Съдържание
- Архивиране на вашите файлове
- Управление на резервни копия
- Импортиране на резервни копия
Архивиране на вашите файлове
Етап 1: За да започнете да архивирате вашите файлове в Outlook 2013 и 2016, щракнете върху Файл меню и изберете Отваряне и експортиране от менюто вляво.
Стъпка 2: Щракнете върху Внос износ бутон, за да отворите съветника за импортиране и експортиране, който също ще ви изхвърли от удобната за докосване система от менюта - най-добре е да имате конвенционална клавиатура и мишка или тъчпад за следващите стъпки. В Outlook 2010 щракнете върху
файл, изберете Настроики, и щракнете Разширено.
Стъпка 3: Кликнете Експортиране за да отворите съветника. Следните стъпки са идентични и за трите версии на Outlook.
Стъпка 4: Изберете Експортиране във файл от списъка с действия и щракнете Следващия, което ще доведе до два варианта. Изберете Файл с данни на Outlook (.pst), и щракнете Следващия отново. На следващия екран изберете кои файлове и папки искате да архивирате. През повечето време ще искате да създадете пълно архивиране на файловете за един акаунт. За да направите това, просто щракнете върху имейл адреса, свързан с акаунта, първия елемент в списъка и щракнете Следващия. Уверете се, че Включете подпапки се проверява, така че да уловите цялата информация.
Стъпка 5: Ако искате по-голям контрол върху това, което се архивира, щракнете върху отделна пощенска папка, секцията Контакти или Календари или някоя от другите опции в списъка. По подразбиране всички папки в избрана папка също ще бъдат архивирани. За да деактивирате това поведение, премахнете отметката от квадратчето включват подпапки. За да премахнете конкретни имейл съобщения от резервното копие, като имейл, изпратен до или от вашия личен адрес, щракнете филтри. На този екран можете да създадете търсене по дума, тема или основно поле, до или от адрес или час. По-разширени филтри, включително размер, флагове и оценки на важност, са достъпни чрез Мизбор на руда и Разширено раздели. Когато приключите с настройването на вашите филтри, щракнете Добре за връщане към менюто за експортиране.
Стъпка 6: Следващият екран ви позволява да изберете местоположението и името на вашия архивен файл. Кликнете Прегледайте, след това отидете до папката, която искате, наименувайте файла и щракнете Добре. След това прозорецът на браузъра ще се затвори.
Стъпка 7: Кликнете завършек. Можете да добавите парола към този файл за допълнителна сигурност или да оставите и двете полета празни, ако не искате да зададете парола. След това щракнете Добре за създаване на архивен файл. Имайте предвид, че може да отнеме няколко секунди, ако имате много имейли, съхранени в Outlook.
Препоръчани видеоклипове
Управление на резервни копия
PST файлът, който току-що създадохте, може да бъде преместен или копиран като всеки друг файл. Това улеснява запазването му; просто го хвърлете на USB устройство, плъзнете го на външен твърд диск или го качете в облака, за да поддържате запис на вашите имейли физически отделени от вашия компютър. Имайте предвид, че файлът е доста голям — 1000 имейла възлизат на около 100 MB при нашето тестване — и затова може да не успеете да го изпратите по обичайните канали.
Не забравяйте, че това не е жив файл, което означава, че няма да записва или архивира никакви имейли, които получавате или изпращате след вие го създавате. За по-актуален файл Outlook автоматично съхранява вашите имейли и други настройки в PST файл в Документи > Файлове на Outlook папка под вашето потребителско име. Този файл винаги е актуален, но тъй като се съхранява локално, той е уязвим за повреда. Можете да намалите риска от загуба на скорошни имейли, елементи от календара и контакти, като настроите програма за архивиране или съхранение в облак, която да наблюдава папката с файлове на Outlook.
Импортиране на резервни копия
Етап 1: Процесът за импортиране на PST архивни файлове е подобен на създаването им. В Outlook 2013 и 2016 щракнете Файл в главния прозорец на Outlook и изберете Отваряне и експортиране от множеството опции. След това изберете Внос износ за да отворите съветника за импортиране и експортиране. В Outlook 2010 щракнете върху Файл, изберете Отворете” и щракнете Импортиране. Стъпките по-долу се отнасят и за трите версии на Outlook.
Стъпка 2: Кликнете Импортиране от друга програма или файл, следван от Следващия. След това изберете Файл с данни на Outlook и щракнете Следващия отново. Кликнете Прегледайтеи отидете до файла, който искате да импортирате, или на вашата локална машина, външно устройство, или някъде в свързана мрежа. В Настроики можете да изберете да замените дублирани имейли и контакти с импортирани елементи, да разрешите създаването на дубликати или просто да не импортирате дубликати.
Стъпка 3: Ако резервното копие, от което импортирате, е по-ново от имейлите, които имате в момента в Outlook, изберете Замяна на дубликати. Ако резервното копие е по-старо от текущите имейли в Outlook, изберете Не импортирайте дубликати. Като цяло няма нужда да избирате Разрешете създаването на дубликати освен ако не знаете, че имате нужда от конкретна информация както от старите, така и от новите файлове. Кликнете Следващия когато сте готови да продължите.
Стъпка 4: На този екран изберете кои папки да импортирате и къде искате да ги импортирате. Ако импортирате информацията от един акаунт, просто щракнете Файл с данни на Outlook. Можете също да изберете отделни папки или да филтрирате файла, точно както в секцията по-горе. Кликнете завършек когато сте готови и ако бъдете подканени, въведете паролата, свързана с вашия файл. Това е! Вашите имейли и други настройки ще се появят в Outlook, след като процесът на импортиране приключи.
Препоръки на редакторите
- Не харчете парите си за MacBook Air. Вместо това просто купете Chromebook
- Вашият Mac се държи странно? Ето как да нулирате PRAM и SMC
- Скоро ще можете да „реагирате“ на имейли в Outlook с помощта на емотикони
- Как да добавите Zoom към вашия акаунт в Outlook
- Работя от вкъщи? Не пропускайте тази изключителна сделка за Microsoft Office 365
