Zde jsou nejlepší softwarové nástroje eSignature pro rok 2022

Ať už potřebujete podepsat nájemní nebo prodejní smlouvu nebo sestavit profesionální smlouvu, pryč jsou dny, kdy se všechny zúčastněné strany musely setkat tváří v tvář, jen aby podepsaly oficiální dokumenty. Jistě, v některých situacích to stále dává smysl, v závislosti na tom, co se děje během transakce – můžete si například chtít vyzvednout klíče. Většinu smluvních dohod, formulářů a úředních dokumentů lze dnes ale podepsat digitálně, a to jak online, tak prostřednictvím mobilních aplikací, díky softwaru pro podpis.

Také někdy označované jako nástroje pro elektronické podepisování je lze použít k digitálnímu podepisování dokumentů prostřednictvím webové stránky, prohlížeče nebo mobilní aplikace. Co je na nich obzvláště skvělé, je to, že celý proces mnohem zjednodušují a urychlují. Je možné podepsat právně závazný dokument na dálku, zatímco strany jsou od sebe stovky nebo dokonce tisíce kilometrů. V zájmu podpory jsme níže zaokrouhlili všechny nejlepší výběry softwaru pro esignaturu spolu s uvedením některých jemnějších podrobností o každém nástroji. Pokračujte ve čtení, abyste viděli ty a další, například k čemu se tyto nástroje nejčastěji používají a jaké výhody od nich můžete očekávat!

DocuSign

• Předplatné: Roční, měsíční
• Začíná v: 10 $ měsíčně (osobní), 25 $ měsíčně na uživatele (firemní)
• Zkušební verze zdarma: 30 dní
• Prémiové funkce: Doručování SMS, statistiky, ověřování ID a další
• Ne každý potřebuje k podepisování dokumentů prémiový účet nebo účet DocuSign
• Řešení jsou k dispozici pro regulovaná odvětví, jako je vláda, zdravotnictví atd.
• K dispozici mobilní aplikace

S více než milionem zákazníků a signatářů pod svým digitálním pásem je DocuSign jedním z nejrozšířenějších nástrojů a aplikací pro podpisování. Je vhodný pro osobní a firemní použití, stejně jako pro realitní operace a developery. Na rozdíl od většiny – které mají mnohem kratší zkušební období – nabízí DocuSign 30denní bezplatnou zkušební verzi, která vám umožní používat službu až celý měsíc, než si předplatíte prémiové služby. Plány jsou účtovány buď měsíčně nebo ročně, se slevami pro roční předplatitele.

Pokud jde o službu, nabízí jak online podpisy prostřednictvím webových stránek, tak mobilní podpisy pomocí aplikace. To samozřejmě přichází se správou životního cyklu smlouvy a sledováním dokumentů pro profesionální a obchodní účty spolu s řadou dalších funkcí. Pokud pracujete v regulovaných odvětvích, jsou k dispozici řešení, ale pro více informací se budete muset obrátit přímo na prodejní tým.

Všichni uživatelé, ať už jsou přihlášeni nebo ne, mají přístup k dokumentům, mohou je podepsat a po dokončení procesu si je stáhnout. Takže i když jste předplatitelé a vaši klienti nebo kolegové nikoli, mohou stále podepisovat dokumenty, které odesíláte, a pracovat s nimi.

Zkuste Docusign

podepište nyní

• Předplatné: Roční, měsíční
• Začíná v: 8 $ měsíčně na uživatele (osobní i firemní)
• Zkušební verze zdarma: 7 dní
• Prémiové funkce: Neomezené šablony, personalizovaná značka, hromadné odesílání, upomínky a oznámení, výběr plateb, podmíněné dokumenty, špičková shoda a zabezpečení
• Příjemci se mohou přihlásit na jakémkoli zařízení bez registrace účtu nebo stahování aplikace
• Stvořeno pro velké i malé podniky
• Intuitivní mobilní aplikace a nativní integrace se Salesforce, SharePointem, Microsoftem 365 a dalšími

Oceněný poskytovatel eSignature nabízí zákazníkům možnosti podepisování, odesílání a sledování i mnohem dál. signNow pomáhá zefektivnit pracovní postupy s dokumenty a usnadňuje odesílání, sledování a správu dokumentů online. SignNow umožňuje uživatelům omezit papírování, zlepšit týmovou spolupráci a snadno přistupovat k dokumentům pomocí libovolného stolního nebo mobilního zařízení. Uživatelům jsou účtovány poplatky buď měsíčně nebo ročně – podle jejich volby – s dostupnými možnostmi osobního a firemního předplatného. Můžete se přihlásit k 7denní bezplatné zkušební verzi, pokud chcete před zaplacením předplatného vidět, jak to celé funguje.

signNow se odlišuje od konkurence díky snadnému použití platformy, rychlému nastavení, rychlé podpoře a intuitivním mobilním aplikacím – dostupným pro iOS i Android zařízení. Nejen, že se neuvěřitelně snadno používá, ale také se integruje s desítkami produktivní aplikace, služby cloudového úložiště a CRM. Některé příklady zahrnují Salesforce, SharePoint, Google Workspace a další. Kromě možností osobního a firemního použití jsou k dispozici možnosti nasazení SaaS, privátního a veřejného cloudu.

Stejně jako všechny ostatní nástroje zde má kdokoli přístup k dokumentu, který mu byl zaslán, a může jej podepsat. K vyplnění formuláře nebo podpisu dokumentu nemusí být platícími předplatiteli.

Zkuste se přihlásit

Adobe Sign

• Předplatné: Roční
• Začíná v: 10 $ měsíčně (osobní), 17 $ měsíčně na uživatele (firmy)
• Zkušební verze zdarma: 7 dní
• Prémiové funkce: Používejte elektronické přihlašování v Microsoft 365, administrativní konzolu, přizpůsobenou značku a další
• Podepisujte, sbírejte podpisy, sledujte úkoly, posílejte upomínky a další
• Desktopové a online nástroje PDF – také mobilní podepisování
• Soulad pro konkrétní odvětví, včetně HIPAA, FERPA, GLBA a dalších

Nástroj pro podpis podpisu společnosti Adobe je vytvořen pro rychlost a použitelnost. Cílem je dostat lidi dovnitř a ven rychle, s hotovými podpisy dostupnými okamžitě. Dokumenty Adobe Acrobat PDF jsou formátem podpisu, jak se dá očekávat. Lze k nim přistupovat z počítače – a přes web – nebo z mobilu. Zákazníkům jsou fakturovány ročně, přičemž si můžete vybrat z možností osobního a firemního účtu. A co víc, pokud si chcete službu nejprve vyzkoušet, je k dispozici 7denní bezplatná zkušební verze.

Díky postavení a podpoře společnosti Adobe jsou k dispozici příležitosti k dodržování předpisů pro konkrétní odvětví, které splňují normy HIPAA, FERPA a další standardy. Administrativní konzola vám umožňuje přizpůsobit branding, sledovat statistiky a mnoho dalšího. Tento nástroj se také integruje s řadou služeb, včetně Microsoft 365, který vám ve skutečnosti umožňuje podepisovat se přímo z kancelářského balíku technického giganta.

Všichni uživatelé mohou přistupovat k dokumentům a podepisovat je z platformy Adobe pro esignaturu bez ohledu na stav předplatného nebo účtu.

Vyzkoušejte Adobe Sign

Signwell

• Předplatné: Roční, měsíční
• Začíná v: 8 $ měsíčně (osobní), 24 $ měsíčně (obchodní)
• Zkušební verze zdarma: Ne, ale bezplatný omezený účet
• Prémiové funkce: Šablony dokumentů, přizpůsobený branding, ověřování dat, osobní podpora podepisování a další
• K dispozici je bezplatný omezený účet se stanoveným množstvím dokumentů za měsíc
• Podporuje osobní i virtuální obchodní podepisování
• Přihlašte se přímo v aplikaci nebo službě, není potřeba další software

SignWell, přizpůsobený pro podniky všech velikostí, nabízí různé možnosti podepisování, včetně osobních a virtuálních příležitostí. Prémiové účty mohou vytvářet šablony dokumentů s neomezeným počtem opakovaných použití a provádět auditní zprávy s plně podrobnými informacemi. U všech dokumentů je k dispozici přizpůsobený branding s ověřením dat pro větší bezpečnost.

Jednou z užitečnějších funkcí je automatická detekce prázdných řádků v dokumentech, která pomáhá rychle určit místa k podpisu nebo vyplnění. Všichni uživatelé mohou podepisovat dokumenty přímo z aplikace nebo webové služby, aniž by potřebovali další software. I když neexistuje žádná bezplatná zkušební verze, existuje možnost přihlásit se k bezplatnému omezenému účtu. Prémiové předplatné se účtuje měsíčně nebo ročně, přičemž jsou k dispozici osobní a obchodní příležitosti.

Po odeslání dokumentu ze společnosti Signwell mohou všichni uživatelé podepisovat, přistupovat a pracovat s uvedeným dokumentem, bez ohledu na stav platby.

Zkuste Signwell

Signeasy

• Předplatné: Roční, měsíční
• Začíná v: 8 $ měsíčně (osobní), 25 $ měsíčně na uživatele (firemní)
  
• Zkušební verze zdarma: 14 dní
• Prémiové funkce: Neomezené šablony, přizpůsobený branding, administrativní panel, integrace Salesforce, dvoufaktorové ověřování pro signatáře a další
• Postaveno speciálně pro profesionály a malé podniky
• Rozsáhlá e-mailová a telefonická podpora prostřednictvím Signeasy
• Integruje se s Google Workspace, Zapier, Office 365, Salesforce a dalšími

Signeasy, další poskytovatel esignature zaměřený na optimalizaci dokumentů a obchodních pracovních postupů, nabízí rychlou a přátelskou podporu. Uživatelé mohou podepisovat dokumenty prostřednictvím mobilní aplikace nebo webu a bezproblémově to funguje s dalšími obchodními nástroji, jako jsou Microsoft 365, Dokumenty Google, Slack a tak dále. K dispozici jsou osobní i firemní účty se 14denní bezplatnou zkušební verzí, abyste získali půdu. Uživatelům se účtují měsíčně nebo ročně v závislosti na tom, jak to chcete provést.

Kromě neomezeného počtu šablon a sdílení, přizpůsobeného brandingu a plného přístupu k administrativnímu panelu je prémie předplatné také zahrnuje dvoufaktorovou autentizaci, a to i pro signatáře, snadný přístup k dokumentům a službám a mnoho dalšího více. Pokud dojde k problému, rozsáhlé kanály e-mailové a telefonické podpory jsou vždy připraveny.

Kdokoli může přistupovat a podepisovat dokumenty odeslané ze Signeasy, včetně uživatelů, kteří nemají prémiový účet.

Zkuste Signeasy

PandaDoc

• Předplatné: Roční, měsíční
• Začíná v: Zdarma, 19 $ měsíčně na uživatele (firma)
  
• Zkušební verze zdarma: 14 dní
• Prémiové funkce: Šablony, drag-and-drop editor, analýza dokumentů, nepřetržitá podpora e-mailu a chatu a další
• Bezplatný účet umožňuje neomezené právně závazné podpisy, neomezené nahrávání, platby a přístup k mobilním aplikacím
• Zpracovává návrhy, nabídky, smlouvy, podpisy, formuláře a další
• Integruje se s desítkami nástrojů, jako je Salesforce, HubSpot, Zapier, Dokumenty Google a další

PandaDoc je ve velkém měřítku určen pro rychle se pohybující týmy a podniky a je neuvěřitelně sofistikovaným řešením pro podpis s některými docela působivými funkcemi. Pro začátek si všichni uživatelé mohou zaregistrovat bezplatný účet s neomezeným právně závazným přístupem podpisy, neomezené nahrávání dokumentů — do cloudu — a také přístup k platebnímu systému a mobilní aplikace. Prémiový firemní účet bude zahrnovat další podporu, jako je přístup k vytváření šablon, editoru přetažení a analýze dokumentů. PandaDoc také poskytuje nepřetržitou e-mailovou a chatovou podporu, pokud a když nastane problém.

Uživatelům budou účtovány poplatky měsíčně nebo ročně v závislosti na tom, který plán preferují. Prémiové účty jsou primárně určeny pro firemní použití, ale jednotliví a osobní uživatelé mohou upgradovat a získat přístup k dalším funkcím. Pro prémiový přístup je k dispozici také 14denní bezplatná zkušební verze. Služba je vhodná pro návrhy, nabídky, smlouvy, formuláře a mnoho dalšího. Integrace aplikací a nástrojů třetích stran je možná prostřednictvím Salesforce, Zapier a dalších.

Všichni uživatelé mají přístup k obsahu PandaDoc bez ohledu na stav předplatného. To usnadňuje odesílání dokumentů všem klientům a sběr podpisů pro obchodní transakce.

Zkuste PandaDoc

Co je software eSignature?

Esignature software je obecný termín odkazující na nástroje pro digitální podpis nebo elektronické podepisování, které mohou nebo nemusí usnadňovat transakce na dálku. Jinými slovy, existují různé druhy softwaru a ne všechny se používají stejným způsobem. Právní nástroje mohou například stále vyžadovat, aby byly v době podpisu přítomny obě strany, jen to urychluje proces a snižuje používání papírových a fyzických dokumentů. Jiné nástroje podporují vzdálené podepisování na velké vzdálenosti, ať už online nebo prostřednictvím mobilní aplikace.

Nepodceňujte však hodnotu bezpapírových procesů podepisování dokumentů. Ušetří to spoustu času digitálním podepisováním. Dokumenty nemusí být po dokončení transakce fyzicky vytištěny, přepravovány, manipulováno nebo dokonce uloženy. Většina těchto úkolů se provádí okamžitě. A co víc, špatně umístěné dokumenty se mnohem snáze přemístí, když jsou uloženy digitálně – pomocí správných protokolů. Pro právní týmy je také snazší vystopovat zúčastněné strany nebo identifikovat delikventní signatáře.

Jsou digitální podpisy oficiálně uznávány?

Díky zákonu o jednotných elektronických transakcích (UETA) a zákonu o elektronických podpisech v globálním a národním obchodu (E-SIGN) prošel v letech 1999 a 2000jsou digitální a elektronické podpisy oficiálně i právně uznávány. Dokud obě strany souhlasí s používáním elektronického podpisu, je smlouva nebo dokument závazný.

K čemu se software pro digitální podpis nejlépe používá?

Cokoli a všechno. Ale abych byl konkrétnější, software pro digitální podpisy a podpisy je nejlepší pro obchodní a profesionální použití, včetně podepisování právně závazných dokumentů. Nástroje lze použít k podpisu smlouvy na volné noze nebo pracovní smlouvy, k sepsání smluvního ujednání mezi dvěma stranami o prodeji nebo obchodu a mnoho dalšího. Poskytovatelé zdravotní péče používají nástroje pro elektronické podepisování k uchování informací od pacientů a k zaznamenávání povolení. Dokonce i poskytovatelé kreditních karet a plateb umožňují podpisy pro nákupy.

Jsou nástroje eSignature pro osobní nebo profesionální použití?

Nástroje Esignature nabízejí podporu pro oba typy uživatelů, profesionální i osobní. Ve většině případů, pokud jste například nezávislý pracovník nebo dodavatel, můžete pomocí nástrojů zdarma odeslat omezené množství dokumentů. Prémiové předplatné vám zajistí neomezený přístup a řadu dalších funkcí. Firemní uživatelé se mohou přihlásit k odblokování podpory pro celý tým, obvykle účtované za uživatele.

Je důležité si uvědomit, že pokud vám byl zaslán dokument k podpisu z kterékoli z těchto služeb, nemusíte za podpis formuláře (formulářů) platit. Předplatné se vztahuje i na podepsané osoby a za přístup platí původní tvůrce dokumentu. Když je dokument podepsán všemi stranami, měli byste si jej také stáhnout pro své záznamy.

Jaké jsou výhody softwaru eSignature?

Používání nástrojů digitálního nebo elektronického podpisu má mnoho výhod, ale nejdůležitější je ušetřený čas a pohodlí, které nabízejí. Mezi další výhody samozřejmě patří:

• Údržba digitálních dokumentů je mnohem levnější
• Je to lepší pro životní prostředí
• Vylepšené uživatelské prostředí, které je snadno pochopitelné a použitelné
• Spolehlivé zabezpečení zejména u šifrovaných dokumentů
• Snazší sledování účastníků nebo pokroku
• Vždy zapnutý a kdekoli přístup
• Lepší organizace a sledování dokumentů s menším počtem ztracených dokumentů

Má software eSignature nějaké nevýhody?

Existují výhrady k používání nástrojů elektronického podpisu, pokud se s věcmi nezachází správně. Jedním z hlavních problémů je například to, zda je služba nebo software v souladu s nejnovějšími zákony o elektronickém podpisu. Pokud je dokument podepsán pomocí nástroje, který neodpovídá standardu, v případě problému mohou soudy smlouvu zrušit. Je tedy velmi důležité zajistit, aby nástroje, které používáte, byly v souladu.

A co víc, protože mluvíme o technologiích a digitálních řešeních, vždy existuje možnost zranitelnosti softwaru. Neoprávněné strany nebo špatné subjekty mohou získat přístup k dokumentům, které nejsou řádně zabezpečeny. Někdy je také obtížné sledovat drobné změny v digitálním dokumentu, což znamená, že jedna nebo více stran může změnit jazyk ve svůj prospěch.

To znamená, že všechny tyto potenciální nevýhody lze napravit pečlivým zvážením, bdělostí a dodržováním správných bezpečnostních protokolů. Pohodlí a snadnost použití často výrazně převažují nad potenciálními riziky, zejména s ohledem na software pro podpis a nástroje pro digitální dokumenty využívající spolehlivá bezpečnostní opatření.

Doporučení redakce

• Nejlepší náborové aplikace pro náboráře
• Nejlepší daňový software pro OSVČ