V jednom kalendáři Outlooku můžete naplánovat více konferenčních místností.
V rušné kanceláři s více konferenčními místnostmi může být obtížné sledovat, které konferenční místnosti jsou v kterou dobu používány. Kalendář v aplikaci Microsoft Outlook lze použít k plánování schůzek, schůzek a událostí a lze jej také použít pro události v celé kanceláři, jako je plán konferenčních místností. Můžete nakonfigurovat jeden kalendář pro plánování všech konferenčních místností, takže zaměstnanci mohou snadno zjistit dostupnost konferenční místnosti pro jakýkoli čas a datum.
Krok 1
Otevřete Microsoft Outlook. Klikněte na "Kalendář" na panelu Oblíbené. Klikněte pravým tlačítkem na „Kalendář“ a vyberte „Nový kalendář“. Zadejte název nového kalendáře, například „Rozvrh konferenční místnosti“.
Video dne
Krok 2
V rozhraní pásu karet klikněte na „Zobrazení plánu“. Klikněte pravým tlačítkem v kalendáři a vyberte „Nová schůzka“.
Krok 3
Klikněte na „Kategorizovat“ na pásu karet a vyberte „Všechny kategorie“. Zvýrazněte barevnou kategorii a klikněte na „Přejmenovat“. Zadejte název pro kategorii, například „Konferenční místnost 1“ nebo „Konferenční místnost ve vstupní hale“. Přejmenujte další barevné kategorie, jednu pro každou konferenci pokoj, místnost. Klikněte na „OK“.
Krok 4
Do textového pole Předmět zadejte název schůzky nebo události. Do textového pole Umístění zadejte název nebo číslo konferenční místnosti. Zadejte den a čas začátku používání konferenční místnosti a čas ukončení používání. Pokud potřebujete konferenční místnost na více dní, můžete změnit také datum ukončení.
Krok 5
V hlavním okně zadejte podrobnosti o schůzce naplánované v konferenční místnosti. Můžete uvést popis schůzky a seznam účastníků.
Krok 6
Klikněte na "Kategorie" na pásu karet a klikněte na konferenční místnost, kde se bude schůzka konat. Tato barva označuje schůzku v kalendáři a snadno rozlišuje mezi více konferenčními místnostmi používanými současně.
Krok 7
Kliknutím na „Uložit a zavřít“ zavřete událost konferenční místnosti a vrátíte se do kalendáře.
