Naskenování a odeslání osobního nebo obchodního dokumentu jako přílohy e-mailu může ušetřit čas a peníze, protože se nemusíte starat o poplatky za tisk nebo poštovné. Přestože je výběr správného formátu souboru důležitý, proces není obtížný a postupy skenování jsou obecně stejné, ať už používáte samostatný skener nebo multifunkční tiskárnu. Totéž platí pro připojení naskenovaného dokumentu k e-mailu, protože postupy přikládání jsou ve většině e-mailových programů obecně stejné.
Vyberte Typ souboru
Většina skenerů umožňuje vybrat mezi souborem PDF a JPEG. Soubor PDF je nejlepší volbou pro skenování dokumentů, které obsahují text nebo vektorovou grafiku obsahující body, čáry, tvary a křivky. Použití tohoto formátu také umožňuje kombinovat dokumenty s více než jednou stránkou do jednoho souboru. Formát souboru JPEG je dobrou volbou pro fotografie, protože umožňuje komprimovat obrazová data a zmenšit velikost velkého souboru.
Video dne
Naskenujte dokument
Očistěte sklo skeneru čistým měkkým hadříkem. Položte dokument lícem dolů na sklo skeneru. Zarovnejte jej pomocí vodících značek podél obvodu skla a poté sklopte kryt. V nabídce tiskárny vyberte „skenovat“, vyberte počítač, do kterého chcete dokument naskenovat, vyberte typ souboru a spusťte skenování. Alternativně otevřete software, který jste nainstalovali během instalace, a naskenujte dokument z počítače.
Uložte a přejmenujte naskenovaný soubor
Po dokončení skenování se automaticky otevře Průzkumník Windows nebo Dokumenty. Skenování, které jste právě dokončili, bude poslední na seznamu. Otevřete a zkontrolujte dokument, abyste se ujistili, že byl naskenován správně, a poté klikněte na tlačítko "Uložit". Přejmenujte soubor z jeho aktuálního názvu, například Scan0001.jpg, na něco popisnějšího, například „Telefonní seznam společnosti“, a uložte soubor na vhodné místo.
Připojte dokument k e-mailu
Existují dva způsoby, jak připojit dokument k e-mailu. V první metodě klikněte pravým tlačítkem na název souboru z jeho aktuálního umístění. Z vyskakovací nabídky, která se zobrazí, vyberte „odeslat“ a poté „příjemce pošty“. Otevře se okno nové zprávy s již připojeným dokumentem. Druhou metodou je otevření e-mailového programu a vytvoření nové zprávy. Po dokončení vyberte tlačítko „připojit soubor“ v horní části okna zprávy. Přejděte do umístění, kam soubor dokumentu uložíte, vyberte jej a klikněte na „vložit“. Soubor se připojí bez jakékoli další akce z vaší strany a poté můžete odeslat e-mail.
