Zablokujte si dovolenou v Outlooku, aby spolupracovníci věděli, že budete pryč.
Kredit obrázku: Robert Daly/OJO Images/Getty Images
Pomocí aplikace Microsoft Outlook 2013 zablokujte čas dovolené ve svém kalendáři jednoduše tím, že si zarezervujete schůzku sami se sebou. Pokud vaše kancelář používá Microsoft Exchange, můžete si přizpůsobit zprávy s automatickými odpověďmi, které budou chodit pouze lidem v vaší organizaci a zároveň pošlete jinou zprávu komukoli jinému, kdo vám pošle e-mail, když jste pryč. Pokud nepoužíváte Exchange, můžete stále odesílat automatické odpovědi na zprávy z aplikace Outlook, ale budete muset nechat počítač zapnutý, když budete pryč.
Čas rezervace ve vašem kalendáři
Krok 1
Otevřete Kalendář v Outlooku 2013, přetáhněte kurzor přes dny, kdy budete na dovolené, a klikněte pravým tlačítkem na zvýrazněný časový úsek. Případně můžete kliknout na tlačítko „Nová schůzka“ a zadat počáteční a koncový čas do příslušných nabídek.
Video dne
Krok 2
Napište "Dovolená!" nebo jiný platný název pro vaše volno v poli "Předmět". V případě potřeby zadejte umístění do pole „Umístění“. "Havaj" vždy funguje dobře, i když zůstanete týden doma a sledujete Netflix.
Krok 3
Klikněte na pole „Zobrazit jako“ umístěné ve skupině Možnosti na kartě Schůzka a vyberte „Mimo kancelář“, aby všichni s přístupem k vašemu kalendáři viděli, kdy budete pryč. Kliknutím na „Uložit a zavřít“ dokončete své plány dovolené – alespoň pokud jde o kalendář Outlooku.
Automatické odpovědi s Exchange
Krok 1
Klikněte na nabídku "Soubor" v aplikaci Outlook 2013 a vyberte "Automatické odpovědi (mimo kancelář)." Pokud tato možnost není k dispozici, nemáte účet Microsoft Exchange. Otevře se okno Automatické odpovědi.
Krok 2
Klikněte na možnost „Odeslat automatické odpovědi“. Všimněte si, že je vybrána karta "Uvnitř mé organizace".
Krok 3
Klikněte na velké textové pole a napište zprávu, kterou chcete poslat komukoli ve vaší organizaci, když jste pryč. Obvykle by to mělo zahrnovat datum, kdy se vracíte. Pokud vás někdo kryje, když jste pryč, můžete uvést kontaktní údaje této osoby nebo vaše nouzové kontaktní údaje, pokud si to přejete. Pomocí možností formátování nad textovým polem upravte formátování stejně jako u jakékoli jiné e-mailové zprávy.
Krok 4
Pokud chcete, aby Outlook automaticky odpovídal i lidem, kteří nepracují ve vaší společnosti, klikněte na kartu „Mimo moji organizaci“. Klikněte na možnost „Automatická odpověď lidem mimo moji organizaci“. Vyberte možnost „Pouze moje kontakty“ nebo „Kdokoli mimo moji organizaci“. Text, který jste použili pro automatické odpovědi ve vaší organizaci, se automaticky zobrazí v poli pro text zprávy. Upravte tuto zprávu podle potřeby nebo ji odstraňte a napište jinou zprávu.
Krok 5
Klikněte na nabídky „Čas zahájení“ a „Čas konce“ a vyberte datum a čas, kdy odjedete na dovolenou a kdy se vrátíte do kanceláře. Aplikace Outlook během tohoto časového období odešle vaši automatickou odpověď.
Krok 6
Pokud se vrátíte dříve, vypněte automatické odpovědi kliknutím na nabídku „Soubor“ a poté kliknutím na tlačítko „Vypnout“ pod možností Automatické odpovědi.
Automatické odpovědi bez výměny
Krok 1
Klikněte na tlačítko "Nový e-mail" v aplikaci Outlook 2013. Do řádku „Předmět“ zadejte příslušný název, například „Tento týden pryč“, a do pole „Zpráva“ zadejte zprávu o nepřítomnosti.
Krok 2
Vyberte "Uložit jako" z nabídky Soubor. Klikněte na nabídku „Uložit jako typ“ a vyberte „Šablona aplikace Outlook“. Ve výchozím nastavení je název souboru stejný jako váš předmět, ale v případě potřeby jej můžete změnit. Klikněte na tlačítko "Uložit".
Krok 3
Klikněte na tlačítko "Pravidla" umístěné na kartě Domů na pásu karet. Z rozbalovací nabídky vyberte „Spravovat pravidla a upozornění“. Otevře se okno Pravidla a upozornění.
Krok 4
Klikněte na tlačítko "Nové pravidlo". Otevře se Průvodce novými pravidly. Klepněte na možnost "Použít pravidla na zprávy, které přijímám" umístěnou v části Začít z prázdného pravidla. Klikněte na „Další“. Zobrazí se seznam možností pro filtrování toho, kdo by měl nebo neměl dostávat vaši zprávu Nejsem v kanceláři. Můžete například určit, že zpráva bude odeslána pouze zprávám, když je vaše jméno v poli „Komu“ a nikoli pole "CC", nebo můžete určit, že odpověď bude odeslána pouze na zprávy s vysokým důležitost.
Krok 5
Výběrem možností určíte, kdo obdrží nebo nedostane automatickou odpověď. Pokud necháte možnosti prázdné, automatická odpověď se odešle každému, kdo vám pošle e-mail. Klikněte na „Další“.
Krok 6
Klikněte na možnost „Odpovědět pomocí konkrétní šablony“ v části Krok 1 a poté klikněte na odkaz „konkrétní šablona“ v části Krok 2. Otevře se okno navigace. Klikněte na nabídku „Look In“ a vyberte „User Templates in File System“ a poté dvakrát klikněte na šablonu zprávy s automatickou odpovědí, kterou jste právě vytvořili před několika minutami.
Krok 7
Klikněte na tlačítko "Další", zkontrolujte své volby a znovu klikněte na tlačítko "Další". Klikněte na „Dokončit“. Nechte Outlook spuštěný na vašem počítači. Pokud počítač přejde do režimu spánku, vypne se nebo pokud je Outlook zavřený, zpráva s automatickou odpovědí nebude odeslána nikomu.
Krok 8
Klepněte na ikonu „Hledat“ na úvodní obrazovce Windows 8.1, zadejte „sleep“ a vyberte „Nastavení napájení a spánku“. Klikněte v nabídce „Spánek“ a vyberte „Nikdy“. Na notebooku je to k dispozici pouze v části „Když je zapojeno, vypněte po“ Jídelní lístek.
Krok 9
Vypněte automatickou odpověď, když se vrátíte z dovolené, návratem k volbě „Spravovat pravidla a upozornění“ z tlačítka Pravidla. Kliknutím na zaškrtnutí vedle pravidla deaktivujete automatickou odpověď a klikněte na „Použít“. Nezapomeňte vrátit nastavení spánku počítače do normálního stavu.
Spropitné
Pokud vaše kancelář používá Microsoft Exchange, můžete ze spolupracovníka udělat delegáta pro vaše e-maily a kalendář, když jste pryč. Klikněte na kartu „Soubor“ aplikace Outlook 2013, vyberte „Nastavení účtu“, klikněte na „Delegovat přístup“ a poté klikněte na „Přidat“. Zadejte jméno svého spolupracovníka, vyberte jej a klikněte na „Přidat“. Poté můžete určit, co může delegát dělat, například přijímat schůzky vaším jménem, v Oprávnění delegáta dialogové okno. Váš delegát pak bude mít přístup k vašemu účtu.
