Aplikace Microsoft Word má funkci hromadné korespondence, která propojuje dokument aplikace Word s informacemi uloženými v datovém souboru, který se nazývá zdroj dat. Zdrojem dat může být databáze. Před sloučením můžete vytvořit a spravovat databázi v aplikaci Word. Databáze je uložena jako databázový soubor aplikace Access v aplikaci Word.
Spropitné
Ve skutečnosti hromadnou korespondenci neprovedete, před vytvořením databáze však musíte vybrat typ dokumentu hromadné korespondence, který vytváříte.
Rozložení hlavního dokumentu
Otevřete prázdný dokument aplikace Word.
Video dne
Na poštovní zásilky klepněte na kartu Spusťte hromadnou korespondenci a vyberte Adresář. A Adresář typ dokumentu říká Wordu, aby vytvořil seznam a použil pole ze zdroje dat, jako je databáze.
Přizpůsobte databázová pole
Klikněte Vyberte Příjemci a vyberte Zadejte Nový seznam otevřít Nový seznam adres dialogové okno. Použijte jej k přizpůsobení polí, která budou použita v databázi. Klikněte Přizpůsobit sloupce. The Přizpůsobit seznam adres objeví se dialogové okno.
- Chcete-li odstranit názvy polí, vyberte název pole a klepněte Vymazat a klikněte Ano pro odstranění názvu pole.
- Chcete-li upravit názvy polí, vyberte název pole a klepněte Přejmenovat, Přejmenovat pole Objeví se dialogové okno, změňte název pole a klikněte na OK.
- Chcete-li přidat další názvy polí, klepněte na Přidat, Přidat pole Objeví se dialogové okno, zadejte nový název pole a klikněte OK.
- Chcete-li změnit pořadí názvů polí, zvýrazněte název pole a klikněte Posunout nahoru nebo Posunout dolů.
Klikněte OK až skončíte. The Nový seznam adres dialogové okno zobrazí přizpůsobené názvy polí v tabulce.
Zadejte informace o databázi
Zadejte data do každého pole. K přechodu z jednoho pole do druhého použijte klávesu Tab. Klikněte Nový záznam přesunout na další záznam v databázi. Po napsání posledního záznamu neklikejte Nový záznam přejít na nový záznam.
Zkontrolujte záznamy a proveďte jakékoli změny
- Chcete-li upravit záznam, zvýrazněte data a zadejte změny.
- Chcete-li vyhledat záznam, klepněte na Nalézt, Najít položku Objeví se dialogové okno, zadejte hledané slovo (slova) a klikněte Najdi další.
- Chcete-li odstranit záznam, klikněte na čtverec umístěný vlevo od prvního pole, klikněte Smazat záznam a klikněte Ano k odstranění záznamu.
Klikněte OK až bude hotovo.
Uložit databázi a hlavní dokument
The Uložit seznam adres objeví se dialogové okno. Vyberte, kam chcete soubor databáze uložit, zadejte název souboru a klikněte Uložit.
Spropitné
Zadejte pouze název souboru a aplikace Word přidá příponu MDB a uloží soubor jako soubor databáze Microsoft Access.
Uložte hlavní dokument, prázdný adresář, který odkazuje na databázi pro případ, že se později rozhodnete provést hromadnou korespondenci. Zavřete hlavní dokument a Ukončete aplikaci Word.
Zobrazit databázi
Přejděte do souboru databáze Access a otevřete jej. Otevře se aplikace Microsoft Access. Klikněte Office_Address_List pod Tabulky zobrazí se záhlaví a tabulka databáze, která byla vytvořena v aplikaci Word.
Vraťte se do databáze a upravte data
Otevřete hlavní dokument ve Wordu. The Microsoft Word objeví se dialogové okno. Klikněte Ano takže hlavní dokument může získat informace z databáze. Na poštovní zásilky klepněte na kartu Upravit seznam příjemců. The Sloučení emailůPříjemci objeví se dialogové okno. Pod nadpisem Zdroj dat vyberte název souboru databáze. Klikněte Upravit a Upravit zdroj dat objeví se dialogové okno. Upravte data. Po dokončení klikněte OK a klikněte Ano k aktualizaci databáze. V Sloučení emailůPříjemci v dialogovém okně můžete upřesnit informace o databázi pomocí Seřadit, Filtr, Najděte duplikáty, Naléztpříjemce a Ověřte adresy možnosti.
Klikněte OK až bude hotovo. Zavřete hlavní dokument. Klikněte Uložit. Ukončete aplikaci Word.
Spropitné
Adresářovou hromadnou korespondenci můžete provést v aplikaci Word pomocí vytvořené databáze a hlavního dokumentu.
