Pokyny krok za krokem pro vytvoření tabulky Excel

Při práci s daty mohou být tabulky praktickým způsobem, jak vše uspořádat ve snadno srozumitelném formátu. Tabulky jsou ideální pro nastavení rozpočtů, sledování pokroku na projektech a plánování. V předtechnologické éře podniky ke sledování těchto věcí používaly papírové účetní knihy, ale nyní je nástroj Microsoft Excel volbou. Naštěstí je vytváření a aktualizace tabulek Excelu poměrně jednoduché.

Tabulka má stejné nastavení, ať už je na papíře nebo na obrazovce počítače. Ty máš řádky které začínají nahoře a pokračují po dobu trvání dat. Jsou tu také sloupců, které začínají na levé straně tabulky a pokračují doprava tak daleko, jak potřebujete. Bod, kde se řádek setkává s odpovídajícím sloupcem, se nazývá a buňka.

V aplikaci Microsoft Excel má každý řádek a číslo, přičemž každý sloupec má a dopis. Takže první buňka je A1. Pokud dáte každému sloupci záhlaví, první řádek je vyhrazen pro tento účel a vyžaduje zadání názvu pro každý sloupec. Pokud například sledujete rozpočet, v prvním sloupci mohou být produkty, zatímco ve sloupci B jsou peníze, které jste utratili, a ve sloupci C je daň, kterou jste zaplatili, následovaná celkovou cenou ve sloupci D.

Pokud máte Microsoft Office, Excel je součástí balení. Přejděte do seznamu aplikací a ze seznamu vyberte Microsoft Excel. Vybrat Soubor a Nový otevřete novou tabulku s výchozím názvem Kniha1. Ve spodní části obrazovky je karta, která čte List1.

Stejně jako v aplikaci Microsoft Word máte v horní části obrazovky pás karet, který vám umožňuje přizpůsobit dokument a formátovat buňky. Pod Domov, můžete tučný text nebo změnit typ a velikost písma. Můžete také změnit zarovnání textu v každé buňce na zarovnání doleva, doprava nebo na střed.

Jedna věc, která může být zpočátku matoucí, je terminologie. Každý nový dokument, který otevřete v Excelu, se nazývá sešit. V každém sešitu vytvoříte list, který uvidíte jako záložku v dolní části obrazovky. Ve výchozím nastavení se nový list nazývá List1, ale můžete na něj kliknout pravým tlačítkem a vybrat Přejmenovat dát mu jméno, jaké si přejete.

Chcete-li vytvořit nový list, klepněte na + symbol vedle karty listu v dolní části obrazovky. Můžete vložit list mezi dva, které jste již vytvořili, kliknutím pravým tlačítkem na kartu a výběrem Vložit list. Listy můžete přesouvat kliknutím na požadovanou kartu a přetažením doprava nebo doleva od místa, kde se aktuálně nachází.

Jednou z nejužitečnějších funkcí tabulky Excel je její AutoSum Vlastnosti. Chcete-li zjistit, jak tento vzorec funguje, zadejte řadu čísel do sloupce a poté klikněte na prázdnou buňku pod posledním číslem. Na pásu karet klikněte Vzorce a AutoSum. Vzorec pro AutoSum se zobrazí v posledním poli – např. =SUM(A1:A4). Když kliknete Vstupte, vzorec sečte řádky nad ním a zadá součet do pole obsahujícího vzorec.

Můžete také napsat své vlastní vzorce. Jak se s touto funkcí budete více cítit, můžete rozšířit to, co můžete v rámci aplikace dělat. Ve vzorci AutoSum =SUM(A1:A4), například vzorec směruje Excel k sečtení položek v řádcích A1 až A4.

Jakmile začnete pracovat s většími objemy dat, budete pociťovat stále větší potřebu spravovat vše efektivněji. A kontingenční tabulka je zabudován do Excelu jako způsob, jak snadno organizovat informace. Místo ručního třídění řádků a řádků informací můžete nastavit věci tak, abyste se rychle dostali k potřebným datům.

S kontingenční tabulkou neorganizujete list Excelu ani neměníte data v něm. Místo toho obracíte data jiným způsobem – odtud název „pivot“ – a díváte se na ně z jiného směru. Můžete buď zadat informace ručně, nebo nechat Excel, aby to udělal za vás.

Chcete-li vytvořit kontingenční tabulku pro list aplikace Excel, nejjednodušším způsobem je nechat si ji doporučit od společnosti Microsoft. Pod Vložit, klikněte na rozbalovací šipku vedle Tabulky a vybrat si Doporučit kontingenční tabulky. V tomto okamžiku vám společnost Microsoft nabízí několik možností uspořádání dat.

Pokud se cítíte dobrodružně, můžete si na základě zadaných údajů vytvořit vlastní kontingenční tabulku. Pod Vložit, přejděte na rozbalovací šipku vedle Tabulky a vyberte Kontingenční tabulka. Můžete se rozhodnout buď vložit kontingenční tabulku do existujícího listu, nebo začít nový list s informacemi. Poté, co vyberete Vstupte, budete moci začít sestavovat svůj přehled.

Další užitečnou funkcí Excelu je přístrojová deska, který dokáže sledovat vaše data na jednom místě. S tím, jak podniky směřují k rozhodování založenému na datech, se tento typ snadno dostupných informací stává nezbytným. Nejlepším způsobem, jak zajistit úspěch při vytváření řídicího panelu, je nejprve naplánovat, co doufáte, že tím získáte. Metriky, které potřebujete shromáždit, by měly být uvedeny dlouho předtím, než začnete stavět.

Až budete připraveni začít, importujte data do Excelu, pokud tam ještě nejsou. Poté otevřete nový sešit a vytvořte jeden nebo dva další listy přidáním karet v dolní části. Dodatečné listy jsou místo, kde skryjete další data. Poté výběrem přidejte Ganttův diagram Vložit, Grafy a druhá možnost. Chcete-li vložit svá data, klikněte pravým tlačítkem na graf a vyberte Vyberte Data.

Mezi mnoha obchodními využitími Excelu je vytváření rozvrhů. Pokud provozujete firmu se zaměstnanci na částečný úvazek, kteří dodržují týdenní rozvrh, Excel může být užitečný. Po krátkém kurzu Excelu můžete začít vytvářet plán pro svůj tým.

Chcete-li vytvořit plán, otevřete Excel a zadejte Jízdní řády do Prohledat všechny šablony pole v pravém horním rohu. Vyberte šablonu, která nejlépe odpovídá tomu, co se snažíte dělat. V tomto případě je to také pravděpodobné Rozvrh směn zaměstnanců nebo Týdenní směna zaměstnanců plán. Jakmile tam budete, můžete přepisovat fiktivní jména svými vlastními jmény zaměstnanců, přidávat řádky a mazat záhlaví, abyste mohli měnit uvedené časy.

Makra jsou praktický nástroj společnosti Microsoft, který vám umožní ušetřit časově náročné kroky tím, že určí jednoduché příkazy pro složitější úkoly, které provádíte každý den. Vytváření a používání maker je překvapivě snadné, zvláště když se do toho pustíte. Nejprve budete muset přidat Vývojář kartu výběrem Vynikat > Předvolby > Pás karet a panel nástrojů. Zkontrolovat Vývojář v seznamu vpravo a uložte změnu.

Chcete-li vytvořit makro, vyberte Záznam makra na Vývojář tab. Pojmenujte makro, zadejte klávesovou zkratku, kterou chcete ukázat na akci, a stiskněte OK. Okamžitě proveďte akci, kterou chcete zaznamenat, a poté stiskněte Zastavit nahrávání v Vývojář tab. Kdykoli budete chtít provést tuto akci, stačí stisknout sekvenci klíčových slov, kterou jste zadali při nahrávání makra.

Dlouhé seznamy čísel mohou být nudné. Jakoukoli tabulku Excelu můžete okořenit přidáním vizuálních prvků. Výsečový graf je skvělý způsob, jak zobrazit procenta, přičemž každá část výsečového grafu představuje segment informací, které sdělujete.

Chcete-li vytvořit výsečový graf, musíte mít data nejprve v tabulce. Pokud jste provedli průzkum u 100 lidí, vytvořte seznam odpovědí v jednom sloupci a počet lidí, kteří si vybrali jednotlivé odpovědi, ve sloupci přímo vedle něj. Vyberte informace, které chcete zahrnout do koláčového grafu, a vyberte Vložit na liště nabídek a Koláč. Poté vyberte styl, který preferujete.

Sloupcový graf je lepší pro zobrazení toho, jak se něco v průběhu času změnilo, nebo pro porovnání různých položek proti sobě. Pokud jste například provedli průzkum u velké skupiny lidí ohledně témat, která je nejvíce zajímají, můžete pomocí sloupcového grafu ukázat, jak muži a ženy odpovídali na jednotlivé oblasti.

Po zadání informací do listu aplikace Excel vyberte data, která chcete zahrnout, a vyberte je Vložit > Schéma > Bar z panelu nabídek. Informace se automaticky zobrazí jako sloupcový graf. Rozvržení nového pruhového grafu můžete změnit na pásu karet v horní části obrazovky, včetně přidávání prvky grafu, rychlou úpravu rozvržení a změnu barev, které se používají k ilustraci data.

Mnoho firem považuje excelovou tabulku za užitečný nástroj pro organizaci a správu velkých seznamů adresátů. Přestože existují složitější databázové aplikace pro podniky, které mají nepraktické seznamy adresátů, Excel může fungovat dobře pro podniky, které stále budují a rozšiřují databázi zákazníků. Může to být také rychlý a bezbolestný způsob, jak vytvořit poštovní štítky z malého seznamu jmen, která jste získali online, nebo z odpovědí na propagaci.

Než budete moci vytvářet adresní štítky, musíte nejprve vytvořit seznam adresátů tak, aby bylo možné snadno vytvořit adresy. Pokud však chcete štítky tisknout, budete muset přejít do aplikace Microsoft Word a vybrat typ pošty, kterou chcete provádět, z Spusťte hromadnou korespondenci rozevírací seznam pod poštovní zásilky. Chcete-li použít seznam, který jste nastavili v Excelu, klikněte na rozevírací šipku vedle Vyberte Příjemci a vybrat si Použijte existující seznam. Poté připojte dokument aplikace Excel.

Žádný výukový program Excelu by nebyl úplný, aniž by si přečetl, jak vytisknout dokument, který jste vytvořili. Tisk v aplikaci Excel může být trochu složitější a vyžaduje několik kroků navíc, pokud chcete mřížku nebo potřebujete ovládat oblast dokumentu, kterou chcete vytisknout. Protože jeden sešit může obsahovat více listů, musíte se také ujistit, že tisknete pouze listy, které potřebujete.

Před tiskem vyberte listy, které chcete vytisknout. Pokud chcete vytisknout více listů, podržte tlačítko Posun při kliknutí na karty. Vybrat Soubor > Tisk > Ukázat detaily. Zde si můžete vybrat, zda chcete tisknout aktivní listy nebo celý sešit, a také zvolit orientaci. Pokud však chcete tisknout mřížku nebo záhlaví, musíte to před výběrem uvést Soubor > Tisk výběrem Možnosti listu pod Rozvržení stránky a zaškrtnutím políček pro tisk těchto položek.