Informujte lidi o změnách vašich kontaktních údajů.
Kredit obrázku: dolgachov/iStock/Getty Images
Ať už měníte e-mailovou adresu připojenou ke stávajícímu účtu nebo vytváříte nový e-mailový účet, není to složitý proces, jak upozornit své osobní a/nebo obchodní kontakty. Pošlete jim základní aktualizační zprávu prostřednictvím vaší e-mailové služby a následujte alespoň jednu další metodu upozornění.
Napište zprávu
Před odesláním oznámení se ujistěte, že obsahuje všechny informace, které lidé ve vašem adresáři potřebují, aby s vámi po provedení změny zůstali v kontaktu. Oznámení by mělo obsahovat novou adresu a datum, kdy plánujete trvale přestat používat starou adresu. Například: „Rozhodl jsem se změnit svou e-mailovou adresu na [adresa]. Dne [datum] přestanu používat svou stávající adresu. Aktualizujte prosím své adresáře. Děkuji!"
Video dne
Odeslat zprávu
Pokud provádíte změnu, která se týká osobních i obchodních kontaktů, zašlete oznámení každé skupině zvlášť, abyste nesdíleli pracovní kontakty s rodinou a přáteli nebo naopak. Při kontaktování lidí ve stejné skupině chraňte soukromí každého, kdo si nepřeje sdílet její e-mailovou adresu, pomocí pole Skrytá kopie, abyste ji skryli před příjemci v poli Komu. Mnoho e-mailových služeb navíc automaticky označí jako potenciální spammer jakýkoli účet, který posílá jeden e-mail mnoha příjemcům. Pokud vaše služba nepovoluje hromadné rozesílání zpráv, odešlete zprávu současně méně než 20 příjemcům.
Automatizujte oznámení
Většina e-mailových služeb nabízí nástroj „Odpověď na dovolenou“ nebo „Mimo kancelář“, který automaticky odešle a vlastní zpráva „pryč“ komukoli, kdo vám pošle e-mail v den, kdy aktivně nekontrolujete zprávy. Pokud je vaše nová e-mailová adresa připojena k samostatnému účtu, můžete tento nástroj také použít k oznámení změny komukoli, koho jste zapomněli kontaktovat. Po přepnutí na novou adresu vyhledejte nástroj v nastavení starého účtu a vložte adresu oznamovací zprávu, kterou jste napsali do pole vlastní automatické zprávy, zapněte funkci a nechte ji zapnutou asi měsíc.
Zasílat alternativní oznámení
Kdokoli ve vašem adresáři může přehlédnout vaši důležitou zprávu, pokud jste například omylem zadali nesprávnou adresu nebo použili starou adresu nebo zpráva skončila ve složce se spamem. Zveřejněte svou zprávu jako aktualizaci stavu na online sociálních sítích a stránkách zájmových skupin nebo ji případně odešlete kontaktům prostřednictvím chatovací služby. Kromě toho, pokud měníte firemní e-mailovou adresu, zvažte, zda byste o nových kontaktních údajích neměli informovat své klienty, zákazníky nebo dodavatele prostřednictvím pohlednice.
