Как да изчислим полета в отчет за MS Access

Отчет на Microsoft Access в Design View

Създаването на отчети в Microsoft Access може да помогне на потребителя при определяне на резултатите от данни, които са били филтрирани чрез заявки и/или съхранявани в таблици. Тъй като потребителят на Access става по-способен да използва отчети на Access, тя открива, че данните могат не само се показва, но се изчислява чрез серия от функции, които са вградени в библиотеката на Microsoft Access. Овладяването на тези функции и функциите на отчета може да превърне всеки посредствен доклад в професионално произведение на изкуството.

Етап 1

Отворете Microsoft Access. Отворете отчета, в който искате да добавите изчислителното поле. Тъй като въпросът е за отчети, потребителят вече трябва да е създал таблица и заявка, от която да чете отчета.

Видео на деня

Стъпка 2

Влезте в „Изглед на дизайна“. Добавете текстово поле в секцията „Долен колонтитул на страницата“ на отчета.

Стъпка 3

Щракнете с десния бутон върху текстовото поле (а не върху етикета, свързан с текстовото поле) и изберете опцията „Свойства“. От дясната страна на прозореца ще се отвори "Свойства". Изберете опцията „Източник на контрол“, намираща се в секцията „Всички“ на „Лист със свойства“. Щракнете върху бутона "...". Това ще доведе до отваряне на Expression Builder.

Стъпка 4

Щракнете двукратно върху папката "Functions" в дясната колона. Ще се отвори дървото "Функции". Изберете папката "Вградени функции".

Стъпка 5

Изберете функцията, която искате да изпълнявате, от списъка в най-дясната част. Средната колона разделя различните функции в отделни категории.

Щракнете двукратно върху функцията "Sum".

В прозореца на израза ще видите „Sum (<>)." Това казва на отчета да добави всички стойности от определен източник на данни.

Стъпка 6

Маркирайте „<>" и натиснете клавиша "Изтриване". Щракнете двукратно върху папката "Queries", за да отворите дървото на заявките, което ще покаже всички ваши заявки за проекти. Щракнете с едно щракване върху папката със заявки и списък с наличните заявки ще се появи в централната колона. Щракнете двукратно върху заявката, която използвате за своя източник на данни. Заявката ще се нарича "WeeklyCosts".

Стъпка 7

Прозорецът на израза вече гласи „Сума (седмични разходи)“.

Стъпка 8

Щракнете върху бутона "OK" в "Expression Builder", за да затворите прозореца. Формулата Sum (WeeklyCosts) се показва в контролния източник на листа със свойства.

Стъпка 9

Стартирайте отчета, за да видите резултатите си.

Бакшиш

Ако знаете функциите, които искате да извикате, можете просто да въведете данните в Control Source и да не преминавате през Expression Builder. Докато не сте запознати по-добре с Access, е добра идея да използвате Expression Builder.

Внимание

Тази статия е написана за опитни потребители на Access.