E-mail je nepopiratelně užitečným komunikačním nástrojem, ale při nesprávném použití se může proměnit v čas vysávající, pozornost kradoucí a neustále napájený stresor, který je spíše zátěží než užitkem. Pokud se každý den děsíte své schránky, podívejte se na tento seznam profesionálních technik, které vám mohou pomoci převrátit skript a přeměnit e-mail zpět na nástroj produktivity, kterým by měl být.
Obsah
- Nastavte (a vysílejte) své volné hodiny
- Převezměte kontrolu nad kadencí
- Agresivně se odhlašujte ze seznamů
- Použijte automatický doplňovač
- Přečtěte si, kdy přeskočit e-mail a zvednout telefon
Nastavte (a vysílejte) své volné hodiny
Aby se vám e-maily nevloudily do nepracovní doby vašeho života, je dobré stanovit mimopracovní dobu – nejen tím, že se mentálně zavážete nekontrolovat e-maily v určitých obdobích den, nebo dokonce zapnutím nastavení nerušit pro blokování e-mailových upozornění (což je také dobrý nápad), ale také nastavením odpovědi v nepřítomnosti, aby se spustila po práci hodin. Pomůže to zvládnout očekávání a pomůže to vytvořit hranice s vašimi spolupracovníky, ale bez úplného blokování komunikace, pokud se objeví něco naléhavého.
Doporučená videa
Zpočátku to může být trochu znervózňující, pokud jste zvyklí kontrolovat e-maily ve všech hodinách dne, ale postupem času zjistíte, že kontrola e-mailů během konkrétních hodin dne vás povzbudí, abyste se během blokované doby více soustředili a byli efektivnější vypnuto.
Příbuzný
- 5 způsobů, jak ze svého notebooku vytěžím více pro práci
- Dolby Voice je tu proto, aby vaše konferenční hovory byly méně náročné
Převezměte kontrolu nad kadencí
Podobně jako když si nekontrolujete e-maily mimo otevírací dobu, není ani ideální kontrolovat svou doručenou poštu neustále po celý den. E-mail by neměl být používán jako chatovací aplikace v reálném čase – to je to, co Slack a Microsoft Teams jsou pro. Pokud tedy pro vás není důležité dostávat e-maily okamžitě, může být rozumné upravit nastavení doručené pošty tak, aby nové zprávy přicházely pouze v předem určených časech. Většina dnes populárních e-mailových klientů vám umožňuje přizpůsobit, jak často vaše doručená pošta načítá nové zprávy, a snížení frekvence může udělat zázraky pro vaši produktivitu. Kromě toho, že e-maily méně ruší, strategické nastavení kadence vám umožní efektivněji blokovat části vašeho plánu pro e-mailovou korespondenci.
Zde je návod, jak se to dělá Výhled a Pošta pro Mac.
Agresivně se odhlašujte ze seznamů
Nechtěné, irelevantní e-maily z e-mailových konferencí jsou nepříjemným faktem života, ale pokud je vaším způsobem, jak se s nimi vypořádat, pouze stisknout tlačítko smazat, děláte si medvědí službu. Namísto prostého mazání těchto zpráv se vyplatí věnovat pár sekund úplnému odhlášení ze seznamu adresátů. Zabere to o něco více času, ale tato kliknutí navíc se v budoucnu desetinásobně vyplatí, protože vám ušetří problémy s mazáním stále většího počtu nevyžádaných e-mailů, které ucpávají vaši doručenou poštu.
Někteří moderní e-mailoví klienti vám tento proces usnadňují a automaticky detekují zprávy z mailing listu a nabízejí snadno dostupné tlačítko pro odhlášení. Ale i když váš e-mailový klient tuto funkci nemá, stále stojí za to přejít na konec zprávy a ručně vyhledat odkaz pro odhlášení. Pokud vše ostatní selže a neexistuje odkaz pro odhlášení z odběru, často stojí za to odeslat e-mail s krátkou odpovědí, který odesílatele jasně požádá, aby „odstranil mě ze svého seznamu“.
Použijte automatický doplňovač
Návrhy automatického doplňování (např Chytré psaní Gmailu) jsou pravděpodobně jednou z nejlepších funkcí, které byly v poslední době přidány do e-mailového softwaru. Pokud nejste obeznámeni, fungují v podstatě tak, že předpovídají běžná slova a věty, které obvykle používáte, a poté je naservírují jako návrhy, které můžete zadat jediným stisknutím klávesy. Ti dobří se naučí váš styl psaní, čím více je používáte, a časem mohou být téměř strašidelně přesní.
Abych byl upřímný, návrhy automatického doplňování vám pravděpodobně neušetří více než pár minut navíc týdně, ale mohou fungovat zázraky pro snížení mentálního úsilí, které je potřeba k vytvoření e-mailu – zvláště pokud se snažíte najít správný způsob, jak se vyjádřit něco. Návrhy mohou také sloužit jako užitečná připomínka, aby byly věci krátké a sladké.
Přečtěte si, kdy přeskočit e-mail a zvednout telefon
Jednou z nejlepších e-mailových dovedností, které můžete pěstovat, je schopnost rozpoznat, kdy je e-mail – a co je důležitější, kdy není – ideální komunikační metodou, kterou lze v dané situaci použít. V mnoha případech je e-mail výhodnější, protože je asynchronní, umožňuje uváženější odpovědi a zanechává papírovou stopu, což je skvělé pro určité druhy zpráv. Ale pro méně formální konverzace nemusí být e-mail tím nejlepším místem pro komunikaci. Kdykoli vaše komunikace nemusí být nutně protokolována, je často rychlejší a efektivnější spustit krátkou zprávu Slack nebo dokonce zvednout telefon. Volání lidem je v určitých pracovních situacích někdy odsuzováno, ale při strategickém využití to přináší výhody (extra rychlost, srozumitelnost a schopnost používat tón a skloňování k předávání informací) převažují nad náklady.
Doporučení redakce
- 10 rozšíření prohlížeče, která vám pomohou maximalizovat vaši produktivitu
- Jednoduché hacknutí GPU udělá váš notebook RTX 3080 o 20 % výkonnějším, pokud si troufáte
Upgradujte svůj životní stylDigitální trendy pomáhají čtenářům mít přehled o rychle se měnícím světě technologií se všemi nejnovějšími zprávami, zábavnými recenzemi produktů, zasvěcenými úvodníky a jedinečnými náhledy.
