Jak komprimovat soubory před jejich odesláním e-mailem

Při přenosu velkých souborů v e-mailové zprávě riskujete překročení limitu velikosti přílohy, což způsobí selhání odeslání. Komprese souborů zmenšuje jejich velikost, což usnadňuje jejich odesílání bez dosažení těchto limitů. Někteří z nejlepších kandidátů na kompresi jsou velké multimediální soubory, jako jsou videa, fotografie a zvukové soubory, protože samy o sobě mají tendenci překračovat limity velikosti – zejména videa.

Běžně se používá několik kompresních formátů a výběr toho správného závisí na několika různých faktorech. Komprese ZIP je nejběžněji podporovaná a je univerzálnější než ostatní, ale nabízí menší kompresi než formáty jako RAR a 7Z. Tyto formáty však vyžadují specializované programy pro dekomprimaci souborů. Velkou roli ve vašem rozhodování hrají formáty, které může příjemce vašeho souboru dekomprimovat. Ve většině případů je to ZIP tou nejlepší volbou, protože komprese ZIP je integrována s Windows, což eliminuje potřebu dalších zásuvných modulů nebo stahování.

Přesný proces komprese souborů se liší v závislosti na programu, který používáte. Chcete-li ve Windows 7 použít vestavěnou kompresi ZIP systému Windows, klikněte pravým tlačítkem na soubor nebo složku, najeďte myší na „Odeslat do“ a z výsledné rozbalovací nabídky vyberte „Komprimovaná (zipovaná) složka“. V systému Windows 8 vyberte soubor a klikněte na „Sdílet“ a poté na „Zip“. V jiných programech obvykle vytvoříte archiv, přidáte do něj soubory a poté dáte programu pokyn ke komprimaci. Konkrétní pokyny naleznete v dokumentaci k archivačnímu programu.

Jak malý potřebujete komprimovaný soubor, závisí na e-mailové službě, kterou k odeslání používáte. Limity se u jednotlivých poskytovatelů liší, takže přesné podrobnosti si budete muset ověřit u svého konkrétního poskytovatele. Oblíbené možnosti jako Gmail a Yahoo vás omezují na 25 MB na e-mail, zatímco Outlook.com vás omezuje na 10 MB na e-mail. E-mailoví klienti jsou často podobní, přičemž Microsoft Outlook vás omezuje na 20 MB na přílohu, Windows Live mail omezuje vás na 10 GB na e-mail a ne více než 50 MB na soubor a Mozilla Thunderbird nabízí neomezenou velikost.

Cloudové úložiště nabízí solidní alternativu, pokud váš soubor stále překračuje váš limit velikosti, bez ohledu na to, jak moc jej komprimujete. Uložením komprimovaného souboru na cloudový server, jako je OneDrive, Disk Google nebo Dropbox, a odesláním odkazu ke stažení na příjemce, ušetříte čas, který by zabralo připojení souboru a odeslání velkých souborů – dokonce i těch, které dosahují až několika gigabajtů území. Toto je také pohodlnější způsob sdílení souboru s více lidmi, protože jej stačí nahrát pouze jednou. Vaši příjemci si pak mohou soubor stáhnout, jak jim to vyhovuje.