Stiskněte "Obálky" na kartě Zásilky ve Wordu zahájit nový projekt obálky. Vyplňte svou zpáteční adresu, pokud ji chcete použít, ale doručovací adresu nechte prázdnou.
Stiskněte "Možnosti" a nastavte velikost obálky na kartě Možnosti obálky. Možnosti zahrnují také nastavení písma a nastavení okrajů. Word automaticky vybere směr podávání obálek podle modelu tiskárny, ale pokud potřebujete změnit podávání, otevřete kartu Možnosti tisku.
Klikněte na "Přidat do dokumentu" k vytvoření šablony obálky. Pokud jste zadali novou zpáteční adresu, zvolte, zda ji chcete nastavit jako výchozí pro pozdější použití.
Umístěte kurzor do textového pole dodací adresy ve spodní polovině obálky. Pole neuvidíte, dokud na něj nekliknete, ale jedno kliknutí kamkoli v poli jej správně aktivuje. Stiskněte "Vybrat příjemce" na kartě Mailings a zvolte "Použít existující seznam" pro načtení souboru Excel a začít a sloučení emailů. Pokud jste se zatím řídili pokyny, tak ano ne musíte kdykoli kliknout na tlačítko „Spustit hromadnou korespondenci“.
Pokud má soubor více možností, vyberte, která tabulka nebo tabulka v sešitu aplikace Excel obsahuje vaše adresy. Vyberte, zda horní řádek obsahuje záhlaví, například „Jméno“ a „Adresa“, a stiskněte „OK“.
Klikněte na "Blok adresy" pro nastavení způsobu zobrazení adres na obálkách. Chcete-li upravit náhled, vyberte možnosti formátování na levé straně okna. Pokud v náhledu chybí informace z vašeho excelového souboru, stiskněte "Match Fields" a přiřaďte části každé adresy konkrétním sloupcům v tabulce.
Word je zběhlý v interpretaci dat adresy v Excelu, i když je nerozdělíte do sloupců „Město“, „Stát“, „PSČ“ a další. Mezi automatickou detekcí Wordu a možnostmi Shoda polí obvykle nebudete muset upravovat soubor Excel, aby fungoval ve Wordu.
Stiskněte "Náhled výsledků" pro zobrazení vzorku první obálky a použijte šipky nebo tlačítka "Najít příjemce" v Náhled výsledků sekce pro kontrolu dalších obálek. Před tiskem se nemusíte dívat na každý záznam – jen se ujistěte, že obecný formát vypadá správně. Klikněte na tlačítko "Finish & Merge" a zvolte "Print Documents" pro tisk. Pokud byste raději uložit rozvržení obálky, včetně adres, zvolte "Upravit jednotlivé dokumenty."
Chcete-li pro každou adresu vytisknout obálku, nebo určit rozsah položek v pořadí podle seznamu aplikace Excel, vyberte možnost „Vše“. Vyberte "Aktuální záznam" pro tisk jedné obálky na obrazovce.
Pokud nechcete používat všechny adresy v datech aplikace Excel, stiskněte po načtení souboru aplikace Excel "Upravit seznam příjemců". Zrušte zaškrtnutí jednotlivých adres, abyste je vyloučili, nebo zvolte "Filtr", chcete-li použít adresy, které odpovídají konkrétní funkci, jako jsou všechny adresy s "NY" ve sloupci "Stav".
K importu adres nemusíte v Excelu pro Word používat žádnou konkrétní šablonu, ale pokud vytváříte seznam adresátů od začátku, ušetříte čas tím, že začnete od šablony seznamu adres. V Excelu 2013 klikněte na „Soubor“, „Nový“ a vyhledejte „adresu“, abyste našli několik možností.
Pokud jste ještě nikdy netiskli obálky, vyzkoušejte si před načtením dat aplikace Excel jednu pouze s vaší zpáteční adresou – pomocí „Soubor“ a „Tisk“. Pokud vychází nesprávným směrem, změňte směr podávání v možnostech tisku obálek.
