Jak hledat v excelové tabulce

Excel je nesmírně užitečný nástroj, pokud jde o analýzu a syntézu velkého množství informací, ale najít jedinou frázi nebo číslo v obsáhlé tabulce může být jako hledání jehly v a kupka sena. S tolika sloupci a řádky dat není ruční vyhledání jediné informace snadné ani praktické. proč Microsoft zahrnul několik funkcí, které můžete použít k vyhledávání v Excelu a vyhledání informací, které máte hledat. K problému však můžete přistupovat několika způsoby, takže je dobré se o nich dozvědět všechny, než se rozhodnete pro nejlepší cestu vpřed.

Nejjednodušší způsob, jak vyhledat v tabulce konkrétní frázi nebo číslo, je pomocí Nalézt stejným způsobem jako v aplikaci Microsoft Word a mnoha dalších aplikacích sady Office. Tato možnost nevyžaduje žádný kód a vrací přesně to, co hledáte – umístění buněk konkrétních řetězců textu nebo čísel. Další možnosti pro nalezení konkrétních informací v tabulce jsou užitečnější pro nalezení něčeho v konkrétní buňce a vyžadují trochu více práce, abyste získali přesně to, co chcete.

Pod Domov hledejte zcela vpravo na pásu karet Najít a vybrat v Editace skupina. Klikněte na šipku rozevíracího seznamu a poté vyberte Nalézt nebo Nahradit ze zobrazených možností. The Nalézt Tato možnost slouží pouze k vyhledání konkrétních částí textu a zobrazí nejjednodušší verzi okna. Do pole zadejte text, který hledáte Najít co pole a poté klepněte na jedno z nich Najdi další procházet všemi výskyty slova, čísla nebo fráze nebo Najít vše zobrazíte seznam všech umístění buněk obsahujících hledaný výraz.

Klikněte Možnosti >> vyvolat více možností pro přesně to, co chcete, aby se okno vrátilo. Můžete změnit V rámci pole pro prohledání listu nebo celého sešitu. Hledání lze organizovat podle řádku nebo sloupce pomocí Vyhledávání pole a můžete se rozhodnout prohlížet vzorce, hodnoty nebo komentáře pomocí Podívejte se do pole. Máte také možnosti pro Shodný případ, která vrací pouze buňky s odpovídajícími případy, nebo pro Porovnejte obsah celé buňky když chcete pouze výsledky, ve kterých hledaný výraz zabírá celou buňku. Můžete použít Formát možnost najít instance konkrétního formátování.

The Nalézt volba vyhledá výraz, který hledáte, ale co když chcete něco změnit v každém případě, kdy se vyskytne? Pokud jste například uvedli jméno klienta jako Kovář, ale vlastně je Smyth, budete chtít změnit každou instanci Kovář na Smyth. Použijte Nahradit funkci, kterou vyberete buď pomocí rozbalovací nabídky pod Najít a nahradit nebo přepnutím na Nahradit z okna, které jste vyvolali v posledním kroku pomocí Nalézt volba.

Tato metoda funguje úplně stejně jako Nalézt sekce, kromě toho, že existuje další pole nazvané Nahradit za kde zadáte požadovaný text nebo číslo na jeho místo. V příkladu byste zadali Kovář v Najít co pole a Smyth v Nahradit za pole. Všechny ostatní možnosti jsou stejné, takže se můžete rozhodnout najít konkrétní termín a přeformátovat každou z buněk, které jej obsahují, například pomocí Formát možnost vedle Nahradit za pole.

Stejně jako v Nalézt sekce, můžete kliknout Nahradit nebo Vyměnit vše buď nahradit každou instanci postupně, nebo je nahradit všechny najednou.

Existují specifické funkce Excelu navržené tak, aby zvládaly různé aspekty vyhledávání v Excelu, s Vyhledávání funkce je jednou ze dvou nejdůležitějších. Tato funkce je navržena tak, aby vám pomohla vyhledat řetězec znaků v konkrétní buňce. Naučit se základy jeho používání může být užitečné v mnoha situacích, zvláště když máte buňky obsahující mnoho znaků.

The Vyhledávání funkce v Excelu má tři argumenty ve formátu HLEDAT(najít_text; v_textu; [počáteční_číslo]) pomocí terminologie Excelu. The najít_text sekce je místo, kde zadáte textový řetězec, který hledáte, a uvnitř_textu sekce je místo, kam zadáte odkaz na buňku obsahující text, který chcete hledat. Toto vrátí číslo, které vám řekne číslo znaku, kde váš hledaný výraz začíná nebo #HODNOTA! pokud se v buňce vůbec neobjeví. Poslední volitelný argument [_start_num_] můžete použít k zadání čísla znaku, který zahájí hledání na tomto čísle znaku a ignoruje vše před ním.

Pokud jste například hledali PSČ 98199 z řady adres, abyste v tabulce našli lidi, kteří žili v konkrétní lokalitě, zadejte =Search("98199", [cell reference_]) s odkazem na konkrétní buňku na místě [_cell reference_], takže _=Search("98199", A3), například. Odtud můžete vzorec přetáhnout dolů ve sloupci nebo přes řádek a zkontrolovat další buňky a pamatovat si, že se vrátí #HODNOTA! pokud se termín neobjeví.

The Nalézt funkce v Excelu funguje velmi podobně jako Vyhledávání funkce, ale není tak efektivní jako použití Najít a nahradit pokud chcete prohledat celý list. Argumenty z Nalézt funkce jsou přesně stejné jako u Vyhledávání funkce: najít_text, v rámci_textu, [počáteční_číslo]. Takže ho použijete stejným způsobem.

V předchozím příkladu byste zadali =Najít("98199",A3) podívat se, kde se v buňce A3 nachází PSČ, pokud se vůbec zobrazuje. Výstupy jsou také stejné jako u Vyhledávání funkce. Tento vzorec můžete zadat do jedné buňky a poté jej přetažením zkopírovat, ale změnit libovolnou buňku odpovídající odkazy, což vám umožňuje prohledávat tabulku nebo sloupec nebo řádek v ní pro a konkrétní termín.

Možná se ptáte proč Vyhledávání a Nalézt jsou samostatné funkce Excelu, pokud mají stejné argumenty a vydávají stejné základní informace. Mezi těmito dvěma funkcemi jsou dva klíčové rozdíly a naučení se těchto funkcí vám pomůže určit tu nejlepší, kterou v každé situaci použít.

The Vyhledávání funkce nerozlišuje velká a malá písmena, ale Nalézt je. Pokud hledáte zelenánapříklad Nalézt funkce nevrátí hodnotu pro buňky, které obsahují Zelená, ale Vyhledávání funkce bude. Další hlavní rozdíl mezi těmito dvěma je ten Vyhledávání umožňuje použít zástupné znaky ve vyhledávacím řetězci, což může být užitečné v mnoha situacích, ale Nalézt ne.

Pokud chcete vyhledat začátek a konec konkrétního výrazu, ale chcete vrátit všechny výsledky bez ohledu na to, co je uprostřed hledaného výrazu, můžete použít zástupné znaky ? a ***** pomocí funkce Hledat nebo dialogového okna Najít a nahradit.

The ? znak umístěný uprostřed hledaného výrazu ( najít_text argument) říká Excelu, aby do prostoru, kde je otazník, zahrnul konkrétní výraz s libovolným samostatným znakem. Například pokud hledáte s? t, dostaneš seděl nebo soubor jako výsledky, ale ne strávil, protože druhá možnost má mezi znaky více znaků s a t.

The Znak **** funguje v podstatě stejně jako otazník, s tím rozdílem, že v prostoru, který zabírá, může být libovolný počet znaků. Pokud například hledáte _st, _ výsledky mohou zahrnovat seděl, sedět, plivat, bod, strávil a jakákoli jiná kombinace s s a t na jeho začátku a na konci. Použitím libovolného zástupného znaku ve vyhledávání získáte všechny výsledky, které hledáte, aniž byste přehlédli cokoliv, co by mohlo být relevantní, ale buďte opatrní, jak to používáte, protože to může také vést k nepatřičným Výsledek.

Co tedy dělat, když chcete hledat otazník? Jak byste zabránili Excelu, aby s ním zacházel jako se zástupným znakem? Toho lze dosáhnout zadáním vlnovky ~ v poli před znakem, který hledáte. Pokud byste například chtěli hledat otazník v buňce A2, zadali byste =Hledat("~?",A2) do prázdné cely.

Když hledáte jeden z mnoha výrazů v konkrétní buňce, dosud popsané metody nefungují, pokud pro každý jednotlivý výraz nevytvoříte samostatné vyhledávání. Pomocí vzorce je však možné hledat více výrazů najednou, i když správné nastavení této metody chvíli trvá. Tato metoda zahrnuje Vyhledávání funkce pracující v kombinaci s JeNumber funkce a SumProduct.

Ačkoli to není povinné, vytvoření a pojmenovaný rozsah protože seznam věcí, které chcete testovat, zjednodušuje proces. Udělejte to zadáním každého z hledaných výrazů do sousedních buněk, zvýrazněním všech buněk a následným pojmenováním zadáním názvu do levého horního pole nalevo od řádku vzorců. To vám umožní odkazovat na celý seznam jeho křestním názvem. Můžete však také zahrnout všechny hledané výrazy bez vytvoření pojmenovaného rozsahu tak, že je oddělíte čárkami uvnitř { } závorky.

Chcete-li otestovat buňku, použijte vzorec:

=SUMPRODUCT(--ISNUMBER(HLEDAT([pojmenovaný rozsah],[buňka])))>0

kde [pojmenovaný rozsah] je nahrazeno názvem rozsahu nebo hranatými závorkami { } obsahujícími každý samostatný výraz a [buňka] je nahrazeno odkazem na buňku, kterou chcete testovat.

Vzorec vrací a SKUTEČNÝ hodnota, pokud daná buňka obsahuje jeden z výrazů resp NEPRAVDIVÉ pokud ne. Lze jej přetáhnout dolů a zkontrolovat další buňky, protože odkaz na buňku ve vzorci se automaticky aktualizuje.

V Excelu můžete vyhledávat mnoha způsoby, takže který byste měli použít? Odpověď velmi závisí na vašem účelu. Pokud prohlížíte velký seznam buněk pro jeden konkrétní termín – a ve většině situací obecně – Najít a nahradit box je nejjednodušší a nejúčinnější způsob, jak dosáhnout svého výsledku. Pokud však chcete najít konkrétní termín v řadě dlouhých buněk, Vyhledávání Funkce je pravděpodobně nejlepší volbou, protože nerozlišuje velká a malá písmena a umožňuje používat zástupné znaky.

Pokud hledáte jednu z mnoha věcí v konkrétních buňkách, vzorec v předchozí části je nejúčinnějším způsobem, jak dokončit svůj úkol.