Systém správy digitálních souborů má velké obchodní výhody.
Jak se vaše podnikání posouvá do věku digitální distribuce, budete se muset rozhodnout, zda přejít z papírového archivačního systému na digitální systém správy souborů. I když se změna na zcela počítačový systém evidence může zdát zastrašující, výrazné výhody digitálního systému evidence přiměly mnohé k přechodu.
Snížené náklady
Vzhledem k nákladům na pronájem majetku za účelem uložení dokumentace se digitální podání začne vyplácet, jakmile je implementováno. Protože neexistuje žádné fyzické papírování, náklady na manipulaci a přenos dokumentů tam a zpět jsou výrazně sníženy. To také umožňuje, aby dokumenty, které musí být uloženy jako papír, byly uloženy na menších a levnějších místech.
Video dne
Going Green
Snížení uhlíkové stopy vašeho podnikání může být důležitým faktorem pro dosažení dnešní zeleně smýšlející spotřebitelské základny. Může výrazně zlepšit image společnosti, poskytnout daňové výhody a snížit náklady na dodávky. Digitální registrační systém může pozitivně změnit celý základ podnikání a přechod na „zelenější“ systém může poskytnout dostatek reklamních příležitostí.
Hladší pracovní postup
Získávání tištěných kopií dokumentů uložených a uložených fyzicky může být zdlouhavý proces, který je otevřený lidským chybám, bezpečnostním problémům a fyzickým ztrátám. To není případ digitálního systému. Během několika okamžiků je dokument přístupný na stole osoby, která jej potřebuje. Výsledkem je kratší pracovní doba, což umožňuje rychlejší postup a více času na vývoj projektů.
Vyšší bezpečnost
Zatímco tradiční papírový registrační systém může otevřít a prohlédnout si ho kdokoli, kdo k němu má přístup, a digitální archivační systém může poskytovat různé úrovně ochrany, které mohou uchovávat dokumenty důvěrné. Pomocí hesel, specifikovaných složek pro různé uživatele, šifrování dat a auditních záznamů, které vám umožní uchovávat a záznam o tom, kdo a kdy přistupoval k jakým souborům, může systém správy souborů udržet vaše dokumenty mnohem bezpečnější.
Spolehlivá archivace
Papírové dokumenty a soubory mohou být zničeny nadměrnou manipulací, poškozením požárem, povodněmi a jinými přírodními katastrofami. Protože data lze ukládat na servery kdekoli na světě, můžete své obchodní dokumenty bezpečně archivovat, aniž byste se museli stresovat případnými škodami na majetku. Svá archivovaná data můžete také přenášet pomocí věcí, jako jsou odnímatelné pevné disky, USB klíče a CD.
