Nejlepší způsob, jak uložit e-maily z aplikace Outlook

Při používání aplikace Microsoft Outlook pro svůj e-mailový účet se budete chtít ujistit, že můžete sledovat všechny své zprávy a že se k nim můžete kdykoli vrátit. Proto je důležité pochopit, jaký je nejlepší způsob ukládání a ukládání e-mailových zpráv z vašeho účtu Outlook.

Podle Microsoftu je osvědčeným postupem ponechat si doručenou poštu pro zprávy, které si potřebujete přečíst a zpracovat sami, a vytvořit další složky, které můžete použít pro určité typy pošty. Vytvořte složku "1-Reference". Ručně zahoďte všechny zprávy, ke kterým se potřebujete vrátit později nebo jste si ještě nestihli přečíst. Dejte před něj „1“, aby se zobrazilo přímo pod vaší doručenou poštou. Vytvářejte další složky, například „Osobní“, do kterých budete ukládat osobní e-maily a uchovávat je odděleně od pracovních e-mailů. Díky tomu se nebudete muset bát, že by vám vaši spolupracovníci koukali přes rameno na osobní zprávy. Můžete vytvořit sadu složek pro e-maily ze seznamu adresátů, takže tyto zprávy budou přesměrovány do složky. Díky tomu nemusíte svou schránku přecpávat spoustou zpráv, které možná ani nepotřebujete číst.

Nastavte všechny své složky na každoroční automatickou archivaci. Archivační systém umožňuje ukládat e-maily, které jsou důležité, aniž byste museli cokoliv dělat. Aplikace Outlook vás může vyzvat k odpovědi, zda chcete automaticky archivovat všechny zprávy. Klikněte na „Ano“ a proces archivace začne. Vaše zprávy se přesouvají z doručené pošty nebo jiných složek do složky „Archiv“, ke které máte kdykoli přístup. Všechny vaše složky budou napodobeny ve složce „Archiv“. Pokud máte například referenční, osobní a obchodní složky, uvidíte v části „Archiv“ tři stejné složky.

Funkce „Automatická archivace“ v Outlooku je ve výchozím nastavení zapnutá, ale systém archivace si můžete také přizpůsobit. Chcete-li to provést, klikněte na nabídku "Nástroje". Klikněte na „Možnosti“ a klikněte na kartu „Další“. Vyberte „Automatická archivace“. Vyberte "Spustit automatickou archivaci každých n dní" a určete, kolik chcete, aby to bylo (například každých 14 dní). Vyberte další možnosti, které chcete změnit. Pokud chcete změny použít na všechny složky, vyberte možnost „Použít tato nastavení na všechny složky“.