Chraňte své soukromé informace před jejich odesláním e-mailem.
Napište nový dokument obsahující vaše soukromé informace do souboru Word nebo Excel. Případně zkopírujte a vložte informace do dokumentu. Zkopírujte a vložte tak, že zvýrazníte text v původním dokumentu, poté kliknete na „Upravit“ v hlavní nabídce a poté na "Kopírovat." V novém dokumentu umístěte pomocí myši kurzor na místo, kde se má text zobrazit, klikněte na „Upravit“ a poté "Vložit."
Uložte dokument, který chcete odeslat e-mailem, kliknutím na „Soubor“ v hlavní nabídce a výběrem „Uložit jako“. Zobrazí se dialogové okno, kde můžete souboru pojmenovat. Zadejte jméno a přidejte iniciály příjemce, abyste později mohli snadno identifikovat soubor chráněný heslem.
Zabezpečte soubor kliknutím na „Nástroje“ v hlavní nabídce, poté na „Možnosti“ a kliknutím na kartu „Zabezpečení“. Do pole „Heslo pro otevření“ zadejte heslo a poté jej znovu zadejte do druhého pole pro ověření. Nejlepší hesla mají alespoň osm znaků a používají kombinaci velkých písmen a malých písmen písmena, číslice a symboly, které můžete přidat posunutím jednoho z čísel z číselné řady na vašem klávesnice.
Napište příjemci e-mail a připojte dokument obsahující citlivé informace. Informujte příjemce, že dokument je chráněn heslem a že heslo poskytnete. Nepište heslo do stejného e-mailu, který obsahuje heslem chráněný dokument. Zavolejte příjemci a sdělte mu heslo, pokud máte telefonní číslo, nebo zašlete samostatný e-mail obsahující heslo. Neuvádějte, jak budete příjemce kontaktovat, a pokud posíláte heslo e-mailem, ponechte předmět prázdný.
Až budete mít jistotu, že správný příjemce obdržel její kopii, odstraňte z počítače dokumenty chráněné heslem. Pokud příjemce potřebuje provést změny nebo upravit dokument chráněný heslem, budete muset poskytnout pokyny pro odstranění hesla; viz krok tři.
Spropitné
Pro větší míru zabezpečení můžete svůj dokument zašifrovaný heslem zkomprimovat do souboru WinRAR nebo WinZip, přičemž oba mohou být také chráněny heslem, a odeslat jej e-mailem. Další informace naleznete v souboru nápovědy WinRAR nebo WinZip.
