Задачите на Outlook ви помагат да управлявате важните елементи от списъка със задачи.
Кредит на изображението: Андреас Родригес/iStock/Getty Images
Можете да интегрирате методологията Getting Things Done на Дейвид Алън с Microsoft Outlook 2013, като използвате категории, последващи флагове и приоритети. Въпреки че можете ръчно да конфигурирате Outlook на вашия компютър, за да приложите методологията на GTD, няколко добавки на Outlook предлагат усъвършенствани инструменти за интеграция на GTD. Можете да създавате задачи директно от другите си елементи в Outlook, като имейл и ангажименти, и след това да ги присвоявате към проекти и списъци с действия, за да ви помогне да обработвате входящата си кутия по-ефективно.
Ръчно конфигуриране на Outlook за GTD
Етап 1
Въведете всеки от вашите проекти в Outlook като категории, за да можете да свързвате елементи с конкретни проекти. Щракнете с десния бутон върху имейл, среща или задача, щракнете върху „Категоризиране“ и след това „Всички категории“. Щракнете върху бутона "Нов...". Добавете всяко име на проект и задайте цвят.
Видео на деня
Стъпка 2
Преобразувайте други елементи на Outlook в задачи, когато ви попаднат. Например, можете да конвертирате имейл съобщение в задача. Плъзнете и пуснете среща, имейл съобщение, контакт или бележка над „Задачи“ в навигационния екран, за да създадете автоматично нова задача от съдържанието на елемента.
Стъпка 3
Задайте флагове и приоритети на задачите си. Отворете задача и след това щракнете върху командите в групата Следващи действия на лентата Начало в Задачи, за да добавите флаг. Щракнете върху бутона „Приоритет“ в групата Етикети, за да маркирате елемент като „Висока важност“. Можете да използвате този индикатор, за да маркирате вашите действия, следвайки методологията на GTD.
Стъпка 4
Вижте списъка си със задачи по проект, дата или важност. Щракнете върху "Задачи" в навигационния екран. Щракнете върху раздела "Преглед". Изберете от опциите за изглед, налични в падащото поле в групата Подреждане. Например, изберете „Категории“, за да подредите задачите си по проекти, „Начална дата“ или „Дата на краен срок“, за да подредите задачите си по дата, или „Приоритет“, за да подредите задачите си по приоритет.
Използване на добавката NetCentrics GTD Outlook
Етап 1
Изтеглете и инсталирайте безплатната пробна версия на добавката Getting Things Done Outlook от NetCentrics. Тази добавка е предназначена да опрости способността ви да обработвате елементи от Outlook, следвайки методологията на Дейвид Алън.
Стъпка 2
Изберете от ключовите действия в лентата с инструменти на NetCentrics, за да обработите вашите Outlook елементи в задачи. Например, изберете едно от тези действия от групата Getting Things Done на лентата Home: „Action“, „Next Action“, „Delegate“, „Defer“ или "Някой ден." Когато изберете една от тези команди от пощенски елемент, задача се записва в съответната папка и действието се присвоява на задача.
Стъпка 3
Управлявайте всичките си текущи проекти с помощта на Project Central. Щракнете върху бутона „Централен проект“ в групата Getting Things Done на лентата Home. Можете да използвате този прозорец, за да ви помогне да организирате задачи в конкретни проекти.
Стъпка 4
Генерирайте отчет за проекта. Щракнете върху бутона от менюто „Проект“ в Project Central и след това щракнете върху „Създаване на отчет…“. Изберете опциите, които да включите във вашия отчет. Например, изберете „Дата на падежа“ от падащото меню Сортиране на задачи по. Щракнете върху „OK“, за да генерирате отчета си. Щракнете върху бутона Печат, за да отпечатате отчета си - той е етикетиран с икона, наподобяваща принтер.
Използване на добавката TaskCracker за Outlook
Етап 1
Изтеглете и инсталирайте безплатната 30-дневна пробна версия на TaskCracker за Outlook. TaskCracker ви помага да организирате вашите елементи в Outlook, като използвате визуално представяне на вашите задачи и проекти с интерфейс за плъзгане и пускане.
Стъпка 2
Щракнете върху командата "Open TaskCracker" в групата Open на лентата TaskCracker. Като алтернатива можете да щракнете върху „TaskCracker“ в долната част на панела с папки вляво.
Стъпка 3
Организирайте задачите си според приоритета. Щракнете върху задача, плъзнете я в друг квадрант в екрана на TaskCracker и след това я освободете, за да присвоите задачата на този приоритет. Можете да използвате този метод за бързо присвояване на действия към вашия списък със задачи, без да се налага да отваряте всяка отделна задача.
