Stáhněte si dostupnou šablonu hlavní knihy Excel z jedné z bezplatných stránek. Šablona by měla fungovat ve všech verzích Excelu. Hlavní kniha je záznam transakcí každého účtu ve vašem účetním systému. Vzhledem k tomu, že použití hlavní knihy a správných účetních technik vyžaduje použití podvojného účetnictví, každá zadaná transakce ovlivňuje dva účty.
Klikněte do buňky těsně nad "1" a nalevo od "A." Tím se zvýrazní celá stránka na listu hlavní knihy. Chcete-li list zkopírovat, podržte klávesy "CTRL" a "C". Klikněte na tlačítko "Vložit" v horní liště nabídek a přejděte dolů na tlačítko "Sešit" a poté klikněte. Klikněte na buňku v levém horním rohu nad "1" a nalevo od "A" v novém listu a podržte klávesy "CTRL" a "V" pro vložení šablony hlavní knihy do jiného listu. V této šabloně je prostor pro zadání transakcí hlavní knihy pro devět různých účtů.
Vytvořte alespoň pět stejných listů, čímž získáte celkem 45 různých účtů, které můžete sledovat. První list by měl být pro kontrolní, spořící nebo mzdové účty; nazvat jej „Bankovní účty“. Název vytvoříte kliknutím pravým tlačítkem myši na záložku v levém dolním rohu označenou „List 1“ a výběrem tlačítka „Přejmenovat“. Druhý list by měl být pro účty „Příjmy“. Ty by zahrnovaly příjmy z prodeje, příjmy ze služeb a vrácení zaplacených poplatků.
Třetí list by měl být pro účty „Výdaje“. Ty by zahrnovaly placené nájemné, služby, práci a licence nebo daně. Čtvrtý list by měl být pro účty „Equity“, včetně počáteční investice pro založení společnosti, případných čerpání pro vlastníka a případných reinvestic do společnosti. Konečně, pátý list by měl být pro „Závazky“, včetně úvěrů na budovy, vozidla, vybavení a kreditní karty.
Vytvořte další listy pro oblasti, které obsahují více než devět účtů. Pokud má nějaká z kategorií náhodou více než devět účtů, „Výdaje“ například vytvořte o jeden více resp další dva listy a přejmenujte je na „Výdaje 2“ a „Výdaje 3“. Každý účet, který vytvoříte, by měl být přiřazen a číslo. Obvykle všechny bankovní účty začínají 10--, příjmové účty 20--, nákladové účty 30--, majetkové účty 40-- a závazkové účty 50--.
Poznamenejte si sloupce na každé položce hlavní knihy. Sloupce data a popisu jsou samozřejmé. "Příspěvek Ref." sloupec je pro zadání čísla druhého účtu ovlivněného transakcí v řádku. Zbývající sloupce jsou „Debet“, „Kredit“ a „Zůstatek“.
Většinu času debet na účtu přidá peníze na tento účet a kredit odebere peníze z účtu. Pro každý debet musí existovat kredit. Jiný způsob, jak si to představit, je tento: Debet je „to, co máte“ a kredit je „odkud to je“.
Například za svůj účet za elektřinu zaplatíte 400 USD. Zaplatíte za to šekem z vaší obchodní kontroly. Zeptejte se sami sebe, co jste dostali? Získali jste elektřinu v hodnotě 400 USD, odečtěte tedy z účtu Utilities (#3010) částku 400 USD. Nyní se zeptejte sami sebe, kde se to vzalo? Přišlo z vašeho běžného účtu, takže připište na bankovní účet (#1010) 400 $.
Na účtu veřejných služeb zadejte číslo 1010 jako číslo příspěvku a na bankovním účtu zadejte číslo účtu #3010.
