Úkoly aplikace Outlook vám pomohou spravovat důležité položky seznamu úkolů.
Kredit obrázku: Andreas Rodriguez/iStock/Getty Images
Metodiku Getting Things Done od Davida Allena můžete integrovat s aplikací Microsoft Outlook 2013 pomocí kategorií, příznaků sledování a priorit. I když můžete ručně nakonfigurovat aplikaci Outlook na svém počítači pro implementaci metodologie GTD, několik doplňků aplikace Outlook nabízí pokročilé nástroje pro integraci GTD. Úkoly můžete vytvářet přímo z ostatních položek aplikace Outlook, jako jsou e-maily a schůzky, a poté je přiřazovat k projektům a seznamům akcí, což vám pomůže zpracovat doručenou poštu efektivněji.
Ruční konfigurace aplikace Outlook pro GTD
Krok 1
Zadejte každý ze svých projektů do aplikace Outlook jako kategorie, abyste mohli přiřadit položky ke konkrétním projektům. Klikněte pravým tlačítkem na e-mail, schůzku nebo úkol, klikněte na „Kategorizovat“ a poté na „Všechny kategorie“. Klikněte na tlačítko „Nový…“. Přidejte každý název projektu a přiřaďte barvu.
Video dne
Krok 2
Převeďte další položky aplikace Outlook na úkoly, jakmile na ně přijdou vaší pozornosti. Můžete například převést e-mailovou zprávu na úkol. Přetažením události, e-mailové zprávy, kontaktu nebo poznámky nad "Úkoly" v navigačním panelu automaticky vytvoříte nový úkol z obsahu položky.
Krok 3
Přiřaďte svým úkolům příznaky a priority. Otevřete úkol a poté kliknutím na příkazy ve skupině Sledování na pásu karet Domů v Úkolech přidejte příznak. Kliknutím na tlačítko „Priorita“ ve skupině Tagy označíte položku jako „Vysoce důležitou“. Pomocí tohoto indikátoru můžete označit své akční položky podle metodiky GTD.
Krok 4
Prohlédněte si seznam úkolů podle projektu, data nebo důležitosti. Klikněte na "Úkoly" v navigačním podokně. Klikněte na kartu "Zobrazit". Vyberte z možností zobrazení dostupných v rozevíracím seznamu ve skupině Uspořádání. Například vyberte "Kategorie" pro uspořádání úkolů podle projektů, "Datum zahájení" nebo "Datum dokončení" pro uspořádání úkolů podle data nebo "Priorita" pro uspořádání úkolů podle priority.
Použití doplňku NetCentrics GTD Outlook
Krok 1
Stáhněte a nainstalujte si bezplatnou zkušební verzi doplňku Getting Things Done Outlook od společnosti NetCentrics. Tento doplněk je navržen tak, aby vám zjednodušil schopnost zpracovávat položky aplikace Outlook podle metodologie Davida Allena.
Krok 2
Vyberte z klíčových akcí na panelu nástrojů NetCentrics pro zpracování položek aplikace Outlook do úloh. Vyberte například jednu z těchto akcí ze skupiny Getting Things Done na pásu karet Domů: „Akce“, „Další akce“, „Delegovat“, „Odložit“ nebo "Někdy." Když vyberete jeden z těchto příkazů z poštovní položky, úkol se zařadí do příslušné složky a akce se přiřadí úkol.
Krok 3
Spravujte všechny své probíhající projekty pomocí Project Central. Klikněte na tlačítko "Project Central" ve skupině Getting Things Done na pásu karet Domů. Toto okno vám pomůže uspořádat úkoly do konkrétních projektů.
Krok 4
Vygenerujte zprávu o projektu. Klikněte na tlačítko nabídky „Projekt“ v Project Central a poté klikněte na „Vytvořit zprávu…“. Vyberte možnosti, které chcete zahrnout do přehledu. Vyberte například "Datum splnění" z rozevíracího seznamu Seřadit úkoly podle. Kliknutím na „OK“ vygenerujete svůj přehled. Kliknutím na tlačítko Tisk sestavu vytisknete – je označena ikonou připomínající tiskárnu.
Pomocí doplňku TaskCracker pro aplikaci Outlook
Krok 1
Stáhněte a nainstalujte si bezplatnou 30denní zkušební verzi TaskCracker pro Outlook. TaskCracker vám pomůže uspořádat položky aplikace Outlook pomocí vizuální reprezentace vašich úkolů a projektů s rozhraním přetahování.
Krok 2
Klikněte na příkaz "Otevřít TaskCracker" ve skupině Otevřít na pásu karet TaskCracker. Případně můžete kliknout na „TaskCracker“ ve spodní části podokna Složky na levé straně.
Krok 3
Uspořádejte si úkoly podle priority. Klikněte na úkol, přetáhněte jej do jiného kvadrantu na obrazovce TaskCracker a poté jej uvolněte, abyste úkolu přiřadili danou prioritu. Tuto metodu můžete použít k rychlému přiřazení akcí k vašemu seznamu úkolů, aniž byste museli otevírat každý jednotlivý úkol.
