Как да планирате ваканция в Outlook

Кредит на изображението: Робърт Дейли/OJO Images/Getty Images

Отворете Календар в Outlook 2013, плъзнете курсора през дните, в които ще бъдете във ваканция, и щракнете с десния бутон върху маркирания блок от време. Като алтернатива можете просто да щракнете върху бутона „Нова среща“ и да въведете началния и крайния час в съответните менюта.

Въведете "Ваканция!" или друго приложимо заглавие за вашето свободно време в полето „Тема“. Въведете местоположение, ако желаете, в полето „Местоположение“. „Хавай“ винаги работи добре, дори ако просто си стоиш у дома за една седмица, за да гледаш Netflix.

Щракнете върху полето „Покажи като“, разположено в групата „Опции“ под раздела „Назначение“ и изберете „Извън офиса“, за да позволите на всички с достъп до вашия календар да видят кога ще отсъствате. Щракнете върху „Запазване и затваряне“, за да финализирате плановете си за ваканция – поне що се отнася до календара на Outlook.

Щракнете върху менюто „Файл“ в Outlook 2013 и изберете „Автоматични отговори (извън офиса)“. Ако тази опция не е налична, нямате акаунт в Microsoft Exchange. Отваря се прозорецът Автоматични отговори.

Щракнете върху опцията „Изпращане на автоматични отговори“. Имайте предвид, че разделът „Вътре в моята организация“ е избран.

Щракнете върху голямото текстово поле и въведете съобщението, което искате да бъде изпратено на всеки в организацията ви, докато сте далеч. Това обикновено трябва да включва датата, на която се връщате. Ако някой ви покрива, докато отсъствате, можете да включите информацията за контакт с този човек или вашата информация за спешни случаи, ако желаете. Използвайте опциите за форматиране над текстовото поле, за да персонализирате форматирането точно както бихте направили всяко имейл съобщение.

Щракнете върху раздела „Извън моята организация“, ако искате Outlook също автоматично да отговаря на хора, които не работят във вашата компания. Щракнете върху опцията „Автоматичен отговор на хора извън моята организация“. Изберете опцията „Само моите контакти“ или „Всеки извън моята организация“. Текстът, който сте използвали за автоматични отговори във вашата организация, автоматично се появява в текстовото поле на съобщението. Редактирайте това съобщение както желаете или го изтрийте и напишете друго съобщение.

Щракнете върху менютата „Начален час“ и „Крайен час“, за да изберете датата и часа, когато ще тръгнете за почивка и кога ще се върнете в офиса. Outlook ще изпрати вашия автоматичен отговор през този период от време.

Изключете автоматичните отговори, ако се върнете по-рано, като щракнете върху менюто „Файл“ и след това щракнете върху бутона „Изключи“ под опцията Автоматични отговори.

Щракнете върху бутона „Нов имейл“ в Outlook 2013. Въведете подходящо заглавие в реда „Тема“, като например „Тази седмица отсъствам“, след което въведете съобщение извън офиса в полето „Съобщение“.

Изберете "Save As" от менюто File. Щракнете върху менюто „Запазване като тип“ и изберете „Шаблон на Outlook“. По подразбиране заглавието на файла е същото като темата ви, но можете да промените това, ако е необходимо. Щракнете върху бутона "Запазване".

Щракнете върху бутона „Правила“, разположен в раздела Начало на лентата. Изберете „Управление на правилата и сигналите“ от падащото меню. Отваря се прозорецът Правила и предупреждения.

Щракнете върху бутона "Ново правило". Това отваря съветника за нови правила. Щракнете върху опцията „Прилагане на правилата към съобщенията, които получавам“, намираща се в секцията „Започнете от празно правило“. Кликнете върху „Напред“. Появява се списък с опции за филтриране кой трябва или не трябва да получава съобщението ви за извън офиса. Например, можете да посочите, че съобщението се изпраща само до съобщения, когато името ви е в полето "До" полето, а не полето "CC", или можете да посочите, че отговорът се изпраща само до съобщения с висока важност.

Изберете опциите, за да определите кой получава или не получава автоматичния отговор. Ако оставите опциите празни, автоматичният отговор се изпраща на всеки, който ви изпрати имейл. Кликнете върху „Напред“.

Щракнете върху опцията „Отговор с помощта на специфичен шаблон“ в секцията Стъпка 1 и след това щракнете върху връзката „специфичен шаблон“ в секцията Стъпка 2. Отваря се прозорец за навигация. Щракнете върху менюто „Потърсете“ и изберете „Потребителски шаблони във файловата система“ и след това щракнете двукратно върху шаблона за съобщение за автоматичен отговор, който току-що създадохте преди няколко минути.

Щракнете върху бутона "Напред", прегледайте избора си и щракнете отново върху "Напред". Кликнете върху „Край“. Оставете Outlook да работи на вашия компютър. Ако компютърът премине в режим на заспиване, изключи се или ако Outlook е затворен, съобщението за автоматичен отговор няма да бъде изпратено на никого.

Докоснете иконата „Търсене“ на началния екран на Windows 8.1, въведете „sleep“ и изберете „Настройки за захранване и заспиване“. Щракнете върху менюто „Сън“ и изберете „Никога“. На лаптоп това е достъпно само в „Когато е включен, изключете след“ меню.

Изключете автоматичния отговор, когато се върнете от ваканция, като се върнете към опцията „Управление на правилата и сигналите“ от бутона „Правила“. Щракнете върху отметката до правилото, за да деактивирате автоматичния отговор, и щракнете върху „Приложи“. Не забравяйте да върнете нормален режим на заспиване на компютъра.

Бакшиш