Mnoho majitelů malých podniků nepotřebuje propracované systémy evidence.
Kredit obrázku: George Doyle/Stockbyte/Getty Images
Tradiční organizace souborů se týká přístupu k organizaci počítačových nebo elektronických souborů. Před počítačovými databázemi mnoho podniků jednoduše organizovalo soubory vytvořením struktur složek a umísťovalo dokumenty a soubory do složek na základě kategorie nebo typu. Tato metoda v mnoha případech ustoupila databázovým systémům. Tradiční archivace je však někdy výhodná, pokud máte relativně malý počet souborů.
Jednoduché použití
Tradiční systém evidence je velmi jednoduchý na nastavení a použití, za předpokladu, že počet souborů, které udržujete, je malý. Pokud máte například pět základních kategorií dokumentů a omezený počet souborů v každé z nich, nepotřebujete databázový systém pro snadné ukládání, údržbu a načítání souborů. Nemusíte se také bát naučit se softwarový systém a školit zaměstnance k jeho používání.
Video dne
Minimální investice
Pokud používáte tradiční registrační systém, také nemusíte investovat do softwarové databáze, která může zahrnovat nákup předem a průběžné licenční poplatky. Přirozeně potřebujete počítač, což je v podnikání docela běžné, ať už ukládáte soubory nebo ne. Vaše základní struktura souborů je udržována přímo na pevném disku vašeho počítače. Případně si můžete zakoupit velmi levný externí pevný disk, který vám umožní přenášet soubory z jednoho počítače do druhého.
Špatná integrace dat
Hlavním nedostatkem tradičního systému evidence je to, že neumožňuje integraci dat mezi soubory nebo sdílení dat. Pomocí softwarového archivačního systému můžete udržovat různé složky, ale můžete vzájemně porovnávat vyhledávání a získávat dokumenty ve více souborech. Navíc můžete více zaměstnancům umožnit prohledávat sdílené datové soubory. Tato integrace zkracuje čas na prohledávání všech jednotlivých souborů, což je výhoda, která je zvláště důležitá, pokud spravujete velké množství souborů nebo máte velkou klientskou základnu.
Duplikace a nedostatek zabezpečení
Pokud své soubory neintegrujete prostřednictvím databáze, riskujete také duplikaci dat. V tradičním systému váš počítač nerozpozná, že vytváříte podobné dokumenty a ukládáte je do různých umístění souborů. Navíc váš tradiční registrační systém nenabízí ani zdaleka takovou úroveň zabezpečení, jakou nabízí pečlivě vytvořený databázový registrační systém. Šifrovaná data a aktuální zabezpečení jsou klíčovými funkcemi, protože společnost pravidelně vyvíjí vylepšené databázové systémy.
