Как да компресирате файлове, преди да ги изпратите по имейл

Когато прехвърляте големи файлове в имейл съобщение, рискувате да надвишите ограничението за размер на прикачените файлове, което води до неуспешно изпращане. Компресирането на файлове намалява размера им, което улеснява изпращането им, без да се достигат тези граници. Някои от най-добрите кандидати за компресиране са големите мултимедийни файлове като видеоклипове, снимки и аудио файлове, тъй като те са склонни да надвишават ограниченията за размер сами по себе си – особено видеоклипове.

Обикновено се използват няколко формата за компресия и изборът на правилния зависи от няколко различни фактора. ZIP компресията е най-често поддържаната и е по-универсална от другите, но предлага по-малко компресия от формати като RAR и 7Z. Тези формати обаче изискват специализирани програми за декомпресиране на файловете. Форматите, които получателят на вашия файл може да декомпресира, играят голяма роля във вашето решение. В повечето случаи това прави ZIP най-добрият избор, тъй като ZIP компресията е интегрирана с Windows, елиминирайки необходимостта от допълнителни добавки или изтегляния.

Точният процес на компресиране на файлове варира в зависимост от програмата, която използвате. За да използвате вградената ZIP компресия на Windows в Windows 7, щракнете с десния бутон върху файла или папката, задръжте курсора на мишката върху „Изпращане до“ и след това изберете „Компресирана (компресирана) папка“ от полученото падащо меню. За Windows 8 изберете файла и щракнете върху „Споделяне“, последвано от „Zip“. В други програми обикновено създавате архива, добавяте файлове към него и след това инструктирате програмата да компресира. За конкретни указания вижте документацията на вашата програма за архивиране.

Колко малък трябва да бъде компресираният файл зависи от имейл услугата, която използвате, за да го изпратите. Ограниченията варират от един доставчик до друг, така че ще трябва да се консултирате с вашия конкретен доставчик за точни подробности. Популярните опции като Gmail и Yahoo ви ограничават до 25MB на имейл, докато Outlook.com ви ограничава до 10MB на имейл. Имейл клиентите често са подобни, като Microsoft Outlook ви ограничава до 20MB на прикачен файл, Windows Live mail ограничава ви до 10GB на имейл и не повече от 50MB на файл, а Mozilla Thunderbird предлага неограничен размер.

Облачното съхранение предлага солидна алтернатива, ако вашият файл все още надвишава ограничението ви за размер, независимо от това колко го компресирате. Чрез съхраняване на компресирания файл на облачен сървър като OneDrive, Google Drive или Dropbox и изпращане на връзка за изтегляне до получателя, вие спестявате времето, необходимо за прикачване на файла и изпращане на големи файлове - дори и тези, които се разтягат в много гигабайти територия. Това също е по-удобен начин за споделяне на файла с множество хора, тъй като той трябва да бъде качен само веднъж. След това вашите получатели могат да изтеглят файла, когато им е удобно.