Как да използвате Google Документи

Google Docs е базиран в облак продукт на Google с всички функции, от които се нуждаете, за да създавате, редактирате и споделяте документи. Google предлага набор от приложения, предназначени за потребители, които работят онлайн. Интеграция с Възможности за облачно съхранение на Google Drive ви позволява да имате достъп и да работите върху вашите документи отвсякъде.

Преминаването към Google Документи може да бъде трудна задача, тъй като има много нови функции за откриване и интерфейсът за редактиране на документи може да изглежда непознат.

Можете да започнете с Google Документи, като следвате няколко прости стъпки, а научаването на повече за различните функции на този инструмент ще ви помогне да станете експерт по Google Документи за нула време.

Стъпка 1: Настройване на вашия акаунт в Google

Използването на Google Документи изисква да се регистрирате за акаунт в Google. Можете да го направите безплатно и вашият акаунт ви предоставя достъп до Gmail, Google Mapsи YouTube, както и целия пакет Drive.

За да създадете акаунт в Google, отворете страницата за регистрация. Въведете вашата информация и следвайте подканите на екрана. Честито! Вече имате акаунт в Google. Ако вече имате акаунт, просто влезте както обикновено.

Стъпка 2: Стартиране на Google Документи

Има няколко начина за достъп до Google Документи в зависимост от вашето устройство. Можете да изтеглите приложението от App Store или Google Play, или щракнете върху Google Apps икона в горния десен ъгъл на Начало на Google страница (представена от девет точки). След това трябва да щракнете върху Документи бутон — може да се наложи да превъртите надолу в изскачащото меню или да щракнете Още от Google в същото изскачащо меню, за да го видите.

Като алтернатива можете да отидете до Google Drive и да изберете GoogleДокументи в рамките на Моят диск падащо меню в горната част или изберете Гугъл документи след като сте щракнали Нов от лявата страна на страницата. Последната опция е да навигирате директно до Гугъл документи. След като стартирате уеб приложението, ще сте готови да създадете документ.

Стъпка 3: Създаване на документ

За да създадете нов документ, щракнете върху празната страница с многоцветното Допълнение подпишете вътре в него, който се намира в горната лява част на главната страница на Google Документи. Ако не можете да намерите тази икона, превъртете нагоре, за да я видите, или превъртете надолу, за да щракнете върху многоцветното Знак плюс икона в долния десен ъгъл на вашия екран. След като направите това, гореспоменатата икона на празна страница с многоцветен знак за добавяне ще изскочи отново в горната част на екрана. Кликнете върху това, за да отворите нов документ.

Ако създавате документ от Диск, избирането Гугъл документи след удара Нов автоматично ще създаде празен документ. Ако щракнете върху малкия, обърнат вдясно Стрелка до Гугъл документи, можете дори да изберете да създадете нов документ въз основа на предоставен шаблон. Има разнообразие от шаблони, от които да избирате, включително автобиографии, бизнес писма и селекция от шаблони на трети страни. Можете дори да качите съществуващ .doc или .docx файл във вашия Диск, като щракнете Ново >Качване на файл.

Стъпка 4: Започнете работа

След като създадете документ, можете да се захванете за работа. Кликнете Неозаглавен документ в горния ляв ъгъл, за да добавите заглавие към вашия документ. Можете също така да регулирате типа на шрифта, размера на текста и много други чрез Лента с инструменти в горната част на страницата. Ако не можете да видите заглавието или лентата с менюта в горната част на страницата, тези опции може да са скрити. Ако случаят е такъв, щракнете върху обърнатия надолу Стрелка в горния десен ъгъл, за да ги покажете.

Тъй като работите в браузъра си, всички промени, направени във вашия документ, ще бъдат запазени автоматично. Ако погледнете вдясно от заглавието на вашия документ в горната част на екрана, трябва да видите или Запазва се... или Запазено в Диск. Изчакайте да се появи второто съобщение, преди да излезете, за да сте сигурни, че цялата ви работа е запазена. За да покажете хронологията на версиите на настоящия документ, щракнете върху Последната редакция беше преди [брой секунди/минути/часове]. връзка, която е вдясно от Помогне бутон за меню в горната част на екрана. След това ще бъдете отведени до екран, който ви показва различни редактирани версии на вашия документ, които можете да изберете да възстановите.

Как да споделяте вашите неща

За да споделите вашите документи с други хора, щракнете върху синьото Дял бутон в горния десен ъгъл на документа, който искате да споделите. Бутонът ще бъде заклещен между вашата снимка - ако приемем, че сте добавили такава към вашия акаунт в Google - и Отворете хронологията на коментарите икона, която прилича на анимационен балон с реч. След това поканете други потребители, като въведете подходящите имейл адреси в получения прозорец и щракнете Свършен.

Хората, с които споделяте, могат или да редактират, преглеждат или коментират документ в зависимост от разрешенията, които им давате. Това може да се промени чрез докосване на падащото меню директно отдясно на полето за имейл адрес, след като сте добавили някого. В това меню можете да маркирате някого като зрител, Коментатор, или Редактор.

Ако искате да споделите документа с хора, използващи нещо различно от имейл, щракнете Копирай връзка в долната половина на Споделете с хора и групи прозорец. Връзка ще бъде копирана в клипборда ви. Вашият документ може да е с ограничено ниво на поверителност по подразбиране. Това означава, че само хора, добавени към вашия документ, могат да отворят връзката, която им изпращате. Ако искате да промените нивото на поверителност на документа, така че да може да бъде достъпен от всеки, който има връзката, можете да го направите, като щракнете върху синьото Променете на Всеки с връзката хипервръзка, която също се намира в долната половина на Споделете с хора и групи прозорец.

След като направите това, ще бъдете отведени до прозорец, който ви позволява да копирате връзка за споделяне към вашия документ или по-нататък персонализирайте разрешенията на вашия документ, като ви позволи да изберете какво могат да правят хората с документа, след като получат линк към него. Можете да направите това, като щракнете върху падащото меню (това е вдясно от Всеки с връзката опция) и след това избор зрител, Коментатор, или Редактор от менюто.

Използвайте функцията за коментар

С Google Документи можете да гледате в реално време как други хора правят промени в документ. Като щракнете върху Отворете хронологията на коментарите бутон в горния десен ъгъл на вашия екран, вие или всеки друг, който е в документа, можете да започнете дискусия за вашия проект. Можете също така да видите кои потребители в момента разглеждат документа, като използвате поредицата от кръгове, разположени вляво от Отворете хронологията на коментарите бутон. Ако никой освен вас не разглежда дадена страница, тук няма да се появи нищо.

Можете също да настроите всеки документ така, че да получавате известия за всички коментари, добавени към документа, само за коментари, които се отнасят до вас, или изобщо да не получавате известия. Известията могат да бъдат полезен инструмент за сътрудничество с големи групи хора. Идеално е, когато работите с група, която не е в същото физическо пространство. Ако по някаква причина не искате потребителите да имат опцията да добавят коментари към даден документ, можете също да промените режима на редактиране (повече за това в следващия раздел).

Запознайте се с различните режими на редактиране

ддитинг режим падащо меню (разположено от дясната страна на екрана под Дял бутон) ви позволява да преглеждате и редактирате вашия документ по различни начини. Вашите три основни избора са: Редактирайте файла сами (Редактиране), предложи промени, които друг сътрудник да направи (Внушение), или прегледайте или отпечатайте документа (Разглеждане). Ако сте запознати с Microsoft Word, Внушение функцията функционира подобно на Проследяване на промените. Инструментът ще подчертае предложените редакции в забележим нюанс в целия документ. Други сътрудници или редактори могат или да одобрят, или да отхвърлят тези предложения, докато създават окончателната чернова. Освен на Внушение можете да проследите хронологията на ревизиите на документа Файл > История на версиите > Вижте История на версиите.

Опитайте с различен тип документ

Google Drive съдържа множество. Google Slides е съперник на Microsoft PowerPoint, но подобно на Docs, той отваря вратата за сътрудничество от множество сътрудници. Google Sheets е съперник на Microsoft Excel, когато става въпрос за създаване и редактиране на електронни таблици.

Пакетът от уеб приложения за продуктивност на Google е безплатен и яростен конкурент на Microsoft 365. Не е толкова задълбочено или изчерпателно, но безплатно потребителите имат достъп до тези приложения, за да създават и запазват съдържание онлайн със сложно сътрудничество. Потребителите могат да влизат в своя акаунт в Google, за да имат достъп до своите запазени документи, таблици и слайдове на всяко устройство, навсякъде по света, стига да имат достъп до интернет.

Препоръки на редакторите

• GPT-4: как да използвате AI chatbot, който засрамва ChatGPT
• Как тестваме лаптопи
• Съперникът на Google ChatGPT току-що стартира в търсенето. Ето как да го опитате
• Не е нужно да използвате Bing – Google Търсене вече също има AI
• OpenAI заплашва съдебно дело за ученически GPT-4 проект, забравя, че можете да го използвате безплатно