Jak uložit dokumenty aplikace Word bez značek

Režim kontroly aplikace Microsoft Word – běžně označovaný svou nejoblíbenější funkcí „Track Changes“ – umožňuje uživatelům sdílet dokumenty a spolupracovat na nich. Povolení této funkce způsobí, že si Word zaznamená všechny úpravy provedené v dokumentu od tohoto okamžiku a umožní vám zanechat komentáře pro ostatní uživatele, kteří si dokument prohlížejí. I když může být užitečné sledovat změny ve Wordu, může být trapné nebo dokonce katastrofální odeslat dokument Word klientovi, třídnímu instruktorovi nebo kolegovi, jen aby mu bylo řečeno, že všechny značky a komentáře jsou viditelné při otevření dokument. Můžete tomu zabránit vypnutím sledování změn ve Wordu, ale musíte pochopit, že Word může stále sledovat změny, i když je nevidíte.

Většina uživatelů, kteří omylem pošlou dokumenty, které stále vykazují označení, tak činí z jednoduchého důvodu; skrytí sledovaných změn ze zobrazení neodstraní tyto změny z dokumentu. Microsoft Word umožňuje uživatelům skrýt a odhalit poznámky k dokumentu na kartě „Recenze“ podle potřeby aktualizujte program a minimalizujte rozptýlení, které může přijít s každou úpravou a novou větou přihlášen. Toho lze dosáhnout pomocí rozevíracích nabídek na kartě Kontrola napravo od tlačítka „Sledovat změny“. I když program nezobrazuje změny tak, jak k nim dojde, pokud byla funkce povolena, Word je stále sleduje a zaznamenává je do dokumentu. Můžete uložit dokument se změnami skrytými ve vašem zobrazení, ale budou se stále zobrazovat ostatním uživatelům, pokud je správně neodstraníte.

Zatímco dříve bylo složité uložit dokument aplikace Word bez označení, sada Microsoft Office 2016 tento proces zjednodušuje. Kliknutím na záložku "Review" v nabídce nad dokumentem zahájíte proces a výběrem tlačítka "Track Changes" v nabídce režimu Review vypnete sledování. Pokud v dokumentu nevidíte protokol změn, klikněte na horní rozevírací nabídku napravo od tlačítka Sledovat změny. Pokud nejsou viditelné žádné změny, mělo by být uvedeno „Bez značek“. Vyberte "Všechny značky", chcete-li odhalit všechny úpravy zaznamenané pro dokument. Zobrazí se také komentáře k dokumentu, pokud nějaké existují. Podívejte se do okna na pravé straně obrazovky. Chcete-li všechny změny nebo komentáře odmítnout, musíte je vyřešit nebo odmítnout. Chcete-li tak učinit rychle, vyberte rozevírací nabídky pod tlačítky „Přijmout“ nebo „Odmítnout“ v podokně Změny a také tlačítkem „Odstranit“ v podokně Komentáře. Kliknutím na možnost přijmout, odmítnout nebo odstranit všechny změny nebo komentáře je řešení změn mnohem rychlejší.

Až vyřešíte změny a odstraníte všechny komentáře, uložte dokument a znovu jej otevřete ve Wordu. Pokud stále existují nějaké sledované změny, Word při načtení dokumentu zobrazí poznámky k označení – což vám umožní je podle potřeby vyhledat a vyřešit nebo odstranit. Můžete také použít funkci Document Inspector aplikace Word ke kontrole dokumentu jako celku, k odstranění jakéhokoli informace, které možná nechcete sdílet, jako jsou osobní údaje zadané do dokumentu nebo skryté text. K tomu se dostanete kliknutím na "Soubor" z nabídky v horní části okna aplikace Word a výběrem "Informace", poté "Zkontrolovat problémy" a nakonec "Prohlédnout dokument".