Outlook Redirect vs. Vpřed

Za určitých okolností – například když jste mimo kancelář, ale potřebujete zkontrolovat e-mail, nebo když žonglujete více e-mailových účtů – Microsoft Outlook používá k přeposílání nebo přesměrování příchozích zpráv sadu příkazů zvaných pravidla automaticky. Přesměrování a přesměrování pošty lze také použít na jednotlivé zprávy bez vytvoření pravidla.

Aplikace Outlook používá programové příkazy, známé jako pravidla nebo filtry, které pomáhají spravovat e-maily, organizovat zprávy a zůstat u úkolu. Vestavěný Průvodce pravidly a výstrahami umožňuje uživatelům určit podmínky, za kterých aplikace Outlook automaticky provede jednu nebo více akcí nebo úkolů. Mezi oblíbená pravidla patří přesouvání zpráv od konkrétní osoby do určené složky, označování zpráv příznakem od určitého odesílatele ke sledování a odeslání mobilního upozornění po obdržení e-mailu obsahujícího určité slova. Mezi uživatelsky vytvořenými pravidly jsou příkazy pro automatické přeposílání a přesměrování příchozích zpráv.

Při přeposlání e-mailu se na začátku řádku předmětu objeví „FW:“ a ve výchozím nastavení tělo e-mailu obsahuje původní zprávu a podrobnosti o historii zprávy. Původní zpráva zůstane ve vaší doručené poště nebo v příslušné složce. Vytvořte pravidlo pro automatické přeposílání zpráv z nebo na konkrétní účet, pokud existují určité informace pravidelně sdílené se spolupracovníky nebo jinými stranami a chcete dát najevo, že jste součástí zprávy Dějiny. Například asistent odpovědný za koordinaci týdenních schůzek na oběd může nastavit pravidlo automaticky přeposílat e-maily z firemního cateringu obsahující slovo „faktura“ do účetnictví oddělení.

Zpráva je často přesměrována, když je přijata omylem. Hlavní rozdíl mezi přeposíláním a přesměrováním spočívá v tom, že zatímco přeposílání automaticky provádí změny ve vašem e-mailu a obsahuje podrobnosti o zprávě historie, přesměrování diskrétně odešle e-mail zamýšlené straně v původním napsaném stavu, takže to vypadá, jako by byl přijat přímo od originálu odesílatel. Toto je užitečná funkce, pokud zamýšlená strana nepotřebuje vědět, že jste e-mail obdrželi. Pro vaši evidenci, přesměrování také zanechá kopii zprávy ve vaší doručené poště nebo v určené složce. Nastavte pravidlo pro automatické přesměrování pošty, pokud pravidelně potřebujete přesměrovat zprávy na jiné strany. Například absolvent vysoké školy, který stále dostává zprávy zasílané na e-mailový účet své školy, může nastavit pravidlo pro automatické přesměrování pošty na novou e-mailovou adresu.

Někdy odesílatelé používají Information Rights Management, možnost společnosti Microsoft, která uděluje oprávnění e-mailovým zprávám a brání příjemcům v přeposílání, přesměrování nebo sdílení zprávy jinými způsoby. V těchto případech je nejlepší praxí upozornit odesílatele, že nejste zamýšleným příjemcem, pokud jste e-mail obdrželi omylem. Odesílatel může odebrat nebo změnit oprávnění nebo může zprávu odeslat znovu sám. Také pro ty, kteří přeposílají zprávu, zejména pokud e-mail obsahuje citlivá data, přesměrování pošta na adresu mimo síť vaší společnosti může porušovat interní zásady a soukromí zákony.