Jak exportovat data z Excelu a vytvářet štítky
Kredit obrázku: monkeybusinessimages/iStock/GettyImages
Softwarová sada Microsoft Office se od svého prvního představení v roce 1990 výrazně vyvinula. Populární softwarové balíčky, jako je Excel a Word, spolu bez problémů spolupracují a otevírají širokou škálu úkolů a funkcí, které bylo dříve obtížné splnit.
Přestože je Excel považován především za nástroj pro správu databází a tabulek, lze tento softwarový balík použít i pro další úkoly, včetně vytváření adresních štítků. Pomocí funkce Hromadná korespondence v aplikaci Microsoft Word můžete importovat data do Excelu, která lze převést na adresní štítky. Dokončení tohoto procesu vyžaduje několik kroků, ale mohou je provést jednotlivci všech odborností a úrovní technologických dovedností.
Video dne
Spropitné
K vytváření, přizpůsobení a tisku adresních štítků můžete použít vynikající nástroje pro zadávání dat aplikace Microsoft Excel spolu s aplikací Microsoft Word. Přestože tento proces vyžaduje řadu kroků, mohou jej provést jednotlivci s širokým rozsahem technických znalostí a odborných znalostí.
Připravte se na vytváření štítků z Excelu
The Sloučení emailů Funkce obsažená v aplikaci Microsoft Word umožňuje relativně snadnou integraci dat, která potřebujete, abyste mohli začít vytvářet poštovní štítky. Než však lze tato data začlenit do Excelu, musíte tabulku a buňky naformátovat v prostředí Excelu tak, aby odpovídaly specifickému rámci procesu hromadné korespondence ve Wordu.
Chcete-li začít, vytvořte a označte záhlaví sloupců tak, aby odrážela data, která budou importována z Wordu. Budou zahrnovat následující štítky (nebo podobné):
- Jméno
- Příjmení
- Adresa
- Město
Mějte na paměti, že tyto štítky nahradí základní sloupce 1 až 4 nadpisy, které se již používají. Je také důležité poznamenat, že pro každý z těchto datových bodů musíte použít samostatný sloupec. Pokud tak neučiníte, může to mít za následek některé organizační problémy v pozdější fázi procesu.
V této fázi přípravy zajistěte, aby ve vašem pracovním prostoru nezůstaly žádné prázdné řádky a sloupce. Během procesu vytváření štítků mohou tyto prázdné oblasti způsobit chyby ve formátování a zastavit vytváření všech vašich štítků.
Pojmenování vašeho seznamu adres
Poté, co byl váš pracovní prostor správně naformátován, je dalším krokem v tomto procesu vyhledání seznamu adres, který budete používat. Toho lze dosáhnout jasným definováním názvu seznamu. Chcete-li tak učinit, vyberte úplný seznam adres, který budete používat, a ujistěte se, že zahrnuje všechny buňky obsahující záhlaví. Poté otevřete Vzorce kartu, najděte Definovaná jména skupinu a vyberte Definujte název volba.
Jakmile to uděláte, zadejte vlastní název pro seznam adres. Toto konkrétní jméno je ponecháno na vašem uvážení. Pokud spravujete více seznamů adres, vyberte něco, co souvisí s konkrétními názvy v seznamu a jeho zamýšlenou funkcí. Po stisknutí OK, je k němu připojen nový název seznamu.
Začátek sloučení
Než budete moci tisknout štítky z aplikace Excel, ujistěte se, že se všechny informace o adrese úspěšně sloučily. Chcete-li tak učinit, proveďte další sérii kroků v aplikaci Microsoft Word. Otevřete prázdný dokument a přejděte do poštovní zásilky tab. Najít Spusťte hromadnou korespondenci skupinu a vyberte Spusťte hromadnou korespondenci tab.
V zobrazené rozevírací nabídce vyberte možnost Štítky a nakonfigurujte různé dostupné možnosti štítků tak, aby odpovídaly vašemu vlastnímu nastavení. Můžete například vybrat konkrétní typ tiskárny, kterou budete používat, a určit dodavatele štítků a číslo produktu. Tyto informace se mohou ukázat jako zvláště užitečné v případě, že spolupracujete s a třetí strana, která může tato data použít k rychlému vytvoření vhodného tiskového rámce pro vás dokumenty.
Jedním z důležitých prvků tohoto kroku je výběr vhodných rozměrů pro listy štítků. V Číslo produktu vyberte Podrobnosti a ujistěte se, že uvedené rozměry odpovídají vašim štítkům a archům štítků. Pokud ne, opravte tyto informace, než budete pokračovat v procesu. Pokud tak neučiníte, může dojít k nesprávnému vytištění konečných štítků.
Pokud zadáte své vlastní rozměry a uložíte je, objeví se specifické parametry štítku v Jiné/Vlastní kategorie v tomto okně. Nyní, když jste vybrali příslušné parametry štítku, stiskněte OK pro potvrzení vašeho výběru. Microsoft Word by měl automaticky vytvořit novou tabulku, která vygeneruje rozložení, které jste popsali.
Import dat z Excelu
Nyní, když byly vytvořeny vhodné rámce ve Wordu i Excelu, je ten správný čas začít s Merge. Chcete-li tak učinit, nejprve vytvořte spojení mezi svými štítky a seznamem adres, který jste vytvořili a pojmenovali v předchozích krocích. V aplikaci Word vyberte Možnosti z Soubor menu a vyberte Pokročilý tab. Najděte pojmenovanou sekci Všeobecné a vyberte si Potvrďte zapnutou konverzi formátu souboruotevřeno a zaškrtněte dostupné políčko. Poté stiskněte OK pokračovat.
Dále vyberte poštovní zásilky otevřete kartu Spusťte hromadnou korespondenci skupinu a klepněte na Vyberte Příjemci možnost z rozbalovací nabídky. Nakonec klikněte Použít existující seznam pokračovat v procesu.
Zobrazí se okno, ve kterém vyberete konkrétní seznam, který plánujete použít jako součást sloučení. V tomto okamžiku věnujte čas vyhledání seznamu, který jste uvedli dříve, a poté klepněte na Vyberte Zdroj dat box. Zobrazí se okno, ve kterém potvrdíte konkrétní zdroj dat, který používáte. Po kliknutí na Ukázat vše vyberte Pracovní listy MS Excel přes DD možnost v Otevřený zdroj dat krabici před lisováním OK.
Jako poslední krok vyberte v zobrazeném dialogovém okně konkrétní rozsah buněk a/nebo list obsahující všechna data, která chcete sloučit. Poté stiskněte OK.
Začlenění zástupných symbolů do vašich štítků
Nyní, když byl list s informacemi o adrese identifikován a propojen se štítky, přidejte konkrétní zástupné symboly, které určují, jak se budou jednotlivé adresy na štítku zobrazovat. Tyto specifické zástupné symboly se také označují jako Pole hromadné korespondence. Pokud je na každém štítku nějaký text, který se bude opakovat, můžete jej také zadat ručně.
Důvod vytvoření těchto zástupných symbolů je významný. Tato konkrétní informace bude choreografovat přenos dat ze seznamu adres do tabulky. Zástupné symboly fungují jako vodítka, rozdělují informace a umísťují každý prvek tam, kam patří v rámci štítků jako celku.
Vpřed s tvorbou štítků
Po vytvoření zástupných symbolů znovu zkontrolujte, zda Word správně namapoval každý prvek zástupného symbolu na odpovídající data ze seznamu. To lze provést pomocí Shoda polí dialogové okno. Zde mohou uživatelé určit, jak je každý zástupný symbol spojen s daty odvozenými ze seznamu adres. Můžete například porovnat Jméno zástupný symbol k Jméno v seznamu adres a zajistíte, že tato data najdou cestu na příslušné místo na štítku.
Mějte na paměti, že některý obsah, jako je pozdrav nebo logo, budete muset přidat ručně, protože původně není součástí seznamu adres. Toho lze dosáhnout poměrně snadno. Jednoduše napište konkrétní text, který chcete použít na štítek, nebo přidejte obrázek, který chcete začlenit jako logo nebo jinou ikonu média.
Než začnete se skutečným sloučením, věnujte čas tomu, abyste se ujistili, že je váš štítek navržen přesně tak, jak se vám líbí. To zajistí, že nebudete nuceni znovu upravovat žádný obsah, pokud náhodou zapomenete zahrnout klíčová data nebo budete chtít štítek přepracovat.
Poté, co potvrdíte vzhled a chování štítku a znovu zkontrolujete přesnost zástupných symbolů a jejich vztah k datům ze seznamu adres, můžete pokračovat.
Spuštění Merge
Chcete-li spustit sloučení, otevřete soubor Domov v aplikaci Microsoft Word a stiskněte tlačítko Sloučení emailů knoflík. Pokud v současné době plánujete integrovat pouze konkrétní kontakty z většího seznamu adres, můžete je vybrat zde. Pokud však chcete integrovat celý seznam, stiskněte Všechny kontakty v aktuálním zobrazení. Pokud jste připraveni použít všechny zástupné symboly a pole, které jste pro štítek navrhli, klikněte na Všechna kontaktní pole tlačítko, které se objeví v další nabídce.
Pokud dáváte přednost vytvoření zcela nového dokumentu aplikace Word pro sloučení, můžete tak učinit výběrem možnosti Nový dokument knoflík. Pokud však dáváte přednost použití stávajícího dokumentu, stiskněte tlačítko Stávající dokument tlačítko v tomto bodě.
Použijte Poštovní štítky záložka nalezená uvnitř Typ dokumentu, abyste konkrétně rozhodli, která slučovací pole dorazí na hotový štítek. Poté, co určíte, jak bude konečný štítek vypadat, stiskněte tlačítko Aktualizovat štítky knoflík. Když data konečně dorazí do polí formuláře, mohou mít kolem sebe viditelné závorky. V takovém případě klikněte pravým tlačítkem na závorky a stiskněte Přepnout kódy polí tlačítko pro jejich vypnutí.
Po dokončení tohoto procesu jste připraveni vytvořit konečný náhled štítků a vytisknout je. zmáčkni Náhled výsledků a procházejte záznamy pomocí Další záznam a Předchozí záznam šipky. Až budete se štítky spokojeni, přejděte na poštovní zásilky klepněte na kartu Dokončit a sloučit v Dokončit skupinu a potom klepněte na Tisk dokumentů knoflík. Pokud vaše tištěné dokumenty neodrážejí váš preferovaný obsah nebo design, možná se budete muset vrátit k poštovní zásilky a ujistěte se, že všechny rozměry a velikosti papíru odpovídají vaší aktuální konfiguraci. Pokud tak neučiní, je dost pravděpodobné, že nastanou problémy.
Poté můžete uložit dokument, se kterým jste pracovali, abyste zajistili, že tyto štítky budou k dispozici pro budoucí použití.
