Добавете заглавие в горната част на електронната таблица. Това ще ви помогне да запомните каква информация има в определен адресен указател. Може да се наложи да настроите различни адресни книги за различни цели – например една за членове на клуб за книги и една за членове на семейството. Наличието на ясно заглавие ще ви помогне да поддържате всичко организирано. Направете заглавието удебелено и увеличете размера на шрифта, като използвате инструментите в горната лента с инструменти.
Пропуснете няколко реда след заглавието и въведете заглавия на колоните в адресната книга. Следните заглавия на колони ще бъдат много полезни: име, адрес, град, щат, пощенски код, телефонен номер, номер на факс и имейл адрес. Въведете тези заглавия съответно в колони от A до H. Много е важно всеки елемент да бъде въведен в отделна колона.
Центрирайте и удебелявайте заглавията на колоните. За да направите това, щракнете върху номера на реда вляво от реда със заглавия. Това ще подчертае или ще избере целия ред. И след това използвайте удебелените и центрираните инструменти в горната лента с инструменти.
Въведете информацията за контакт във всяка колона. Информацията за всеки контакт трябва да бъде въведена на отделен ред. В зависимост от това колко контакта имате, това може да отнеме известно време. Но не забравяйте, че ще трябва да направите това само веднъж. В бъдеще просто ще трябва да добавяте нови контакти и да актуализирате информация. Ако нямате определени елементи от информация за определени контакти, оставете клетката празна. Не забравяйте да използвате двубуквените съкращения на щатите, които пощенската служба изисква.
Форматирайте текста в колоната с пощенски код, за да направите всички пощенски кодове да изглеждат еднакви. Маркирайте целия текст в колоната, с изключение на заглавието на колоната. Щракнете с десния бутон върху маркираните клетки и изберете „Форматиране на клетки“. Щракнете върху раздела „Номер“ и след това щракнете върху „Специални“ в полето „Категория“. Кликнете върху „Пощенски код“ или „Пощенски код+4“ в полето „Тип“. Щракнете върху „OK“. Това ще направи всички пощенски кодове да изглеждат еднакви.
Форматирайте текста в колоната Телефонен номер, така че всички телефонни номера в колоната да изглеждат еднакви. Маркирайте текста в колоната Телефонен номер, с изключение на заглавието на колоната. Щракнете с десния бутон върху него и изберете "Форматиране на клетки". В раздела „Номер“ изберете „Специални“ от полето „Категория“. Кликнете върху „Телефонен номер“ в полето „Тип“. Щракнете върху „OK“.
