Jaké jsou výhody a nevýhody Dokumentů Google?

Google nabízí Google Docs jako bezplatnou alternativu k Microsoft Word. Nulový dolarový cenový štítek pro Dokumenty dává výhodu Wordu a Dokumenty jsou kompatibilní s dokumenty Word, ale bezplatný textový procesor postrádá některé funkce, jako je podpora pro více sloupců. Dokumenty běží zcela z internetu, což způsobuje určitá omezení dostupnosti souborů, ale také poskytuje způsob, jak uložit neustálý proud revizí, takže nikdy neztratíte svou práci.

Na rozdíl od Microsoft Word a většiny ostatních textových procesorů běží Dokumenty Google ve webovém prohlížeči – Dokumenty nemusíte instalovat do počítače. Spouštění Dokumentů přes Internet umožňuje pracovat na jakémkoli počítači připojeném k Internetu, ale to představuje omezení: Pokud ztratíte připojení k Internetu, ztratíte přístup k programu. Jako řešení nabízí Google aplikaci Disk pro Chrome a desktopový program Disk, které poskytují offline přístup ke všem souborům na Disku, včetně souborů v Dokumentech. Chcete-li však pracovat offline, musíte plánovat dopředu. Pokud si Disk předem nenastavíte, aby fungoval offline, nebudete mít přístup k Dokumentům offline ani v nejmenším.

Všechny soubory, které upravujete v Dokumentech, se při každé změně automaticky ukládají na Disk Google, tedy pokud ano zhroutí počítač, můžete pokračovat přesně tam, kde jste skončili – Dokumenty nemají ani možnost „Uložit“ Nabídka Soubor. Disk ukládá každé uložení jako samostatnou revizi, což umožňuje vrátit změny. Google nezapočítává soubory Dokumentů do vašeho přiděleného místa na Disku, takže si můžete ponechat neomezený počet dokumentů a revizí. Ačkoli jsou tyto funkce užitečné, fungují výhradně prostřednictvím Disku Google: Dokumenty nelze propojit s Dropboxem, Boxem, SugarSync ani žádnou jinou službou cloudového úložiště. Pokud již používáte jinou službu a chcete prostřednictvím této služby sdílet soubor Dokumentů, musíte si soubor stáhnout a poté jej nahrát do preferované cloudové služby.

Dokumenty Google obsahují většinu stejných funkcí jako Microsoft Word, ale ne vše mezi těmito dvěma programy funguje stejně. V roce 2013 společnost Microsoft vydala reklamy, které upozorňovaly na konkrétní funkce chybějící v Dokumentech, včetně sloupců a podpory úprav obrázků. Google však občas přidává do Dokumentů nové funkce, jako je například přidání „Navrhované úpravy“ v polovině roku 2014 – ekvivalentní funkci Sledování změn ve Wordu. V několika případech nabízí Dokumenty funkce nad rámec Wordu, zejména pokud jde o spolupráci: V Dokumentech může na dokumentu pracovat více uživatelů současně a vidět změny v reálném čase.

Microsoft Word nabízí velkou výhodu díky své integraci se zbytkem sady Microsoft Office, jako je schopnost vložit buňky tabulky z Excelu do Wordu nebo vložit PowerPoint snímek do a dokument. Dokumenty podporují podobné vazby s dalšími kancelářskými programy Google, Tabulkami a Prezentacemi, ale pro pokročilejší programy Office, jako je Publisher, Access nebo Visio, neexistují žádné ekvivalenty Google. Dokumenty se také nemohou propojit přímo s vašimi daty aplikace Outlook za účelem hromadné korespondence nebo čtení informací ve vašem kalendáři.