Pojmenujte a vytvořte novou databázi příkazem "Nový" na kartě "Soubor". Vyberte kartu "Domů" a otevře se nová tabulka. Přepněte na „Návrhové zobrazení“.
Zadejte název "Primárního klíče" do sloupce "Název pole" na řádku 1. "ID" je výchozí s "Automatickým číslem" ve sloupci "Typ dat". Toto lze ponechat nebo změnit na jiný jedinečný identifikátor záznamu, jako je identifikační číslo zaměstnance nebo číslo sociálního zabezpečení. "Typ dat" lze ponechat jako "Automatické číslo" nebo změnit na ruční zadání, pokud je vlastnost "Indexováno" nastavena na "Ano (žádné duplikáty)."
Vytvořte pole pro všechny informace požadované od nových zaměstnanců. To zahrnuje: 1. Jméno a příjmení, iniciály nebo prostřední jména, pokud si to přejete 2. Domácí a poštovní adresy 3. Čísla do práce, domů a mobilních telefonů 4. Počet srážek pro federální a státní srážkovou daň z příjmu 5. Číslo sociálního pojištění 6. Řidičský průkaz nebo jiné státní identifikační číslo 7. Zaškrtávací políčko zajišťující, že byla ověřena způsobilost „doklad o zaměstnání“ 8. Textové pole pro záznam ověřených dokumentů 9. Oficiální datum nástupu do zaměstnání 10. Oficiální datum ukončení pracovního poměru (vyplní se při odchodu zaměstnance) 11. Mzdová sazba 12. Pracovní pozice a další informace podle přání zaměstnavatele Životopisy a žádosti lze digitalizovat a v případě potřeby připojit k záznamu
Každému poli přiřaďte datový typ nastavením požadovaných vlastností pro formátování čísel, definujte počet znaků povolených v poli a určete, zda mají být data indexována. Při sestavování databáze je také rozumné přidat popis pole definující její účel, akci pro přesun paměti později, když je potřeba databázi upravit nebo revidovat.
Vyberte záložku "Vytvořit" a klikněte na tlačítko "Formulář" ve skupině "Formulář". Přidejte všechna nebo některá pole do formuláře a uložte jej. Formátujte vlastnosti pole tak, aby odpovídaly vlastnostem tabulky. Před návratem do "Form View" na tlačítku "View" na kartě "Home" jej uložte ještě jednou. Pro zadání údajů použijte formulář.
Vyberte kartu "Vytvořit" a klikněte na tlačítko "Nahlásit" ve skupině "Nahlásit". Přidejte všechna nebo některá pole a poté se přepněte do zobrazení „Rozvržení“. Upravte šířky sloupců a formátujte pole a štítky. Upravte písma, barvy nebo vyberte předem naformátovaný design z rozevíracího pole „Design“. Uložte zprávu. Šablona výkazu vám umožní tisknout výkazy mezd.
Zašifrujte databázi pro zabezpečení. Zavřete databázi, znovu otevřete v exkluzivním režimu pomocí šipky dolů na tlačítku "Otevřít" v okně "Otevřít soubor" a výběrem "Otevřená exkluzivní." Klikněte na kartu "Soubor", vyberte příkaz Informace a poté klikněte na "Zašifrovat heslem" v části "Informace". podokno. Když se zobrazí dialogové okno "Nastavit heslo databáze", nastavte heslo a zadejte ho podruhé pro ověření. Klepněte na tlačítko OK. Při příštím otevření databáze bude vyžadováno heslo. Zadejte heslo do pole Heslo, zadejte ho znovu do pole Ověřit a klepněte na tlačítko OK.
Spropitné
Silná hesla mají minimálně osm znaků a zahrnují čísla, velká a malá písmena, a speciální znak, například „!“ nebo „&.“ Pomocí vlastností „Titulek“ poskytněte polím srozumitelný jazyk jména. Změna názvu pole „FirstName“ na „First Name“ vypadá v přehledech profesionálněji. Existují online a běžně dostupné mzdové softwarové balíčky, které zpracovávají výpočty časových karet a výplat. Chcete-li tak učinit v Accessu, vyžaduje extrémně sofistikované programátorské dovednosti a porozumění nad rámec souhrnného článku.
