtigt at have det rigtige papir og blæk til udskrivning for at sikre, at dine medarbejdere kan indbetale deres løn.

Det første skridt, hvis du vil udskrive lønchecks fra Excel, er at finde en skabelon. Du kan nemt finde disse gennem en websøgning. De grundlæggende skabeloner, der leveres med Excel, inkluderer ikke kontrol, men du kan finde nyttige skabeloner til understøttende dokumentation som timesedler.

Når du har fundet og downloadet en checkudskrivningsskabelon til Excel, indtaster du specifikke oplysninger om modtageren og penge, der udbetales. Du gemmer checken som PDF, som du derefter kan printe og distribuere til medarbejderen.

Det er ikke nok at have en PDF-skabelon til check-udskrivning. Finansielle institutioner er omhyggelige med at forhindre svindel, så du kan ikke udskrive en check på almindeligt papir og give den ud som officiel. Hvis det er muligt, indhente kravene fra de finansielle institutioner, dine medarbejdere bruger for at sikre, at dine checks ikke bliver nægtet. Disse kan omfatte specifikationer for papir, størrelse og skrifttype.

Når du har brugt skabelonen til udskrivning af checks i Excel og oprettet checks i PDF-format, vil den næste trin er at bekræfte, at det papir og blæk, du skal bruge til kontrol, fungerer med den printer, du allerede har har. Hvis ikke, skal du ud og shoppe efter en ny printer.

Når du udskriver checken til en printer, skal den være på et tungere papir, end du bruger til hverdagsudskrivning. For eksempel, Bank of america kræver, at kontrol er på papir, der har følgende specifikationer:

• Størrelse mellem 7,75 x 2,75 tommer og 8,75 x 3,667 tommer
• Mellem 24 lb. og 44 lb. vægt
• Papirkorn løber vandret.

Den gode nyhed er, at du kan købecheck-print papir der opfylder de fleste bankkrav. Besøg enten en lokal butik med kontorartikler eller shop online og sørg for, at papiret er kompatibelt med den type printer, du har.

Du kan ikke bare køre dine checks gennem en printer ved hjælp af standard blækpatroner. Banker kræver Magnetisk blæk tegngenkendelse blæk eller toner til kontrol. Hvis du udskriver på en inkjetprinter, har du brug for MICR-blæk, mens udskrivning af dine checks på en laserprinter kræver MICR-toner.

Hvis du planlægger at udskrive lønchecks fra Excel, bør du også være opmærksom på bankens krav til blæk. Med Bank of America kan du ikke bruge duplekstilstand til at udskrive dine checks. Hvis dine lønchecks er tosidede, skal bagsiden udskrives med ikke-MICR-blæk. Hvis du udnytter sikkerhedsfunktioner til at forhindre manipulation, såsom vandmærker eller kemiske hulrum, skal du sørge for, at din udskrivningsproces er i overensstemmelse med destinationsbankernes regler.