Инструкции стъпка по стъпка за създаване на електронна таблица в Excel

Когато работите с данни, електронните таблици могат да бъдат удобен начин за организиране на всичко в лесен за разбиране формат. Електронните таблици са идеални за определяне на бюджети, проследяване на напредъка по проекти и планиране. В ерата преди технологиите, фирмите са използвали хартиени счетоводни книги, за да проследяват тези неща, но сега Microsoft Excel е инструментът на избор. За щастие създаването и актуализирането на електронни таблици на Excel е сравнително лесно.

Електронната таблица има същата настройка, независимо дали е на хартия или на екрана на вашия компютър. Ти имаш редове които започват отгоре и продължават за времето на данните. Също така има колони, които започват от лявата страна на електронната таблица и продължават вдясно, колкото е необходимо. Точката, в която ред среща съответна колона, се нарича а клетка.

В Microsoft Excel на всеки ред се дава a номер, докато всяка колона има a писмо. Така че първата клетка е A1. Ако зададете заглавие на всяка колона, първият ред е запазен за тази цел, което изисква да въведете заглавие за всяка колона. Ако наблюдавате бюджет, например, първата колона може да са продуктите, докато колона B е парите, които сте похарчили, а колона C, данъкът, който сте платили, последвана от общата цена в колона D.

Ако имате Microsoft Office, Excel е включен в пакета. Отидете до списъка си с приложения и изберете Microsoft Excel от списъка. Изберете Файл и Нов за да отворите нова електронна таблица със заглавието по подразбиране на Книга 1. В долната част на екрана има раздел, който чете лист1.

Както при Microsoft Word, в горната част на екрана имате лента, която ви позволява да персонализирате документа и да форматирате клетките. Под У дома, можете да удебелите текст или да промените типа и размера на шрифта. Можете също да промените подравняването на текста във всяка клетка на ляво, дясно или центрирано.

Едно нещо, което може да бъде объркващо в началото, е терминологията. Всеки нов документ, който отваряте в Excel, се нарича работна книга. Във всяка работна книга създавате работен лист, който ще видите като раздел в долната част на екрана. По подразбиране нов работен лист се нарича Sheet1, но можете да щракнете с десния бутон върху него и да изберете Преименувайте да му дадете името, което искате.

За да създадете нов работен лист, щракнете върху + символ до раздела на работния лист в долната част на екрана. Можете да вмъкнете работен лист между два, които вече сте създали, като щракнете с десния бутон върху раздел и изберете Вмъкване на лист. Можете да местите листове, като щракнете върху желания раздел и го плъзнете вдясно или вляво от мястото, където се намира в момента.

Една от най-полезните функции на електронната таблица на Excel е нейната AutoSum отличителен белег. За да видите как работи тази формула, въведете серия от числа в колона и след това щракнете върху празната клетка под последното число. Щракнете върху лентата Формули и AutoSum. Ще видите изскачащата формула за AutoSum в последното поле – например =SUM(A1:A4). Когато щракнете Въведете, формулата сумира редовете над нея и въвежда сумата в полето, което съдържа формулата.

Можете също да напишете свои собствени формули. Когато ставате по-удобни с тази функция, можете да разширите това, което можете да правите в приложението. Във формулата AutoSum =SUM(A1:A4), например, формулата насочва Excel да сумира елементите в редове A1 до A4.

Когато започнете да работите с по-големи обеми данни, ще почувствате нарастваща нужда да управлявате всичко по-ефективно. А въртяща се маса е вграден в Excel като начин за лесно организиране на информация. Вместо ръчно да сортирате по редове и редове с информация, можете да настроите нещата така, че бързо да стигнете до данните, от които се нуждаете.

С въртяща се таблица не реорганизирате листа на Excel или променяте данните в него. Вместо това обръщате данните по различен начин – откъдето идва и името „пивот“ – за да ги погледнете от друга посока. Можете да въведете информацията ръчно или да оставите Excel да свърши работата вместо вас.

Ако искате да създадете централна таблица за вашия лист в Excel, най-лесният начин е да позволите на Microsoft да ви препоръча такава. Под Вмъкване, щракнете върху стрелката за падащо меню до таблици и изберете Препоръчайте обобщени таблици. В този момент Microsoft ви представя няколко опции за организиране на вашите данни.

Ако се чувствате приключенски, можете да създадете своя собствена въртяща се таблица въз основа на данните, които сте въвели. Под Вмъкване, отидете на падащата стрелка до таблици и изберете обобщена таблица. Можете да изберете или да вмъкнете основната си таблица в съществуващия работен лист или да започнете нов работен лист с информацията. След като изберете Въведете, ще можете да започнете да създавате отчета си.

Друга полезна функция на Excel е табло, който може да проследява вашите данни на едно място. Тъй като бизнесът се насочва към вземане на решения, базирано на данни, този тип лесна за достъп информация става от съществено значение. Най-добрият начин да осигурите успех, докато изграждате табло за управление, е първо да планирате какво се надявате да спечелите с това. Показателите, които трябва да съберете, трябва да бъдат изброени много преди да започнете да изграждате.

Когато сте готови да започнете, импортирайте данните си в Excel, ако все още не са там. След това отворете нова работна книга и настройте един или два допълнителни работни листа, като добавите раздели в долната част. Допълнителните листове са мястото, където скривате допълнителните си данни. След това добавете диаграма на Гант, като изберете Вмъкване, Графики и вторият вариант. За да вмъкнете данните си, щракнете с десния бутон върху диаграмата и изберете Изберете Данни.

Сред многото бизнес приложения на Excel е създаването на график. Ако управлявате бизнес със служители на непълно работно време, които следват седмичен график, Excel може да бъде полезен. След кратък урок на Excel, можете да започнете да създавате график за вашия екип.

За да създадете график, отворете Excel и въведете Графици в Търсене във всички шаблони поле в горния десен ъгъл. Изберете шаблона, който най-добре отговаря на това, което се опитвате да направите. В този случай също е вероятно График за смени на служителите или Седмична смяна на служителите график. Веднъж там, можете да въвеждате измислените имена със собствените си имена на служители, да добавяте редове и да изтривате заглавки, за да можете да промените изброените часове.

Макросите са удобен инструмент на Microsoft, който ви позволява да спестявате отнемащи време стъпки, като определяте прости команди за по-сложни задачи, които изпълнявате всеки ден. Създаването и използването на макроси е изненадващо лесно, особено след като се овладеете. Първо, ще трябва да добавите Разработчик раздел, като изберете Excel > Предпочитания > Лента и лента с инструменти. Проверете Разработчик поле в списъка вдясно и запазете промяната.

За да направите макрос, изберете Запис на макрос на Разработчик раздел. Дайте име на макроса, въведете клавиша за бърз достъп, който искате да насочите към действието, и натиснете Добре. Незабавно изпълнете действието, което искате да запишете, и след това натиснете Спрете записа в Разработчик раздел. Всеки път, когато искате да извършите това действие, просто натиснете последователността от ключови думи, която сте посочили, когато сте записали макроса.

Дългите списъци с числа могат да бъдат скучни. Можете да подправите всяка електронна таблица на Excel, като добавите визуални елементи. Круговата диаграма е чудесен начин да покажете проценти, като всяка част от пая представлява сегмент от информацията, която предавате.

За да създадете кръгова диаграма, първо трябва да имате данните в електронна таблица. Ако сте анкетирали 100 души, направете списък в една колона с отговорите и броя на хората, които избират всеки отговор в колоната непосредствено до него. Изберете информацията, която искате да бъде включена в кръговата диаграма и изберете Вмъкване в лентата с менюта и пай. След това изберете стила, който предпочитате.

Лентовата графика е по-добра за показване как нещо се е променило във времето или за сравняване на различни елементи един с друг. Ако сте анкетирали голяма група хора по темите, от които се интересуват най-много, например, можете да използвате лентова графика, за да покажете как мъжете и жените са отговорили за всяка тематична област.

След като въведете информацията в лист на Excel, изберете данните, които искате да включите, и изберете Вмъкване > диаграма > Бар от лентата с менюта. Информацията се показва като лента автоматично. Можете да промените оформлението на новата лента диаграма в лентата в горната част на екрана, включително добавяне елементи на диаграмата, бързо коригиране на оформлението и промяна на цветовете, които се използват за илюстриране на вашето данни.

Много фирми смятат, че електронната таблица на Excel е удобен инструмент за организиране и управление на големи пощенски списъци. Въпреки че има по-сложни приложения за бази данни за фирми, които имат тромави списъци с пощенски съобщения, Excel може да работи добре за бизнеси, които все още изграждат и развиват клиентска база данни. Също така може да бъде бърз и безболезнен начин да направите етикети за изпращане от малък списък с имена, които сте грабнали онлайн, или от отговори на промоция.

Преди да можете да създадете пощенски етикети, първо трябва да изградите пощенския списък по начин, който лесно може да бъде превърнат в адреси. Ако обаче искате да отпечатате етикети, ще трябва да отидете в Microsoft Word и да изберете вида на изпращане, което искате да направите от Стартирайте обединяването на поща падащо меню под Пощенски съобщения. Ако искате да използвате списъка, който сте настроили в Excel, щракнете върху падащата стрелка до Изберете Получатели и изберете Използвайте съществуващ списък. След това свържете вашия документ на Excel.

Никой урок за Excel не би бил пълен, без да прегледате как да отпечатате документа, който сте създали. Печатането в Excel може да бъде малко сложно, изисквайки няколко допълнителни стъпки, ако искате решетъчни линии или трябва да контролирате областта на документа, който искате да бъде отпечатан. Тъй като една работна книга може да съдържа няколко работни листа, вие също трябва да сте сигурни, че отпечатвате само листовете, от които се нуждаете.

Преди да отпечатате, изберете работните листове, които искате да отпечатате. Ако искате да отпечатате няколко листа, задръжте натиснат Shift клавиш, докато щраквате върху разделите. Избирам Файл > Печат > Покажи детайли. Тук можете да изберете дали да отпечатате активни листове или цялата работна книга, както и да изберете ориентация. Ако искате да отпечатате решетъчни линии или заглавки обаче, трябва да посочите това, преди да изберете Файл > Печат като изберете Опции за лист под Оформление на страница раздел и поставете отметка в квадратчетата, за да отпечатате тези елементи.