Jak tisknout šeky pomocí Excelu

Pokud provozujete malou firmu, mzdy jsou nákladnou a časově náročnou součástí operací. Díky technologii však nemusíte platit za službu třetí strany nebo investovat do drahého softwaru, abyste vytvořili papírové šeky. Mzdové šeky můžete snadno vytisknout z Excelu, ale je nezbytné mít správný papír a inkoust pro tisk, aby vaši zaměstnanci mohli vkládat svou výplatu.

Prvním krokem, pokud chcete tisknout mzdové šeky z Excelu, je najít šablonu. Můžete je snadno najít pomocí webového vyhledávání. Základní šablony dodávané s Excelem neobsahují kontroly, ale můžete najít užitečné šablony pro podpůrnou dokumentaci, jako jsou časové rozvrhy.

Jakmile najdete a stáhnete šablonu pro tisk šeku pro Excel, zadáte informace specifické pro příjemce a vyplácené peníze. Šek uložíte jako PDF, které si pak můžete vytisknout a distribuovat zaměstnanci.

Mít šablonu PDF pro tisk šeku nestačí. Finanční instituce se snaží podvodům předcházet, takže nemůžete vytisknout šek na obyčejný papír a vydávat ho za oficiální. Pokud možno, získat požadavky z finančních institucí, které vaši zaměstnanci používají, aby zajistili, že vaše šeky nebudou odmítnuty. Ty mohou zahrnovat specifikace papíru, velikosti a písma.

Poté, co použijete šablonu pro tisk šeků v Excelu a vytvoříte šeky ve formátu PDF, další krokem je potvrdit, že papír a inkoust, které musíte použít pro kontrolu, fungují s tiskárnou, kterou již používáte mít. Pokud ne, musíte si koupit novou tiskárnu.

Když tisknete šek na tiskárně, musí být na těžším papíru, než používáte pro každodenní tisk. Například, americká banka vyžaduje, aby kontroly byly na papíře, který má následující specifikace:

• Velikost mezi 7,75 x 2,75 palce a 8,75 x 3,667 palce
• Mezi 24 lb. a 44 lb. hmotnost
• Zrno papíru probíhá vodorovně.

Dobrá zpráva je, že můžete Koupitpapír pro tisk šeků který splňuje většinu požadavků bank. Buď navštivte místní obchod s kancelářskými potřebami nebo nakupujte online a ujistěte se, že je papír kompatibilní s typem vaší tiskárny.

Své kontroly nemůžete jen tak procházet tiskárnou pomocí standardních inkoustových kazet. Banky vyžadují Rozpoznávání znaků magnetickým inkoustem inkoust nebo toner pro kontrolu. Pokud tisknete na inkoustové tiskárně, potřebujete inkoust MICR, zatímco tisk šeků na laserové tiskárně vyžaduje toner MICR.

Pokud plánujete tisknout výplatní šeky z Excelu, měli byste věnovat pozornost také požadavkům banky na inkoust. S Bank of America nemůžete k tisku šeků použít duplexní režim. Pokud jsou vaše výplatní šeky oboustranné, musí být zadní strana vytištěna inkoustem bez MICR. Pokud využíváte bezpečnostní funkce k zabránění neoprávněné manipulaci, jako jsou vodoznaky nebo chemické mezery, ujistěte se, že váš tiskový proces je v souladu s předpisy cílových bank.