Jak tisknout štítky pomocí aplikace Word

Microsoft Word již velmi dlouhou dobu obsahuje šablony pro tisknutelné listy štítků i pro běžné dokumenty, jako jsou dopisy. S rozložením štítků pro různé dodavatele může Word buď vytisknout jednu položku na konkrétní štítek, nebo vytvořit celý list štítků najednou.

Pokud máte seznam kontaktů v adresáři aplikace Outlook nebo v tabulce Excel nebo v databázi Accessu, může hromadná korespondence importovat informace a automaticky vytvořit řadu štítků. Případně si můžete vytvořit svůj vlastní seznam adresátů přímo ve Wordu během hromadné korespondence. Hromadná korespondence od Microsoftu není kouzelná, ale dokáže fungovat téměř tak rychle.

Hromadná korespondence samozřejmě zahrnuje spoustu výhod pro poštovní domy a velké korporace provádějící hromadné rozesílání. Ale i pro obyčejné lidi je to velmi užitečné. Pokud již nepotřebujete ručně oslovovat každou obálku, může se vaše rodina vrátit v duchu každého prosince rozesílat krásná (papírová) pohlednice k svátku. Pokud pomáháte provozovat místní PTA nebo skautský oddíl, hromadná korespondence by se mohla velmi hodit pro rozesílání letáků.

Hromadná korespondence zahrnuje tři dokumenty. Pokud jde o štítky, hlavním dokumentem je ten, který používáte k nastavení rozvržení, včetně firemního loga nebo vaší zpáteční adresy na přepravních štítcích, pokud je chcete uvést. Zdrojem dat je váš seznam adresátů, který obsahuje adresy, které se mají vytisknout na štítky. Tyto dva dokumenty společně vytvářejí adresní štítky. Zde je schéma:

Vyskytlo se několik nečekaných „problémů“.

Pokud jako zdroj dat používáte například Excel, Outlook nebo Access, musíte dbát na určitá pravidla, která nemusí být hned zřejmá. Například při použití excelové tabulky se musíte ujistit, že sloupec pro PSČ nebo PSČ je formátován jako text, abyste neztratili žádné nuly.

Kontakty aplikace Outlook také nemůžete používat jako zdroj dat, pokud nenastavíte Outlook jako výchozí e-mailový program.

Může být jednodušší použít Word jako zdroj dat, zvláště pokud máte zkušenosti s Wordem, ale nemáte hluboké znalosti o dalších kancelářských nástrojích Microsoftu.

Zde je návod, jak můžete rychle vytvořit a vytisknout základní poštovní štítky ve většině edic aplikace Word, to vše v aplikaci Word, aniž byste museli procházet časově náročnějším průvodcem hromadné korespondence krok za krokem.

Ve Wordu přejděte do nabídky Soubor. Vyberte Nový dokument a poté Prázdný dokument.

na kartě Korespondence přejděte do skupiny Spustit hromadnou korespondenci a vyberte možnost Spustit hromadnou korespondenci, Štítky. V dialogovém okně Možnosti štítku zaškrtněte, zda plánujete používat tiskárnu s průběžným podáváním nebo listem.

Poté v části Informace o štítku vyberte dodavatele štítků a číslo produktu, které odpovídá balíku štítků, který budete používat. Stiskněte OK.

Přejděte na Vybrat příjemce a zvolte Zadejte nový seznam.

V dialogovém okně Nový seznam adres, které se zobrazí, zadejte podle potřeby informace pro každého člena seznamu adresátů do každého sloupce. (Udělali jsme to níže s krátkým seznamem fiktivních postav.)

Pomocí klávesy Tab se můžete přesunout z jednoho sloupce do dalšího nebo přejít na další řádek v tabulce. Chcete-li vytvořit nový řádek v tabulce, zvolte Nová položka nebo stiskněte ALT+N.

Snadno použitelná funkce nazvaná Přizpůsobit sloupce vám poskytuje velkou flexibilitu ohledně informací, které chcete zahrnout do poštovních štítků. Jak je uvedeno níže, můžete odstranit sloupce, jako je název nebo řádek adresy 2. Můžete také odstranit telefonní čísla a e-mailové adresy, protože ty nejsou běžně na štítcích s adresami potřeba.

V části Přizpůsobit sloupce můžete také přidávat nové sloupce, přejmenovávat stávající sloupce nebo měnit pořadí sloupců v seznamu. Po provedení všech požadovaných změn ve sloupcích klepněte na OK.

Až budete s přidáváním všech lidí, které chcete, do seznamu hotovi, klikněte na OK.

V dialogovém okně Uložit seznam adres zadejte název nového souboru a poté zvolte Uložit.

Po přidání všech adres do seznamu adresátů nakonec skončíte se seznamem příjemců hromadné korespondence, který vypadá asi takto:

Word nutně neví, jak chcete, aby byly vaše štítky navrženy. V dalším kroku přejděte na Blok adres a definujte, kde se mají adresy objevit na štítcích.

Po výběru Blok adresy klepněte na OK. Word vloží blok adresy do prvního adresního štítku na stránce. Poté vyberte Aktualizovat všechny štítky, chcete-li replikovat adresář na všechny štítky na stránce.

Na stránce Náhled výsledků byste měli vidět náhled všech adres na stránce.

Pokud vše vypadá jako šňupací tabák, přejděte na Finish & Merge a vytiskněte si štítky. Pokud jste narazili na nějaký zádrhel nebo pokud jste se rozhodli, že chcete elegantněji vypadající štítky, vraťte se do nabídky Soubor a spusťte nový prázdný dokument.

Vraťte se do skupiny Zahájit hromadnou korespondenci, tentokrát vyberte průvodce – toho v Hromadné korespondenci, samozřejmě ne toho v Dorothy's Land of Oz.