Porovnání tabulkových procesorů a dotazování v tabulkách vám pomohou udržet si přehled o svých datech.
Kredit obrázku: Wavebreakmedia Ltd/Wavebreak Media/Getty Images
I pro ty nejorganizovanější správce knih a záznamů může být naprostý objem informací, které ukládáte v Excelu, brzy ohromující. Microsoft Excel má dva nástroje pro porovnávání tabulkových dat, které se mohou velmi hodit, pokud se snažíte najít překlep v buňce nebo porovnáváte dokumenty pro přípravu na audit. Oba jsou k dispozici pouze v Office Professional Plus 2013 a Office 365 Professional Plus, tabulka Porovnat a tabulkový dotaz vám umožní analyzovat sešity nebo vytvářet zprávy o rozdílech mezi dvěma tabulky. Tyto dva mohou výrazně šetřit čas oproti ručnímu porovnávání dat.
Porovnání tabulky
Krok 1
Na úvodní obrazovce systému Windows 8 klikněte na „Porovnat tabulky“. Do vyhledávacího pole zadejte „Spreadsheet Compare“ a pokud máte potíže s jeho nalezením na obrazovce, vyberte soubor.
Video dne
Krok 2
Klikněte na kartu "Domů" nahoře a vyberte Porovnat soubory.
Krok 3
V zobrazeném dialogovém okně klikněte na modrou ikonu složky vedle pole Porovnat. Procházejte uložené soubory aplikace Excel a vyberte první tabulku, kterou chcete porovnat.
Krok 4
Klikněte na zelenou ikonu složky vedle pole Komu na dalším řádku. Procházejte soubory aplikace Excel a vyberte druhou tabulku, kterou chcete porovnat.
Krok 5
Klikněte na tlačítko "OK".
Krok 6
Z nabídky vlevo vyberte kritéria, která chcete při porovnání použít. Můžete vybrat kritéria jako "Hodnoty buněk", "Vzorce" a "Formát buňky" nebo zaškrtnout políčko "Vybrat vše".
Krok 7
Kliknutím na „OK“ vygenerujete rozdílovou zprávu. Spreadsheet Compare vytvoří úplný seznam všech rozdílů mezi těmito dvěma soubory na základě kritérií, která jste určili.
Tabulkový dotaz
Krok 1
Pokud jste tak již neučinili, zapněte doplněk Inquire. Klikněte na kartu "Soubor" v aplikaci Excel a vyberte "Možnosti" a poté "Doplňky". Z rozevírací nabídky Spravovat vyberte Doplňky COM, klikněte na „Přejít“ a ujistěte se, že je zaškrtnuto políčko Dotaz na doplňky.
Krok 2
Kliknutím na záložku „Dotaz“ v horní části Excelu prozkoumáte možnosti analýzy tabulkového procesoru a porovnání.
Krok 3
Kliknutím na příkaz "Porovnat soubory" spustíte Porovnání tabulkových procesorů přímo z Excelu.
Krok 4
Kliknutím na "Vztahy sešitů" vygenerujete grafickou zprávu s odkazy mezi vašimi sešity, jako jsou vzorce, které odkazují na hodnotu obsaženou v jiné tabulce. Pomocí ikon Vztahy listů a Vztahy buněk proveďte totéž mezi listy v sešitu nebo buňkami v listu.
Krok 5
Kliknutím na ikonu "Analýza sešitu" vygenerujete kompletní a interaktivní zprávu v otevřené tabulce, včetně informací o hodnotách, formátování, struktuře a vzorcích.
Spropitné
Pro kontrolu verze nebo sítě vám Spreadsheet Compare umožňuje porovnat dva soubory se stejným názvem, pokud jsou uloženy v různých složkách.
Zpráva "Nelze otevřít sešit" v Porovnání tabulek může znamenat, že určitá tabulka je chráněna heslem. V takovém případě jednoduše klikněte na „OK“ a poté zadejte heslo sešitu.
Tabulka Porovnejte rozdíly v barevných kódech na základě typu dat a povahy rozdílu. Levý dolní panel zprávy o rozdílech obsahuje legendu označující význam jednotlivých barev.
Můžete použít analýzu sešitu v možnostech Dotaz k doplnění srovnávacích sestav a lépe pochopit, jak může provádění změn ovlivnit strukturu vaší tabulky. Pomocí možností Vztahy mezi buňkami, sešity a sešity zjistíte, jak může provádění změn v jedné buňce ovlivnit všechny vaše soubory.
