Jak tisknout adresní štítky v Excelu

Microsoft Excel slouží jako vynikající program pro správu e-mailových seznamů. Velké seznamy adresátů se v Excelu obzvláště snadno spravují a zároveň kategorizují a organizují kontakty ve vlastním formátu.

Formáty Excel a CSV se používají k importu a exportu seznamů z poštovních manažerů a dělení buněk znamená, že můžete oddělit jméno, adresu a jakékoli další relevantní informace do jednotlivých sloupců. Můžete se také rozhodnout umístit celý kontakt do jedné buňky.

Flexibilita pro zkušené uživatele Excelu je pohodlná, ale tisk štítků přímo z Excelu není snadný. I když tento proces není příliš složitý, není ani zřejmý a můžete způsobit technickou katastrofu. Použití procesu hromadné korespondence je nejúčinnějším prostředkem k nastavení štítků pro tiskárnu.

Nejrychlejším a nejefektivnějším způsobem tisku štítků z vašeho seznamu adresátů aplikace Excel je proces hromadné korespondence. Tento proces převezme vaše organizované excelové informace a zkompiluje každou adresu do samostatného štítku pro tiskárnu.

Ačkoli to zní jednoduše, má to háček. List aplikace Excel musí být naformátován na konkrétní rozložení, které používá sloupce pro každou kategorii. Pokud jste při zadávání adres použili jinou metodu, přeformátování je časově náročné.

V ideálním případě začínáte znovu a můžete zadat každý kontakt ve správném formátu. Pokud již máte vše rozděleno do kategorií, mohou vyžadovat pouze jednoduché změny a úpravy štítků, aby splňovaly požadavky na formátování.

Nastavte excelovou tabulku se záhlavími sloupců. Každý sloupec představuje určitou kategorii. Vytvořte samostatný sloupec pro jméno, příjmení, adresu, město, stát a PSČ.

Informace pro každého jednotlivce jsou umístěny ve vodorovné řadě. V každém poli používejte přesný pravopis, zkratky a velká písmena. Například místo Nevada použijte NV, pokud nechcete napsat celý název státu.

Zvažte také, jak chcete, aby jména vypadala na štítcích. Způsob stylizace dopisů je věcí osobních preferencí. Někteří jedinci mají rádi všechna písmena velká, zatímco jiní pouze první písmeno v každém slově.

Máte také možnost přidat sloupce podle potřeby. Pokud například chcete, aby na prvním řádku štítku byl uveden název společnosti, změňte první sloupec tak, aby odrážel tyto informace.

Poté, co jsou všechny sloupce nastaveny, je dalším krokem únavné zadávání pro každý kontakt. Přidejte všechna data a proveďte kolo nebo dvě úpravy, abyste zajistili, že vše bude vypadat dobře.

Až budou kontakty a všechny související informace v tabulce, zvýrazněte vše včetně záhlaví sloupců. Můžete táhnout kurzorem přes všechna pole a současně držet tlačítko myši, abyste zvýraznili vše, nebo použít klávesovou zkratku vybrat vše, Ctrl+A.

Po zvýraznění informací vyberte kartu označenou Vzorce a klikněte Definujte název. Do pole, které se zobrazí, zadejte název seznamu. Například použijte Svatební_pozvánky nebo Vánoční pohledy.

Pokud tisknete štítky s nějakou pravidelností, je také užitečné přidat datum do každého seznamu. Seznamy kontaktů jsou často aktualizovány a datum vám dává představu o tom, kdy byl seznam naposledy aktualizován. Také zajišťuje, že tisknete správnou a nejaktuálnější verzi.

Uložte nově pojmenovaný list kontaktů aplikace Excel a ukončete dokument, abyste mohli pokračovat v hromadné korespondenci.

Microsoft Word je místo, kde tisknete štítky. Excel je ideální pro organizaci a hostování dat a funguje dobře pro rychlé načtení seznamu do jiných programů. Microsoft Word má však vestavěnou šablonu pro tisk štítků, která uvádí adresy ve formátu požadovaném tiskárnou.

Proces hromadné korespondence kombinuje Excel pro schopnost organizovat pole a Word pro možnost formátování štítků pro tiskárnu.

Otevřete nový dokument aplikace Word a klepněte na poštovní zásilky otevřete seznam možností. Klikněte na možnost rozevíracího seznamu pro Spusťte hromadnou korespondenci zobrazíte sekundární nabídku, kde možná budete muset kliknout Spusťte hromadnou korespondenci znovu, než budete moci vybrat Štítky otevřít nabídku Možnosti štítků.

V tomto okamžiku potřebujete informace o tiskárně a štítcích, abyste mohli pokračovat. Musíte si vybrat mezi tiskárny s kontinuálním podáváním a stránkové tiskárny. Typ, který používáte, zjistíte v příručce k tiskárně. Pokud máte tiskárnu se stylem stránky, další rozevírací seznam vyžaduje, abyste vybrali konkrétní typ zásobníku pro vaši stránku tiskárny. Boční zásobník je poměrně běžný.

Dále vyberte dodavatele štítků. Každý dodavatel má své specifické uspořádání a to je pro tiskárnu důležité. Microsoft, Avery a mnoho dalších možností dodavatele jsou uvedeny v rozevíracím seznamu. Vyberte ten, který odpovídá štítkům, které jste pro danou úlohu zakoupili.

Nakonec vyberte číslo produktu, které odpovídá číslu produktu na vašich štítcích. To se obvykle nachází na obalu, nikoli na samotných štítcích. Číslo produktu sděluje vaší tiskárně rozměry papíru, aby bylo zajištěno správné zarovnání tisku se štítky.

Ve vzácných případech nemusí být pro vaše štítky k dispozici číslo produktu. Tisk se může stále posunout vpřed, ale musíte ručně změřit velikost jednotlivých štítků. Musíte také vědět, kolik štítků je na stránce a kolik je umístěno v každém sloupci a řádku.

Chcete-li zadat vlastní rozměr štítku, vyberte Podrobnosti možnost v Možnosti štítků okno pro zobrazení rozvržení listu štítků podle sloupců a řádků. Do poskytnutého pole zadejte okraje, sloupce a řádky. Klikněte OK pokud to odpovídá vaší konfiguraci. Pokud ne, klikněte zrušení a poté vyberte Nový štítek a zkusit znovu.

Zadejte název štítků, aby se rozměry uložily pro budoucí použití. Postačí jakékoli jméno. Dále nastavte rozměry na naměřenou výšku a šířku. Zadejte také rozložení řádků a sloupců. Pokračujte a klikněte OK pro uložení nového nastavení velikosti klepněte na OK znovu pro uložení všech nastavení.

V tomto okamžiku máte štítky připravené v Excelu a dokument Wordu správně naformátovaný pro tisk štítků. Nyní je třeba importovat kontaktní informace, aby se štítky naplnily.

V dokumentu aplikace Word klepněte na tlačítko Soubor a pak Možnosti a Pokročilý. Zaškrtněte políčko vedle Při otevření potvrďte převod formátu souboru a vybrat si OK. Vraťte se k poštovní zásilky kartu a klepněte na tlačítko Vyberte Příjemci otevřete rozevírací seznam možností. Vybrat Použít existující seznam k vyhledání kontaktních informací aplikace Excel v počítači. Vyberte soubor a klikněte OK. Tento proces propojí list aplikace Excel s dokumentem aplikace Word. Přestože jsou programy propojeny, štítky ještě nejsou vyplněny informacemi.

Nejjednodušší způsob, jak importovat celý seznam, je prostřednictvím zástupných symbolů. Označení zástupného symbolu odpovídá sloupcům, které jste vytvořili v souboru Excel. Například zadáte <> kde chcete, aby se na štítku objevilo křestní jméno. Mějte na paměti, že tato sekvence se opakuje napříč všemi štítky.

Standardní sekvence adres vypadá takto:

<> <>

<>

<> <> <>

Každý štítek přímo odpovídá sloupci v listu aplikace Excel. Pokud jste chtěli přidat vlastní informace, musí být umístěny v označeném sloupci na listu. Poté zadejte pole v preferovaném pořadí umístění štítku.

Pokud často načítáte seznamy pomocí procesu hromadné korespondence, existuje také zkratka pro blokování adresy, která kombinuje více polí dat do jednoho <

Nyní, když jsou štítky nastaveny se sekvencí pro každé pole, můžete efektivně načíst stovky nebo dokonce tisíce kontaktů a zároveň vytvořit konzistentní sekvenci štítků pro tiskárnu. Hromadná korespondence je ideální pro hromadné seznamy kontaktů.

Musíte namapovat hromadnou korespondenci, aby Word četl správné sloupce z Excelu. Vraťte se k poštovní zásilky klepněte na kartu Shoda polí a vybrat si Psaní a vkládání polí. Zobrazí se pole s řadou štítků uvedených vedle rozevíracích polí.

Štítky jsou běžnými prvky adresního štítku. Vypisuje Titul, Jméno, Příjmení, Adresa ulice, a tak dále. V odpovídajících rozevíracích seznamech vidíte popisky sloupců z listu Excel. Mnoho z nich již bude spárováno, ale ujistěte se, že každý prvek je zarovnán a správně spárován. To znamená, když píšete <>, tahá pouze z Jméno sloupec v listu Excel.

Nyní, když jsou pole namapována a štítky vytvořeny, klikněte Náhled v poštovní zásilky tab. Než se rozhodnete tisknout, proveďte důkladný náhled na štítky. V tomto zobrazení ještě jednou zkontrolujte zarovnání a formátování.

Až budete připraveni k tisku, klikněte Dokončit a sloučit pod poštovní zásilky tab. Klikněte Tisk dokumentů k odeslání konečné úlohy do tiskárny. Před odesláním úlohy se ujistěte, že je tiskárna zásobena štítkovým papírem.

Přestože je Excel skvělým prostředkem pro spouštění hromadné korespondence, můžete také importovat kontakty z aplikace Outlook. Aplikace Outlook umožňuje exportovat kontakty do listu aplikace Excel, kde můžete použít výše uvedený postup.

Pokud chcete vytáhnout kontakty přímo z e-mailového programu Outlook, vytáhněte seznam kontaktů. Použití Posun+Řízení pro výběr a zvýraznění více kontaktů, dokud nebude zvýrazněn každý požadovaný kontakt.

Přejít na Domov kartu a vyberte Sloučení emailů. Vybrat Pouze vybrané kontakty následován Všechna kontaktní pole. Poté vyberte Nový dokument a Poštovní štítky jako typ dokumentu.

Tato akce spustí nový dokument aplikace Word s hromadnou korespondencí. Vybrat Zápis a vkládání polí pod poštovní zásilky a ujistěte se, že je vše správně zarovnáno. Klikněte Aktualizovat štítky pro generování štítků.

Pomocí funkce náhledu zkontrolujte a ujistěte se, že je vše správně zarovnáno. Poté, co upravíte a provedete jakékoli konečné revize, znovu si prohlédněte náhled a poté spusťte Dokončete hromadnou korespondenci a Tisk k odeslání úlohy do tiskárny.

Outlook je skvělý ve správě kontaktů a spuštění hromadné korespondence z programu je snadné. Ne každý však má Outlook jako správce e-mailů a proces tisku štítků z Excelu zůstává nejlepší alternativní možností pro správu kontaktů.