Многостепенното сортиране на Excel ви помага да визуализирате библиотеката си по категории.
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Въпреки че много от функциите на Excel са свързани с изчисляване и изобразяване на числа, програмата за електронни таблици работи добре и за създаване на интерактивен списък. Като използвате Excel, а не Word, за каталогизиране на домашната си библиотека, можете да сортирате книгите си по всички данни, които въвеждате, стеснете изгледа, за да покажете конкретни автори и да добавите допълнителна информация, без да нарушавате форматирането на страницата и оформление. За да започнете, заредете шаблон за каталог на книги и започнете да въвеждате данните си.
Етап 1
Създайте колекция от книги.
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Щракнете върху "Файл" и "Нов" в Excel 2013. Потърсете „колекция от книги“ и изберете „Списък с колекция от книги“. Ако предпочитате, можете да изложите своя собствена електронна таблица от scratch вместо това, но използването на шаблона автоматизира по-голямата част от форматирането и дизайна на колоните и все пак позволява персонализиране.
Видео на деня
Стъпка 2
Изтрийте нежеланите колони.
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Щракнете с десния бутон върху заглавките на колоните над всяка част от данни, която не искате да проследявате, и изберете „Изтриване“, за да премахнете колоната.
Стъпка 3
Вмъкване и преименуване на колони
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Добавете свои собствени колони с данни, като изберете и пишете върху нежелани колони или като щракнете с десния бутон върху заглавката на колона и изберете „Вмъкване“, за да създадете нова колона. Изтрийте, преименувайте и вмъкнете толкова колони, колкото са ви необходими, за да създадете каталожните категории, които искате.
Стъпка 4
Добавяне и преоразмеряване на клетки.
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Попълнете електронната таблица с вашите книги. Не е необходимо да въвеждате данни във всяка клетка - Excel няма да има проблеми, ако някои книги имат липсваща информация. След като ви свърши място в шаблона, плъзнете дръжката в долния десен ъгъл надолу, за да добавите повече място. Ако колона е твърде тясна, щракнете двукратно върху лентата след заглавката на колоната, за да разширите колоната, за да побере най-дългия текст.
Стъпка 5
Дръжте заглавията на колоните видими.
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Изберете първия ред под заглавията на колоните, отворете раздела „Изглед“ и изберете „Замразяване на панелите“ от групата Прозорци, за да запазите заглавията видими дори когато превъртите надолу на страницата.
Стъпка 6
Сортирайте каталога.
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Изберете „Сортиране“ от секцията Сортиране и филтриране на раздела „Данни“, за да пренаредите редовете си. Изберете колона, по която да сортирате, и щракнете върху „Добавяне на ниво“, ако искате да прецизирате сортирането по друга колона. [Вижте справка 4.] Когато натиснете "OK", Excel постоянно реорганизира вашите редове - ако ви е грижа за реда сте въвели книгите си, създайте колона, обозначаваща „Поръчка добавена“ с постепенно нарастващи числа преди сортиране.
Стъпка 7
Филтрирайте каталога.
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Щракнете върху стрелката до заглавието на колона, за да филтрирате каталога. Отметнете един или повече елементи от колоната и щракнете върху „OK“, за да скриете всички записи, които не съвпадат с избраните елементи. Филтрирането не променя окончателно вашите данни – отворете отново филтъра и изберете „Изчистване на филтъра“, за да покажете отново цялата електронна таблица.
Стъпка 8
Добавете нови листове.
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Добавете допълнителни страници, ако е необходимо, като например да разделите каталога си на електронни таблици „художествена литература“ и „нехудожествена литература“. Щракнете с десния бутон върху раздела на текущия лист, изберете „Вмъкване“ и изберете шаблона за колекция от книги, за да добавите друга страница. За да преименувате страница, щракнете двукратно върху заглавието на раздела.
Бакшиш
Когато добавяте стотици или хиляди книги, спестете време, като потърсите ISBN на всяка книга онлайн, за да намерите и копирате данните на книгата в Excel, вместо да ровите из страницата с авторски права във всяка книга и да въвеждате информация от нея ръка.
Ръчният USB скенер за баркод може допълнително да автоматизира процеса, като импортира ISBN на всяка книга на вашия компютър.
Внимание
Ако трябва да сравните множество свързани набори от данни за вашите книги, като например ако управлявате магазин и искате да запазите база данни с клиенти, продажби и покупки на книги, помислете за използването на Access вместо Excel, за да организирате и проследявате по-добре вашите каталог.
