Udržování papírování v jednotném systému znamená, že se nebude dezorganizovat.
Spisový systém je způsob organizace papírování a dokumentů ke skladování. Je vedena skříň nebo krabice, která obsahuje tištěné verze dokumentů, zatímco elektronický systém uchovává data v počítači. Tato data mohou být e-maily nebo naskenované papíry. Jakmile je systém nastaven, je důležité jej udržovat, aby zůstal v pořádku a pravidelně přidával aktualizované informace. Chcete-li systém udržovat, budete muset vytvořit postup pro používání obou systémů.
Podání v tištěné podobě
Krok 1
Označte každou složku, složku a zásuvku nebo krabici. Název by měl obsahovat předmět dokumentace plus datum zahájení papírování. Například „Příjmy červen 2010 – současnost“ nebo „Složka lidských zdrojů únor 2008“.
Video dne
Krok 2
Vytvářejte nové složky, pořadače a zásuvky nebo krabice, když máte k uložení novou kategorii papírování nebo když jsou starší složky, pořadače a šuplíky plné. Použijte barevné kódování k rozlišení let nebo měsíců.
Krok 3
Přidejte nové dokumenty do nejrelevantnější složky nebo zásuvky. Náhodné vkládání dokumentů do složek zničí kartotéku, protože informace budou hledány na nesprávném místě. Pokud systém seřadí dokumenty podle abecedy, pokračujte v používání tohoto procesu namísto přechodu na jiný formát.
Krok 4
Odstraňte staré nepotřebné dokumenty ročně. Jak budete pokračovat v přidávání do souborů, některé informace se stanou irelevantními a zastaralými. Skartujte jej a uvolněte další úložný prostor.
Elektronické podání
Krok 1
Vytvářejte složky nebo adresáře v počítači. Data pravidelně konsolidujte, aby nebyla neuspořádaná. Mít několik síťových jednotek nebo více složek obsahujících podobné informace není efektivní způsob organizace dat.
Krok 2
Data pravidelně zálohujte. K tomu použijte DVD, USB disk, externí pevný disk nebo externí společnost. To chrání data před ztrátou.
Krok 3
Zabezpečte data uzamčením každého souboru, udělením přístupu delegovaným uživatelům nebo přidáním hesla při otevírání souboru. Tím se zabrání zneužití dat, podvodu nebo neoprávněnému přístupu. Navíc si můžete být jisti, že jej používají pouze lidé, kteří vědí, jak systém funguje.
Krok 4
Napište postup pro používání elektronické podatelny. Zahrňte podrobné pokyny, jak data vyhledat, odkazovat, kategorizovat a archivovat, aby každý uživatel obsluhoval systém stejným způsobem. Udržujte jej aktualizované, pokud systém upravíte, abyste předešli záměně mezi uživateli.
Krok 5
Každé dva roky zkontrolujte registrační systém. Zkontrolujte, zda funguje dobře – to lze definovat podle toho, jak efektivní je archivace, jak snadné je najít data a jak je organizovaná. Odstraňte také nepotřebné soubory a minimalizujte elektronický nepořádek.
Věci, které budete potřebovat
Kartotéka nebo krabice
Složky
Prázdné štítky
Pera nebo fixy
Počítač
Spropitné
Uspořádejte skupinový školicí den, kde vysvětlíte, jak jednotlivé systémy evidence fungují, aby je bylo možné spravovat a udržovat denně.
Požádejte o zpětnou vazbu, jak vyvinout systém evidence, aby byl uživatelsky přívětivější nebo lépe organizovaný.
