Výhody a nevýhody automatizace Office

Automatizace kanceláří dnes znamená mnohem víc než jen psací stroj a kopírku. Elektronické a digitální informace jsou jádrem moderní automatizace kanceláří. Může sestávat z čistě interních počítačů nebo pravděpodobněji zahrnuje celosvětovou digitální síť prostřednictvím internetu a externího cloudového úložiště. Jak se budete pohybovat 21. stoletím, setkáte se s výhodami i nevýhodami automatizace kanceláří ve všech jejích obměnách.

Od zavedení automatizace kanceláří umožnilo zařízení podnikům šetřit čas a peníze. Namísto čekání, až dokument dorazí klientovi poštou, můžete jej za pár minut přenést faxem. Počítačový pokrok a internet umožnily okamžitou komunikaci. Kdykoli ušetříte čas, ušetříte peníze. Nejste omezováni geografickými omezeními, což šetří zdroje vynaložené na cestování. Navíc, i když stále můžete vytvářet tištěné kopie mnoha dokumentů, digitální úložiště vám umožňuje ušetřit čas a peníze na papíru a úložném prostoru.

I když je pravda, že stroj je jen tak účinný jako lidé, kteří ho vyrobili, a informace shromážděné digitálně jsou jen tak přesné jako osoba, která to odeslala, jakmile jsou chyby z programů odstraněny, jsou nekonečně spolehlivější než lidé. Existuje například software pro sčítání čísel v tabulkách a rozpočtech, které vždy dosáhnou správného zůstatku a nespoléhají se na prsty účetního na sčítacím stroji. Šablony lze vytvářet a používat znovu a znovu, aby se předešlo chybám ve standardní dokumentaci.

Společnosti, které při provozu a provozu svých informačních systémů spoléhají výhradně na automatizaci, se mohou dostat do paniky, když právě tyto systémy selžou. Náklady na opravu nebo výměnu poškozených systémů mohou být přemrštěné. Nemůžete jen vzít do ruky gumu a provést opravy. Musíte buď zaměstnat techniky, aby drželi krok s aktualizacemi a selháním softwaru a hardwaru, nebo mít spolehlivou službu, která vám okamžitě zavolá. Pak máte celou otázku důvěrnosti a bezpečnosti. Můžete zachovat obchodní tajemství a říct to jen několika důvěryhodným jednotlivcům, ale pokud se data dostanou na web, nelze je vzít zpět.

Jak se automatizace kanceláří neustále vyvíjí a vy do svých systémů začleňujete nové technologie zůstat konkurenceschopný a ziskový, nevýhodou je, že musíte přeškolit celý svůj kádr uživatelů. Každý, od vaší sekretářky po objednávkového úředníka a od vašich zákazníků až po prodejce, kteří dodávají váš produkt nebo službu, se musí naučit nové systémy. Mnoho lidí se nové systémy neučí snadno a jiní jsou tvrdohlaví dělat věci tak, jak je dělali vždy. Takže zatímco máte výdaje spojené s rekvalifikací, máte také přístupy vašich koncových uživatelů, kterým musíte bojovat.