Как да почистите входящата си кутия и да държите бъркотията далеч

Входящата ви поща е натоварена от стари служебни имейли? Пълен ли е догоре с нежелана поща от произволни магазини, които сте пазарували наведнъж? Тогава определено е време за пролетно почистване.

Ако входящата ви поща се нуждае от задълбочено цифрово разчистване, но нямате представа откъде да започнете, тогава това е ръководството за вас. Продължете да четете и ние ще разгледаме съвети как да го изчистите по-ефективно и как да предпазите нежеланата поща от запушване на входящата ви кутия отново.

Продължете и изтрийте масово тези нежелани имейли

Най-бързият начин за намаляване на бъркотията (и вероятно най-удовлетворяващият, честно казано) е масовото изтриване на куп имейли. И не позволявайте на фразата „масово изтриване“ да ви заблуди: можете да изтриете тон имейли наведнъж и все пак да го насочвате към конкретни типове имейли. Масовото изтриване не означава непременно, че просто случайно изтривате голям брой имейли. (Можеш да го направиш, но може да не искате.)

Най-общо казано, ако искате да насочите конкретен вид нежелан имейл за вашето масово изтриване (като стари промоционални имейли от любимия ви магазин), обикновено можете просто да го потърсите името или имейл адреса на магазина чрез лентата за търсене на вашата входяща кутия, изберете всички имейли, които отговарят на критериите ви, от страницата с резултати от търсенето и след това натиснете бутона за изтриване или кошче на вашия имейл клиент. След това избраните от вас имейли може да бъдат изпратени в кошчето, където ще останат за определен период от време и след това автоматично ще бъдат изтрити за постоянно. Или можете сами да изпразните кошчето, за да ускорите процеса на постоянно изтриване.

Ако масово сте изтрили завинаги всички имейли, от които ви е удобно да се отървете, и входящата ви кутия все още е разхвърляна, следващият ни съвет е за вас.

Архивирайте имейлите, които все още трябва да пазите

Понякога вашата входяща кутия е разхвърляна, но това са всички имейли, които трябва да запазите или просто не можете да понесете да се разделите с тях по някаква причина. (Това е добре. Без преценка.) В този случай става въпрос по-малко за изтриване на имейли, а повече за преместването им от основната ви входяща кутия в архив, който не се вижда, но все още е безопасен и достъпен. По този начин можете да намалите броя на имейлите във входящата си кутия и пак да имате достъп до архивираните имейли, когато имате нужда от тях.

Чудесен пример за това е функцията за архивиране на Gmail, която ви позволява да архивирате отделни съобщения, масово архивиране на група от тях или дори ги преместете обратно във входящата си кутия, ако искате. Когато архивирате съобщения в Gmail, те отиват в Цялата поща. Тези съобщения ще продължат да се показват в резултатите от търсенето, ако ги търсите. В Gmail архивирането може да се извърши, като просто поставите курсора на мишката върху съобщението и щракнете върху Архив икона, която се появява. Тази икона изглежда като 3D кутия със стрелка надолу в средата. Outlook също има функция за архивиране.

Известия от календара: Изтрийте старите и управлявайте по-добре предстоящите

Ако използвате приложение за календар, което е свързано с вашия имейл адрес, вероятно ще получавате известия по имейл за всички ваши планирани срещи и събития. Въпреки че тези известия могат да бъдат полезни напомняния, които ви държат на върха на вашите ангажименти, те бързо губят своята полезност и се превръщат в бъркотия, след като тези събития приключат. Затова е важно да ги изтриете, след като вече не ви трябват. И ако не сте ги изтривали, докато вървите, сега е добър момент да ги изтриете масово.

Но какво ще стане, ако всъщност не се нуждаете от тези имейл известия на първо място? Може да успеете изобщо да предотвратите изпращането на тези имейл известия. Например, ако използвате Google Календар, можете да редактирате настройките за уведомяване за конкретно събитие, включително да премахнете известията по имейл за него. Можете дори да замените имейл предупрежденията с различен тип напомняне, като например известие на работния плот или телефона. По този начин все още можете да получавате напомняния за вашите предстоящи събития, но без ненужните имейли.

Отпишете се от тези имейл списъци

Този съвет е по-скоро за превенцията, която е от ключово значение за поддържането на вашата входяща кутия чиста (и по-лесна за управление), след като сте свършили цялата упорита работа по разчистването й. Входящата ви поща вероятно е затрупана с промоционални имейли и съобщения от списъци с имейли от компании и организации, с които вероятно вече не общувате много. Време е да се отпишете от тях. В много случаи ключът към отписването от тях се крие в самите обидни имейли: малка връзка за отписване в долната част на съобщението. Затова се уверете, че имейлът е легитимен, преди да го отворите (пазете се от зловреден софтуер и измами). Ако е безопасно да го направите, отворете съобщението и превъртете надолу до края му и потърсете Отписване бутон или текстова връзка. Кликнете върху тази връзка. В повечето случаи не трябва да правите много повече от това.

Gmail също предлага свой собствен бутон за отписване за този вид имейли (не винаги, но през повечето време). За да го използвате, просто отворете съобщение от един от тези имейл списъци и потърсете имейла на подателя над съобщението. на Gmail Отписване бутонът трябва да е вдясно от имейл адреса на подателя.

Блокирайте нежелани податели

Друг съвет за предотвратяване на претрупването на входящата поща: Не е необходимо всеки да има достъп до вас. Ако трябва да блокирате лица да не ви изпращат имейли, използвайте функцията за блокиране на вашия имейл клиент, за да го направите. Обикновено можете да го направите само с няколко кликвания.

Ето още един пример за Gmail как да блокирате имейли на нежелан подател: Отворете съобщение от подателя, който искате да блокирате, и щракнете върху вертикалната икона с три точки от дясната страна на съобщението. От изскачащото меню изберете Блокиране на [Име на изпращача]. Съобщенията от блокирани податели обикновено се изпращат в спам.

Създайте филтри, за да организирате имейлите, които искате да запазите

Можете също така да управлявате по-добре входящите си имейли, като използвате филтри. Вместо просто да оставяте всяко съобщение да минава през входящата ви кутия, можете да създадете филтри, които автоматично ще изтрият или архивират тези съобщения вместо вас. По този начин можете да поддържате входящата си кутия чиста, без да се налага да правите много.

В Gmail можете да създадете филтър чрез неговото поле за търсене. Просто щракнете върху Показване на опциите за търсене икона в полето за търсене. Тази икона изглежда като три превключвателя, подредени един върху друг. Във формуляра, който се появява, въведете вашите критерии за търсене и щракнете върху Създаване на филтър. Когато бъдете подканени, поставете отметка в квадратчето до действието, което искате Gmail да извърши, когато бъде получен имейл, който отговаря на вашите критерии за търсене. След това щракнете върху Създаване на филтър бутон. Използвайки този метод, можете да кажете на Gmail автоматично да изтрива или архивира входящи имейли, които отговарят на посочените от вас критерии.

Препоръки на редакторите

• Как да създадете папки в Gmail
• Как да поддържате активен статус на Microsoft Teams
• Как да архивирате вашия компютър
• Как да почистите дълбоко вашата клавиатура и мишка
• 6 съвета за управление на кабелите, за да поддържате техниката си подредена

Надградете начина си на животDigital Trends помага на читателите да следят забързания свят на технологиите с всички най-нови новини, забавни ревюта на продукти, проницателни редакционни статии и единствени по рода си кратки погледи.