Obsah
- Krok 1: Připravte si data
- Krok 2: Zkuste doporučení
- Krok 3: Přizpůsobte si kontingenční tabulku
- Krok 4: Vytvořte si vlastní kontingenční tabulky od začátku
- Krok 5: Investujte do učení
Než začneme, k čemu přesně jsou kontingenční tabulky dobré? Jednoduše řečeno, kontingenční tabulky vám umožňují dívat se na stejná data různými způsoby a z různých úhlů, aby bylo snazší provádět hloubkovou analýzu a odhalit důležité trendy. Když například hodnotíte výsledky prodeje, možná se budete chtít podívat na jednotlivou osobu, konkrétní produkt nebo konkrétní časový rámec. Pomocí kontingenční tabulky můžete vytvořit jeden fond informací a poté snadno změnit své zaměření z jedné věci na druhou – analýzu, kterou by bylo únavné provádět ručně.
Doporučená videa
Všimněte si, že budete potřebovat plná verze Excelu 2016 používat kontingenční tabulky. Univerzální platforma Windows (UWP) Windows 10 verze Excelu nezahrnuje to a mnoho dalších pokročilé funkce Excelu. A konečně, pokud chcete vyzkoušet nové funkce Excelu, připojte se Program Office Insider a možná budete první, kdo zažije novou funkci kontingenční tabulky.
Příbuzný
- Jak najít kód Product Key systému Windows 11
- Microsoft provozuje vaši kancelář. Microsoft 365 Personal chce také řídit vaši rodinu
Krok 1: Připravte si data
Snad nejdůležitějším krokem při používání kontingenčních tabulek Excelu je pečlivé uspořádání dat. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je použít Excel tabulky, která vám umožní přidat řádky, které budou zahrnuty do vaší kontingenční tabulky, kdykoli stisknete tlačítko Obnovit. Přinejmenším však chcete, aby vaše data byla ve formě tabulky s informativními záhlavími sloupců a konzistentními daty ve sloupcích.
Řekněme například, že chcete analyzovat informace o prodeji vaší společnosti. Máte šest prodejců, kteří prodávají tři produkty v několika regionech. Vaše produkty jsou šité na míru každému zákazníkovi, a proto se ceny liší. Zde je ukázková tabulka s fiktivními informacemi, která vám poskytne představu o tom, jak lze data uspořádat s ohledem na kontingenční tabulku.
Tabulka byla vytvořena jednoduše tak, že nejprve zadali data, pak vybrali celý rozsah a poté přešli na Vložit > Tabulka. Tento krok opět nemusíte dělat, ale je doporučeno, pokud chcete později přidat další řádky dat a usnadnit aktualizaci kontingenční tabulky.
Označte Coppock/Digital Trends
Krok 2: Zkuste doporučení
Excel je plný šikovných triků pro usnadnění práce s daty, a kdykoli je to možné, pokusí se uhodnout, čeho chcete dosáhnout, a poté automaticky provést několik kroků. Tuto užitečnou povahu zde demonstruje nástroj Doporučené kontingenční tabulky, který se podívá na vaše data a nabízí některé logické možnosti, jak věci analyzovat a prezentovat.
Chcete-li použít doporučenou kontingenční tabulku, jednoduše přejděte na Vložit > Doporučené kontingenční tabulky. Excel vám nabídne několik možností, které byste měli zvážit. V našem příkladu Excel nabízí vytvoření 10 různých kontingenčních tabulek, které se na naše prodejní údaje podívají z mnoha různých úhlů pohledu. Všimněte si, že na tom, jak sloupce označíte, záleží; Excel čte tato záhlaví a nabízí doporučení, která dávají největší smysl. Pokud se například chcete podívat na prodejní ceny, nepoužívejte termín „náklady“, protože Excel podle toho založí doporučení.
Jedním z doporučení je „Součet celkových prodejů podle zákazníka“. Pokud zvolíme tuto možnost, Excel přistoupí k vytvoření kontingenční tabulky.
Označte Coppock/Digital Trends
Všimněte si, že kontingenční tabulka zobrazuje pouze data, která se týkají naší současné analýzy. Na pravé straně najdete v dialogovém okně Pole kontingenční tabulky kritéria, která Excel použil k jeho vytvoření. Co každé z těchto polí znamená, probereme v další části o přizpůsobení.
Krok 3: Přizpůsobte si kontingenční tabulku
Každá z položek v tomto dialogu je důležitá pro určení toho, jak bude vaše kontingenční tabulka fungovat. Kliknutím na konfigurační ozubené kolečko změníte vzhled tohoto dialogu podle toho, co vám nejlépe vyhovuje.
Výběr polí
Zde si vybíráte, které sloupce chcete zahrnout do kontingenční tabulky. Jak se tato data vyplní v kontingenční tabulce, je určeno typem dat, která představují — Excel zjistí za vás, zda přidat sloupec do kontingenční tabulky nebo přidat data pole do stůl. Pokud například vyberete „Položky“, Excel předpokládá, že chcete přidat počet položek pro každého zákazníka.
Označte Coppock/Digital Trends
Na druhou stranu, pokud vyberete „Datum“, Excel umístí data do tabulky a uspořádá prodeje podle toho, kdy k nim došlo.
Označte Coppock/Digital Trends
Při práci na vlastních kontingenčních tabulkách můžete experimentovat a zjistit, jak přidání a odebrání polí ovlivní data, která se zobrazí. Zjistíte, že Excel dělá skvělou práci při vytváření výběrů, které dávají smysl, ale můžete také věci změnit, pokud volby Excelu nedávají smysl.
Filtry
Chcete-li omezit, která data se mají zobrazovat, přetáhněte položky ze seznamu pro výběr polí do sekce „Filtry“. Pokud například přetáhnete „Zákazník“ do sekce „Filtry“, můžete snadno zobrazit pouze data od jednoho nebo vybraných zákazníků.
Označte Coppock/Digital Trends
Sloupce
Přetažením polí do sekce „Sloupce“ můžete rozšířit způsob, jakým jsou vaše údaje vykazovány. Znovu, když přetáhnete pole do této sekce, Excel se pokusí zjistit, jak chcete data zobrazit. Pokud například přetáhnete „Datum“ do sekce „Sloupce“, Excel zobrazí tržby jako souhrn pro nejlogičtější časový rámec, což je v tomto případě za měsíc. To by bylo užitečné, pokud by vaším hlavním zájmem bylo, kolik se prodalo měsíčně s ohledem na nákupní vzorce zákazníků.
Označte Coppock/Digital Trends
Řádky
Podobně můžete přetažením polí do sekce „Řádky“ vložit různá data do řádků kontingenční tabulky. Opět platí, že pokud přetáhneme „Datum“ do sekce „Řádky“, Excel rozdělí tržby podle zákazníků za měsíc, ale data budou sumarizována podle zákazníků a nikoli podle měsíců jako v předchozím příkladu. V tomto případě se většinou obáváte toho, kolik jste každému zákazníkovi prodali, ale také chcete zjistit trendy založené na čase.
Označte Coppock/Digital Trends
Hodnoty
A konečně část „Hodnoty“ určuje, jak analyzujete svá data. Ve všech našich dosavadních příkladech jsme sledovali celkové prodeje. Pokud v této části kliknete na klávesu se šipkou dolů, můžete nakonfigurovat nastavení pole hodnot tak, abyste viděli jiný numerický výpočet.
Označte Coppock/Digital Trends
Řekněme například, že se místo celkových prodejů chcete podívat na průměry prodejů. Jednoduše byste vybrali „Průměr“ v dialogovém okně nastavení pole hodnot. Můžete také nastavit formát čísel, aby výsledky dávaly největší smysl.
Označte Coppock/Digital Trends
Nyní namísto zvažování celkových prodejů podle zákazníka a následného výpočtu celkového součtu se díváme na průměrné prodeje podle společnosti a poté na průměrné prodeje v celé společnosti. To by pomohlo při hodnocení, kteří zákazníci jsou například v prodejích nadprůměrní nebo podprůměrní, a kteří si tedy zaslouží největší (nebo nejmenší) pozornost. V našem příkladu si možná Acme Engineering a Jones Roofing nezaslouží tolik prodejní pozornosti jako ostatní.
Je zřejmé, že kontingenční tabulky nabízejí nepřeberné množství možností, jak usnadnit dělení a dělení dat. Trik, jak efektivně používat kontingenční tabulky, je rozhodnout se přesně, co chcete vidět, než začnete používat možnosti. Také se chcete ujistit, že vaše data odpovídají tomu, jak jste si rozložili tabulku a jak jste pojmenovali svá záhlaví. Čím opatrnější budete při nastavování, tím efektivnější budou vaše kontingenční tabulky.
Krok 4: Vytvořte si vlastní kontingenční tabulky od začátku
Jakmile si pohrajete s funkcí kontingenční tabulky a pochopíte, jak různé možnosti ovlivňují vaše data, můžete začít vytvářet kontingenční tabulku od začátku. Proces je podobný použití doporučení, pouze přejdete na Vložit > Kontingenční tabulka a poté ručně vyberete svá data jako první krok.
V našem případě to znamená vybrat tabulku1, ale mohli bychom také vybrat rozsah dat nebo stáhnout z externího zdroje dat. Můžeme se také rozhodnout, zda chceme vytvořit nový list nebo umístit kontingenční tabulku vedle našich dat na určité místo na existujícím listu.
Označte Coppock/Digital Trends
Jakmile provedeme výběr, zobrazí se nám prázdná kontingenční tabulka a naše dialogové okno Pole kontingenční tabulky.
Označte Coppock/Digital Trends
Vytvoření vlastní kontingenční tabulky je pak jen jednoduchou záležitostí výběru polí a určení, jak chceme data vypočítat a zobrazit. Řekněme, že chceme vidět, jak si prodejci vedli za měsíc, s celkovým počtem prodejů za rok. Vybrali bychom pole „Prodejce“, „Datum“ a „Celkový prodej“, přetáhněte pole „Prodejce“ do sekce „Filtry“ a nakonfigurovali bychom hodnoty tak, aby se zobrazovaly jako měna. Excel automaticky přidá příslušné položky data do sekce „Řádky“ a předpokládá, že chceme vidět součty.
Označte Coppock/Digital Trends
Ve výchozím nastavení Excel zobrazí všechna data pro všechny prodejce. Můžeme také vybrat jednoho prodejce, který uvidí pouze jeho data. V tomto případě vidíme, že Judy French měla tržby za pouhé tři měsíce, i když její celkové tržby byly značné. To by mohlo znamenat, že její prodejní proces byl delší, protože místo ryb šla za velrybami – cenný závěr, i když přesný. Možná by byl dobrý nápad investovat do asistenta, který by pomohl Judy rychleji uzavřít prodej.
Označte Coppock/Digital Trends
Krok 5: Investujte do učení
Pokud chcete získat opravdu dobrý v používání kontingenčních tabulek Excelu, investujte nějaký čas do toho, abyste se dozvěděli trochu více o tom, jak používá různé typy dat. Microsoft nabízí vlastní školicí zdroje a existuje celá řada trenéři třetích stran zvážit.
Obecně to však znamená kopat do Excelu způsobem, který přesahuje rámec této příručky. Doufejme však, že nyní vidíte, jak mohou být kontingenční tabulky mocným nástrojem při analýze vašich dat je relativně snadné začít, pokud máte svá data nakonfigurovaná na správný druh stůl. A nemůžeme dostatečně zdůraznit, jak důležité je vědět, čeho chcete pomocí kontingenční tabulky dosáhnout, než začnete.
Doporučení redakce
- Používat Office? Váš počítač může být v důsledku této změny společnosti Microsoft ohrožen
- Jak chránit heslem soubor aplikace Excel
