Části obchodního e-mailu

E-mail se stal základní formou obchodní komunikace. Přestože je osobní e-mail neformální, e-maily pro firmy vyžadují profesionalitu a zdvořilost. Základní části papírového obchodního dopisu platí i pro internetovou korespondenci.

Předmět

Předmět uveďte stručný a přesný. Vyhněte se používání označení, která by mohla spustit filtr nevyžádané pošty příjemce, jako je „Re“, což je tradiční zkratka kancelářských poznámek pro „Vzhledem k“ nebo „Fwd“, což znamená přeposlanou e-mailovou zprávu. Vždy vyplňte předmět; Pokud jej ponecháte prázdné, může se vaše zpráva dostat do složky se spamem.

Video dne

Oslovení

Pro obchodní e-mailové zprávy používejte profesionální oslovení. „Vážený pane Fostere“ působí mnohem lépe než „Hej, Bobe“ a odráží vaši image jako obchodníka. Po oslovení nechte prázdný řádek a poté začněte tělem e-mailu. Tento vzor usnadňuje příjemci čtení celé zprávy.

Tělo

Dodržujte standardní pokyny pro obchodní dopisy pro tělo vašeho e-mailu. Použijte zdvořilý jazyk k podání žádosti nebo vysvětlení bodu. Pokud si nejste jisti, že si vás příjemce zapamatuje, nebo pokud navazujete kontakt poprvé, představte se v první řadě. „Děkuji, že jste se mnou minulý čtvrtek mluvili ohledně smlouvy s Johnsonem,“ zabaví příjemce paměti, než se pustíte do podrobností daného obchodu.

Podpis

Za tělo e-mailu přidejte opět prázdný řádek, aby byla zpráva snazší pro oči, a poté zprávu ukončete zdvořilé odhlášení, například „S pozdravem“, „S pozdravem“ nebo dokonce „Děkuji“. Za své jméno přidejte svou e-mailovou adresu, telefon číslo. váš titul se společností a případně i adresu kanceláře. To nabízí příjemci všechny vaše kontaktní údaje na jednom místě.

Dvakrát číst, jednou poslat

Před kliknutím na „Odeslat“ si znovu přečtěte e-mail a vyhledejte problémy: Je e-mailová adresa příjemce správná v poli „Komu“ je v poli „Předmět“ příslušný řádek a zda zpráva neobsahuje pravopis, kontext nebo gramatické chyby. Zkontrolujte také svůj podpis a kontaktní údaje.

Zůstaňte profesionální

Používejte pouze černý text na bílém pozadí. Vyberte si praktické písmo, jako je Times New Roman nebo Courier. Nepoužívejte barevná, zakřivená písma, graficky náročná pozadí, emotikony nebo internetový slang, jako je „LOL“ (Laughing Out Loud). Vyhněte se psaní zprávy velkými písmeny, což je považováno za křik v textové podobě. Pokud posíláte obchodní e-mail velkému počtu příjemců, použijte možnost Blind Carbon Copy (BCC). Tímto způsobem je e-mailová adresa každého čtenáře chráněna a je méně pravděpodobné, že skončí na něčím seznamu spamu.