Кредит на изображението: Jupiterimages/Goodshoot/Getty Images
Докато повечето хора, запознати с Microsoft Outlook, могат да го използват предимно за изпращане и получаване на имейли, Outlook е мощно приложение с много удобни инструменти, включително календар, управление на задачи и водене на бележки отличителен белег. Друг ключов елемент на Outlook е способността му да ви помага да организирате личната информация на вашите контакти, независимо дали са колеги или хора извън вашата компания. Правите това с инструментите Контакти и Адресна книга.
Определение
Както функцията Контакти на Outlook, така и Глобалната адресна книга много приличат на електронен Rolodex, където можете да получите достъп до информация за контакт за хора, с които вероятно имате редовна работа. Въпреки това, функцията Контакти обикновено е списък с външни контакти, докато Адресната книга съдържа информация за хората, които работят във вашата компания. Това е често срещана настройка в света на бизнеса, тъй като адресните книги се съхраняват на Exchange Server и могат да се споделят с всички в компанията.
Видео на деня
Функция
Функцията Контакти е предназначена да ви помогне да получите бърз достъп до информация за хора, с които сте били в контакт преди, но не е задължително да работят за вашата компания. Глобалният адресен списък е създаден, за да ви свърже бързо с колеги или с дефинирани от компанията списъци с адреси.
Възможност за редактиране
Докато инструментите за контакти и адресна книга съдържат информация за контакт, само контактите могат да бъдат редактирани от потребителите, тъй като се съхраняват на вашия компютър. Можете да добавяте нови контакти, да редактирате информация за съществуващ контакт и да изтривате контакти. Адресната книга, от друга страна, обикновено може да се редактира само от системен администратор. За домашни потребители и списъците могат да се редактират.
Информация
Адресната книга обикновено съдържа списък на всеки служител и отдел в компанията, включително имейл адрес, телефонен номер или телефонен номер, длъжност и местоположение. Щракването върху отделен запис ще ви даде допълнителни данни за контакт, като втори фирмен номер и пощенски адрес. Списъкът с контакти включва име, екранно име и имейл адрес. Щракването върху отделен контакт ще отвори формуляр с полета за въвеждане на повече информация, включително фирма, пощенски адрес, длъжност, телефонни номера и снимка.
Възможност за търсене
И Контактите, и Адресната книга ще ви помогнат бързо да намерите информация за контакт с хората, така че не е нужно да губите време да се ровите за визитни картички или да прелиствате фирмени указатели. В горната част на интерфейса на програмата вероятно имате малка икона, която прилича на отворена книга. Когато кликнете върху него, изскача поле за търсене. Можете да въведете име в това поле за търсене и да изберете дали да търсите в адресната книга или в списъка с контакти.
