Možná budete chtít získat přístup ke starším e-mailům, ale jejich nalezení není vždy snadné. Když Outlook zobrazuje pouze několik týdnů e-mailů, je třeba upravit funkci automatické archivace. Zobrazení těchto starších e-mailů ve vašich složkách umožňuje rychlejší odkazování na ně, což je praktické v pracovním prostředí. Změna nastavení pro automatickou archivaci není obtížná a vyžaduje pouze několik změn ke změně zobrazení z několika týdnů na měsíce nebo rok.
Krok 1
Otevřete Outlook a klikněte na "Nástroje" na panelu nástrojů. Z nabídky vyberte „Možnosti“.
Video dne
Krok 2
Vyberte kartu „Jiné“ a klikněte na tlačítko „Automatická archivace“, které se nachází v části „Obecné“. Tím se zobrazí nastavení automatické archivace, kde můžete provést změny.
Krok 3
Pokud nechcete zprávy archivovat a chcete zobrazit všechny odeslané zprávy, zrušte zaškrtnutí políčka „Spouštět automatickou archivaci každých __ dnů“. Pokud obdržíte několik zpráv, zabere to velké množství paměti. Všechny ostatní možnosti jsou šedé a nelze je změnit, pokud vyberete tuto možnost.
Krok 4
Zaškrtnutím políčka „Spustit automatickou archivaci každých ___ dnů“ můžete provést změny v nastavení, což vám umožní zobrazit e-maily za více než tři týdny.
Krok 5
Zaškrtněte políčko „Archivovat nebo odstranit staré položky“ pod nadpisem „Během automatické archivace“. Klikněte na "Zobrazit archivní složku v seznamu složek."
Krok 6
V části „Výchozí nastavení složky pro archivaci“ zaškrtněte políčko „Vymazat položky starší než ___“ a z rozbalovací nabídky vyberte buď měsíce, týdny nebo dny. To přesune zprávy starší než zvolený čas do archivní složky.
Krok 7
Rozhodněte se, zda chcete zprávy smazat, nebo vyberte složku, do které chcete archivovat starší zprávy. Klikněte na „OK“ pro potvrzení nabídky „Automatická archivace“ a poté na „OK“ pro potvrzení výběru v nabídce „Možnosti“.
Spropitné
Pokud nastavení automatické archivace uvádí, že by se v seznamu zpráv měly zobrazovat více než tři týdny, odeberte nebo zmenšete velikost podokna čtení, aby se skryté zprávy zobrazily. Pokud podokno čtení skrývá zprávy, uvidíte také posuvník vpravo.
Varování
E-mailové zásady vaší kanceláře mohou umožňovat viditelnost e-mailů pouze na tři týdny. Ověřte si u svého správce sítě, zda se jedná o tento případ, protože zásady společnosti mají přednost před osobním nastavením automatické archivace.
