20 tipů pro ninja, jak z Gmailu vytěžit maximum

Gmail překonal v roce 2015 900 milionů uživatelů. Není to špatné pro projekt, jehož kódové jméno pochází z karikatury Dilberta. Když to začalo, nikdo tomu nevěřil - debutovalo to na prvního dubna.

Částečně kvůli jednoduchému rozhraní Gmailu si lidé jen zřídka dávají tu práci, aby se naučili jeho mnoho funkcí. Vždyť už je to tak snadné. Ale pro ty, kteří si najdou čas na to, aby se naučili jeho detaily, se Gmail stává mnohem výkonnějším nástrojem. Zde je 20 tipů, které vám pomohou stát se ninjou Gmailu.

Toto je nejdůležitější nástroj pro navigaci v Gmailu. Pokud jste jako většina lidí, pravděpodobně jste to nikdy nepoužili. Klikněte na Ozubené kolo – nachází se v pravém horním rohu obrazovky Gmail – a vstoupíte do skvělého nového světa.

První věc, které si všimnete, když kliknete na Ozubené kolo je několik možností pod nadpisem tzv Hustota zobrazení. Tím se nastavuje těsnost, s jakou se e-maily zobrazují vedle sebe. Je to užitečné při práci s obrazovkami různých velikostí. Vyberte možnost, která vám nejlépe vyhovuje.

Můžete si také vybrat, kolik e-mailů se má na stránce zobrazit. Klikněte na Ozubené kolo a pak Nastavení > Obecné. Pod Maximální velikost stránky můžete si vybrat počet konverzací (tj. e-mailů) na stránku, od 10 do 100.

Pamatujte, že kdykoli provedete změnu v Nastavení, musíte jít dolů na konec stránky a vybrat Uložit změny nebo vaše změny nebudou zachovány.

Výběr motivu je jednou z nejdramatičtějších vizuálních změn, které můžete v Gmailu provést. Přejít na Ozubené kolo a vyberte Témata. Uvítá vás řada pozadí. Barevné pozadí vám dává pocit, že pracujete přímo na ploše, nikoli v prohlížeči. A jako pozadí si můžete vybrat jeden ze svých vlastních obrázků.

Pokud se chcete vrátit k výchozímu pozadí Gmailu, vyberte to označené Světlo.

Můžete si také vybrat styl textu. Přejít na Ozubené kolo a vybrat si Nastavení > Obecné a uvidíš Výchozí styl textu. Zde si můžete vybrat font, styl a barvu textu.

Jak vnímáte svá vlákna? Nemáme na mysli oblečení. Vlákna je funkce mnoha e-mailových programů, která seskupuje zprávy s jejich odpověďmi. To se vám může nebo nemusí líbit; možná budete chtít vidět každý e-mail zobrazený samostatně. Pokud nechcete, aby byly vaše e-mailové konverzace vnořené do sebe, můžete tuto funkci vypnout. Vydejte se na Ozubené kolo a vyberte Nastavení > Obecné a pak Zobrazení konverzace. Vyberte přepínač vedle Zobrazení konverzace je vypnuto skoncovat s vlákny.

Můžete také změnit styl doručené pošty. Přejít na Ozubené kolo a vybrat si Nastavení > Doručená pošta. Vyberte rozbalovací nabídku vedle Typ doručené pošty. Je nastaveno na výchozí, což představuje e-maily v pořadí, v jakém byly přijaty. Ale možná byste preferoval jiný způsob. Možná byste chtěli nejprve vidět nepřečtené e-maily nebo e-maily označené hvězdičkou nebo dokonce důležité e-maily nahoře.

Ale ptáte se: Jak může Gmail vědět, co je důležité? Výborná otázka! A tím se dostáváme k našemu úplně dalšímu tipu.

Můžete Gmail naučit, které zprávy jsou pro vás důležité. Vedle každého e-mailu je malá ikona podobná vlaječce, která po kliknutí zežloutne (podrobnosti viz snímek obrazovky). Kliknutím na něj sdělíte Gmailu, že je to důležité. Po chvíli se Gmail chytne a začne tyto e-maily automaticky identifikovat jako důležité. Například každý e-mail, který přijde od vašeho šéfa, bude označen jako důležitý. Naopak můžete zrušit výběr e-mailů, které nejsou důležité, ale Gmail je takto omylem identifikuje. Brzy budete mít Gmail, který za vás bude třídit e-maily.

Vizuální uspořádání e-mailů vám může pomoci identifikovat důležité e-maily, když se do doručené pošty rychle dostanete. K tomu slouží dva hlavní nástroje Gmailu štítky a hvězdy. Začněme štítky, které také fungují jako složky v Gmailu. Chcete-li vytvořit štítek, přejděte do horní části okna a vyberte možnost Přesunout do ikona ve tvaru složky.

Když na něj kliknete, zobrazí se rozbalovací nabídka. Vybrat Vytvořit nový. Pojmenujte svůj nový štítek a klikněte Vytvořit.

Jak jsme zmínili, štítky jsou ve skutečnosti pouze názvy, které Gmail používá pro složky. Zobrazují se na levé straně vaší doručené pošty pod Komponovat knoflík. Označené e-maily můžete vylepšit tím, že jim přiřadíte barvu. Pokud umístíte kurzor na název štítku, uvidíte malou šipku vpravo. Klikněte na něj a objeví se rámeček. V horní části krabice uvidíte Barva štítku. Klikněte na šipku napravo od toho a objeví se pole pro výběr barvy štítku. Jednoduše klikněte na požadovanou barvu a bude to barva vašeho štítku.

Hvězdičky jsou dalším skvělým způsobem, jak nechat své e-maily vizuálně vyniknout. Podívejte se na pravý okraj seznamu e-mailů v doručené poště a měli byste vidět duté hvězdy. Když kliknete na hvězdu, zežloutne. Bum, teď jste označili zprávu. Může to znamenat, co chcete; označení e-mailů hvězdičkou může e-mail označit jako důležitý, vyžadující následnou kontrolu nebo něco jiného. Je to na tobě.

Žlutá je skvělá, ale na výběr máte také z mnohem více barev, což značně rozšiřuje organizační hodnotu těchto malých ikon. Pokaždé, když klepnete na hvězdu, projde jednou z dostupných barev.

Ale je tu trik: Můžete ovládat, které barvy (a dokonce i tvary) jsou k dispozici. Klikněte na Ozubené kolo a vyberte Nastavení > Obecné. Přejděte dolů na hvězdy. Hvězdičky (a tvary) můžete přetahovat mezi sekcemi Nepoužívá se a Používáno, což vám dává veškerou moc při určování toho, co se stane, když kliknete na hvězdy zpět v doručené poště.

Jakmile si vyberete, co chcete, nezapomeňte kliknout Uložit změny.

Jakmile budete zpět ve své doručené poště, můžete si vybrat požadovanou barvu hvězdy (nebo jiné ikony) opakovaným kliknutím na ikonu hvězdičky vedle vašeho e-mailu. Postupně projde vašimi barevnými možnostmi.

Vytváření filtrů je skvělý způsob, jak zlepšit produktivitu Gmailu. V podstatě vytváříte pravidla, která automatizují odpovědi Gmailu na příchozí e-maily. To vám ušetří čas, protože už nemusíte řešit každý e-mail samostatně. Pravidla mohou být cokoli, od přesouvání e-mailů přes jejich přeposílání až po odesílání předpřipravené odpovědi.

Nejprve vyberte e-mail, pro který chcete vytvořit filtr. Poté vyberte Více z horní lišty nabídky a přejděte dolů na Filtrujte zprávy, jako jsou tyto.

V níže uvedeném příkladu jsme vybrali marketingový e-mail ze symfonie Phoenix. První krabice, která se objeví, má Z: řádek vyplněn. Klikněte tam, kde je uvedeno Vytvořte filtr pomocí tohoto vyhledávání.

Jakmile skončíte, budete přeneseni do dalšího pole, kde můžete vytvořit pravidlo nebo filtr, které chcete. V tomto případě vytvoříme dvě pravidla: přeskočit doručenou poštu a kategorizovat tyto typy e-mailů jako propagační. Po výběru pravidel klikněte na Vytvořit filtr. Po dokončení budou všechny e-maily z marketingového oddělení symfonie Phoenix procházet doručenou poštou a jdou přímo na adresu Propagační akce.

V tomto poli uvidíte, že máte mnoho možností, jak vytvořit filtr. Všechny e-maily přicházející od odesílatele (v tomto případě phoenixsympony.org) můžete označit hvězdičkou, označit je jako přečtené nebo je mimo jiné smazat.

Vytvořením filtrů zavedete do své doručené pošty tok, který udrží e-maily v pohybu požadovaným směrem, což výrazně zvýší efektivitu vašeho e-mailu.

Když vytvoříte filtr, nebude mít žádný vliv na e-maily, které jste již obdrželi – pokud nezvolíte Použít filtr také na odpovídající konverzace což je zaškrtávací políčko hned napravo od Vytvořit filtr knoflík.

Pravděpodobně jste odeslali alespoň jeden e-mail, který si přejete dostat zpět.

Přáli byste si, abyste mohli kliknout na tlačítko Vrátit zpět okamžiky poté, co jste klikli na Odeslat? Naštěstí v Gmailu to můžete udělat. Klikněte na Ozubené kolo pak Nastavení > Obecné. Klepnutím na zaškrtávací políčko povolte Vrátit zpět odeslání a vyberte si čas, který si chcete věnovat. Mějte na paměti, že čím déle nastavíte lhůtu pro vrácení zpět, tím déle bude trvat odeslání každého e-mailu z vaší pošty k odeslání, takže 10 nebo 20 sekund pravděpodobně postačí.

Klávesové zkratky jsou skvělým nástrojem pro rychlejší pohyb v Gmailu. Můžete je použít k navigaci v Gmailu a také k usnadnění třídění zpráv. První věc, kterou musíte udělat, je zapnout klávesové zkratky, protože jejich výchozí poloha je zakázána. To provedete kliknutím na ozubené kolo Nastavení > Obecné. Jít do Klávesové zkratky a vyberte přepínač vedle Klávesové zkratky zapnuty.

Úplný seznam klávesových zkratek Gmailu navštivte zde. Můžete také najít cheat sheet Gmail tady.

Většina z nás má více než jeden e-mailový účet. A je možné přidat tyto účty do Gmailu, takže se nemusíte přihlašovat k více účtům, abyste si mohli zkontrolovat e-maily, pokud se jedná o běžné účty POP3.

Budete potřebovat znát nastavení e-mailových účtů, které plánujete přidat. Jakmile budete mít tyto informace, přejděte do zařízení Gear Nastavení > Účty a import. Poté vyberte Přidejte svůj vlastní poštovní účet POP3.

Odtud stačí zadat informace, které Gmail požaduje. Gmail se pokusí některé z nich naplnit automaticky, ale může to být špatně. Je lepší vědět tyto informace předem a zadat je ručně. Všimněte si také tlačítka vedle Nechte kopii načtených zpráv na serveru. Tuto možnost vyberte, pokud často kontrolujete poštu tohoto účtu z jiných míst. Po vyplnění údajů klikněte Přidat účet. Nyní jste nastavili Gmail pro příjem e-mailů z vašeho druhého účtu.

Budete také dotázáni, zda chcete být také schopni poslat e-maily z tohoto účtu. Pokud vyberete ano, v dalším poli se vás zeptá, zda chcete Zacházet jako s aliasem. Toto je osobní volba, která ovlivňuje nastavení vyhledávání více než cokoli jiného. Můžete se dozvědět více podrobností tady. V podstatě, pokud si vyberete Zacházet jako s aliasem, když budete hledat „Od: Já“, Gmail bude s touto novou adresou zacházet také jako s „Já“ – tedy s vámi – a stáhne všechny vaše e-maily z nového účtu, který jste přidali.

Budete také požádáni o vyplnění informací o vašem odchozím serveru a hesla. Když kliknete na tlačítko Další, můžete být požádáni o potvrzovací kód prokazující, že skutečně vlastníte daný účet, který vám bude zaslán e-mailem nebo zasláním SMS na váš telefon. Po dokončení tohoto kroku jste připraveni jít. Nový e-mail uvidíte pod Odeslat poštu jako: v Účty a import pod nastavením.

Když příště odešlete e-mail, všimnete si rozevíracího pole Z: řádek vašeho e-mailu. Dává vám možnost odeslat e-mail z původního účtu Gmail nebo z nového účtu, který jste přidali. Možná budete chtít být opatrní, že odesíláte z adresy, ze které chcete odesílat. K dispozici je nastavení Účty a import to vám umožní Odpověď ze stejné adresy, na kterou byla zpráva odeslána. S tímto vybraným byste se měli vyvarovat chyb, pokud je vaším cílem mít vždy totéž do: az:.

Přidání dalších e-mailových účtů může být trochu komplikované. Takže na to navazujeme jednoduchým tipem, který vám může ušetřit spoustu rozčilení. Možná jste si všimli, že jste nashromáždili bezbožné množství propagačních e-mailů. Je čas je políbit na rozloučenou a využít vzácných 15 GB prostoru, který vám Gmail přidělil, na důležitější věci.

Možná už to víte, když kliknete na Vybrat vše v levém horním rohu horního menu, je vybráno pouze 100 e-mailů (nebo kolik e-mailů jste nastavili pro jednu stránku). Pokud máte hodně e-mailů, bude trvat dlouho, než jich smažete 100 najednou.

Ukázalo se, že řešení se skrývá na očích - a pravděpodobně jste si toho nikdy nevšimli. Když vyberete vše, pokud je v této složce nebo štítku více e-mailů, než se vejde na aktuální stránku, vždy budete mít možnost vybrat všechny e-maily. Kliknutím na odkaz ve žluté zprávě vyberete vše.

Jakmile si vyberete e-maily, klikněte Vymazat. Hotovo a hotovo!

Operátory vyhledávání jsou klávesové zkratky světa vyhledávání. Když se je naučíte hned, ušetříte si později spoustu prosévání. Pomohou vám upřesnit vyhledávání, když budete tento e-mail hledat v kupce sena.

Operátory vyhledávání v Gmailu zahrnují Z: který, když následuje jméno, automaticky najde všechny e-maily od dané osoby. Podobně je tomu Na: který specifikuje příjemce. Chcete-li například rychle najít všechny své fanouškovské e-maily odeslané legendě komiksů Stanu Lee, napište Komu: Stan Lee a seznam se zobrazí ve vaší doručené poště. Můžete také vyhledávat podle předmětu pomocí Předmět: Komiksy. (Upozorňujeme, že mezi dvojtečkou a hledaným výrazem nesmí být žádná mezera.) Můžete také vyhledávat podle štítků (Označení:) a třídit e-maily podle příloh (Má: přílohu).

Existuje mnoho dalších způsobů vyhledávání a Gmail poskytuje seznam vyhledávacích operátorů tady.

Inženýři Google často přidávají „experimentální“ věci, aby Gmail vylepšili. Google Labs je místo, kde si můžete nejprve vyzkoušet některé z těchto nových funkcí.

Ponořte se přímo dovnitř kliknutím na Ozubené kolo a vybírání Nastavení > Laboratoř. Právě jste vstoupili do testovací oblasti. Zde najdete věci, jako je ikona ověřování pro ověřené odesílatele (nástroj, který zabraňuje spammerům v napodobování zpráv, aby vypadaly, že pocházejí z důvěryhodného webu). Chcete-li to vyzkoušet, klikněte Umožnit.

Vyzkoušejte, které se vám líbí; ty, o kterých se rozhodnete, že je ve skutečnosti nepotřebujete, můžete vždy zakázat.