Как да създам база данни на Microsoft Word?

Microsoft Word има функция Mail Merge, която свързва документ на Word с информация, съхранявана във файл с данни, наречен източник на данни. Източникът на данни може да бъде база данни. Преди сливането можете да създадете и управлявате база данни в Word. Базата данни се записва като файл на база данни на Access в Word.

Бакшиш

Отворете празен документ на Word.

На Пощенски съобщения раздел, щракнете Стартирайте обединяването на поща и изберете Указател. А Указател Типът на документа казва на Word да създаде списък и да използва полета от източник на данни, като например база данни.

Щракнете върху Изберете Получатели и изберете Въведете нов списък за да отворите Нов списък с адреси диалогов прозорец. Използвайте го, за да персонализирате полетата, които ще се използват в базата данни. Щракнете върху

• За да премахнете имена на полета, изберете името на полето, щракнете Изтрий и щракнете да за да премахнете името на полето.
  
• За да редактирате имена на полета, изберете името на полето, щракнете Преименувайте, на Преименуване на полето се появява диалогов прозорец, променете името на полето и щракнете Добре.
• За да добавите допълнителни имена на полета, щракнете Добавете, на Добавяне на поле се появява диалогов прозорец, въведете ново име на полето и щракнете Добре.
• За да промените реда на имената на полетата, маркирайте име на поле и щракнете Премести се нагоре или Премести надолу.

Щракнете върху Добре когато приключите. В Нов списък с адреси диалогов прозорец показва персонализираните имена на полета в таблица.

Въведете данни във всяко поле. Използвайте клавиша Tab, за да преминете от едно поле към друго. Щракнете върху Нов вход за да преминете към следващия запис в базата данни. След като въведете последния запис, не щракайте Нов вход за да преминете към нов рекорд.

• За да редактирате запис, маркирайте данните и въведете промените.
  
• За да търсите запис, щракнете намирам, на Намерете Вход се появява диалогов прозорец, въведете дума(и) за търсене и щракнете Намери следващото.
  
• За да изтриете запис, щракнете върху квадратчето, разположено вляво от първото поле, щракнете Изтриване на записа и щракнете да за да премахнете записа.

Щракнете върху Добре когато е готово.

В Запазване на списъка с адреси се появява диалогов прозорец. Изберете къде искате да запишете файла на базата данни, въведете името на файла и щракнете Запазете.

Бакшиш

Запазете основния документ, празна директория, която се свързва към базата данни, в случай че решите да извършите обединяване на поща по-късно. Затворете основния документ и Излезте от Word.

Отидете до файла на базата данни на Access и го отворете. Microsoft Access се отваря. Щракнете върху Office_Address_List под таблици заглавие и таблицата на базата данни, която е създадена в Word.

Отворете основния документ в Word. В Майкрософт Уърд се появява диалогов прозорец. Щракнете върху да така че основният документ може да извлича информация от базата данни. На Пощенски съобщения раздел, щракнете Редактиране на списък с получатели. В Обединяване на пощаПолучатели се появява диалогов прозорец. Под заглавието Източник на данни изберете името на файла на базата данни. Щракнете върху редактиране и на Редактиране на източник на данни се появява диалогов прозорец. Редактирайте данните. Когато приключите, щракнете Добре и щракнете да за актуализиране на базата данни. В Обединяване на пощаПолучатели диалогов прозорец, можете да прецизирате информацията за базата данни, като използвате Вид, Филтрирайте, Намерете дубликати, намирамполучател и Потвърдете адресите настроики.

Щракнете върху Добре когато е готово. Затворете основния документ. Щракнете върху Запазете. Излезте от Word.

Бакшиш