Настройте среща в календара на Outlook.
Кредит на изображението: Екранна снимка с любезното съдействие на Microsoft.
Тъй като Microsoft Outlook интегрира вашия имейл, календар и контакти, изпращането на заявка за среща може да бъде доста проста задача. Просто въведете имената на хората, които каните, часа и местоположението и натиснете бутона Изпращане, ще свършите работата. Въпреки това, Microsoft е опаковал много допълнителни функции в тази задача, които могат да подобрят заявката ви за среща, особено ако вашият офис използва Microsoft Exchange.
Етап 1
Иконата за нова среща се намира под раздела Начало на календара.
Кредит на изображението: Екранна снимка с любезното съдействие на Microsoft.
Стартирайте Outlook и щракнете върху Календар икона в долната част на лявото меню. От раздела Начало на календара щракнете върху Нова среща икона. За да създадете нова среща от където и да сте в Outlook, можете също да натиснете Ctrl-Shift-Q.
Видео на деня
Стъпка 2
Въведете подробности за срещата.
Кредит на изображението: Екранна снимка с любезното съдействие на Microsoft.
Въведете подробностите за срещата в съответните полета. Поставете курсора си в Предмет поле и въведете име за срещата. Изберете Местоположение поле и въведете адрес, сграда или стая. Щракнете в Начален час и Край на времето" и посочете началния и крайния час на срещата. Алтернативно изберете Цял ден отметнете квадратчето за събития, които продължават 24 часа, от полунощ до полунощ на посочените дати. Изберете Съобщение поле в долната част на диалоговия прозорец, ако трябва да въведете подходящо съобщение за поканените.
Ако вашият офис използва Microsoft Exchange, може да имате и a Стаи опция, така че можете да видите дали конкретна стая е налична и да я резервирате за вашата среща.
Стъпка 3
Отворете вашите контакти в Outlook, като щракнете върху Адресна книга.
Кредит на изображението: Екранна снимка с любезното съдействие на Microsoft.
За да въведете имената на хората, които искате да поканите, изберете Да се поле. Ако някой все още не е във вашите контакти в Outlook, можете просто да въведете имейл адресите му. За да отворите адресната си книга, щракнете върху Среща раздел, изберете Присъстващи и щракнете Адресна книга.
Менюто Присъстващи също ви дава възможност да отмените насрочена среща и да посочите опции за отговор за получатели, което включва предоставяне на получателите на възможността да предложат различно време за среща.
Стъпка 4
Щракнете върху иконата График, за да видите кога календарът ви е свободен.
Кредит на изображението: Екранна снимка с любезното съдействие на Microsoft.
Щракнете върху График икона точно под иконата за среща в раздела Начало, ако искате да проверите дали срещата отговаря на вашия график. Календарите на получателите може също да се появят, ако сте в същата мрежа на Exchange и ако имате разрешение да преглеждате техните календари.
Ако сте потребител на Exchange, щракнете Помощник по планиране за да намерите най-доброто време и място за среща въз основа на графиците на получателите и наличността на стаи.
Стъпка 5
Щракнете върху Опции, за да си зададете напомняне за среща.
Кредит на изображението: Екранна снимка с любезното съдействие на Microsoft.
Щракнете върху Настроики икона под раздела Среща, за да изберете как искате времето на срещата да се показва в календара ви. Допълнителните опции тук също ви позволяват да зададете напомняне за среща и да посочите дали срещата ще се повтаря или не, като например за задаване на седмични или месечни срещи.
Стъпка 6
Прегледайте заявката си, преди да я изпратите.
Кредит на изображението: Екранна снимка с любезното съдействие на Microsoft.
Щракнете върху Преглед раздел, за да проверите правописа и граматиката във вашата заявка за среща. Имайте предвид, че допълнителните опции тук ви дават възможност да преведете заявката на други езици, както и да проверите часовите зони и дори да получите достъп до речник.
