Přidejte název do horní části tabulky. To vám pomůže zapamatovat si, jaké informace jsou v konkrétním adresáři. Možná budete muset nastavit různé adresáře pro různé účely – například jeden pro členy knižního klubu a jeden pro rodinné příslušníky. Jasný název vám pomůže udržet vše uspořádané. Udělejte nadpis tučným a zvětšete velikost písma pomocí nástrojů na horním panelu nástrojů.
Přeskočte několik řádků za názvem a zadejte nadpisy pro sloupce v adresáři. Velmi užitečné budou následující záhlaví sloupců: Jméno, Adresa, Město, Stát, PSČ, Telefonní číslo, Faxové číslo a E-mailová adresa. Zadejte tyto nadpisy do sloupců A až H. Je velmi důležité, aby každá položka byla zadána do samostatného sloupce.
Záhlaví sloupců na střed a tučně. Chcete-li to provést, klikněte na číslo řádku vlevo od řádku nadpisů. Tím zvýrazníte nebo vyberete celý řádek. A pak použijte tučné a středové nástroje na horním panelu nástrojů.
Do každého sloupce zadejte kontaktní informace. Informace pro každý kontakt by měly být zadány na samostatném řádku. V závislosti na počtu vašich kontaktů to může chvíli trvat. Pamatujte však, že to budete muset udělat pouze jednou. V budoucnu budete muset pouze přidávat nové kontakty a aktualizovat informace. Pokud nemáte určité položky informací pro určité kontakty, ponechte buňku prázdnou. Nezapomeňte použít dvoupísmenné zkratky státu, které pošta vyžaduje.
Naformátujte text ve sloupci PSČ, aby všechna PSČ vypadala stejně. Zvýrazněte veškerý text ve sloupci kromě záhlaví sloupce. Klikněte pravým tlačítkem na zvýrazněné buňky a vyberte „Formátovat buňky“. Klikněte na kartu „Číslo“ a poté v poli „Kategorie“ klikněte na „Speciální“. Klikněte na "PSČ" nebo "PSČ+4" v poli "Typ". Klikněte na „OK“. Díky tomu budou všechna PSČ vypadat stejně.
Naformátujte text ve sloupci Telefonní číslo tak, aby všechna telefonní čísla ve sloupci vypadala stejně. Zvýrazněte text ve sloupci Telefonní číslo kromě záhlaví sloupce. Klikněte na něj pravým tlačítkem a vyberte „Formátovat buňky“. Na kartě „Číslo“ vyberte v poli „Kategorie“ možnost „Speciální“. Klikněte na "Telefonní číslo" v poli "Typ". Klikněte na „OK“.
