Имейлът се превърна в основна форма на бизнес комуникация. Въпреки че личният имейл е неформален, имейлите за бизнес изискват професионализъм и учтивост. Основните части на хартиено делово писмо се отнасят и за кореспонденцията в Интернет.
Предмет
Направете темата кратка и точна. Избягвайте да използвате обозначения, които биха могли да задействат филтъра за спам на получателя, като „Re“, традиционно съкращение за офис бележка за „Относно“ или „Fwd“, което означава препратено имейл съобщение. Винаги попълвайте темата; оставяйки го празен, също може да изхвърли съобщението ви в папката за спам.
Видео на деня
поздрав
Използвайте професионален поздрав за бизнес имейл съобщения. „Уважаеми г-н Фостър“ създава много по-добро впечатление от „Хей, Боб“ и отразява образа ви като бизнесмен. Оставете празен ред след поздрава, след което започнете основното съдържание на имейла. Този модел прави цялото съобщение по-лесно за четене от получателя.
Тяло
Следвайте стандартните указания за бизнес писма за тялото на вашия имейл. Използвайте учтив език, за да отправите искане или да обясните точка. Ако не сте сигурни, че получателят ще ви запомни или ако осъществявате контакт за първи път, представете се на първия ред. „Благодаря ви, че разговаряхте с мен миналия четвъртък относно договора на Джонсън“ ще раздвижи паметта на получателя, преди да влезете в детайлите на текущия бизнес.
Подпис
Добавете празен ред след тялото на имейла отново, за да направите съобщението по-лесно за очите, след което завършете съобщението с учтиво подписване, като „С уважение“, „С уважение“ или дори „Благодаря“. След името си добавете своя имейл адрес, телефон номер. заглавието ви с компанията и дори адреса на офиса, ако желаете. Това предлага на получателя цялата ви информация за контакт на едно място.
Прочетете два пъти, изпратете веднъж
Преди да натиснете „Изпрати“, прочетете отново имейла, за да потърсите проблеми: правилен ли е имейл адресът на получателя в „До“ поле, има ли подходящ ред в полето „Тема“ и дали съобщението не съдържа правопис, контекст или граматика грешки. Проверете отново своя подпис и информация за контакт.
Останете професионалист
Използвайте само черен текст на бял фон. Изберете делови шрифт, като Times New Roman или Courier. Не използвайте цветни, извити шрифтове, натоварени с графики фонове, емотикони или интернет жаргон, като "LOL" (Laughing Out Loud). Избягвайте да пишете съобщение с главни букви, което се счита за викане в текстова форма. Ако изпращате бизнес имейл до голям брой получатели, използвайте опцията Blind Carbon Copy (BCC). По този начин имейл адресът на всеки читател е защитен и е по-малко вероятно да попадне в нечий списък за спам.
