Използвайте компютъра си, за да създадете PDF база данни.
Файлът с преносим формат на документи (PDF) често се използва за запазване на всяко форматиране на документ, създаден в друга програма, като word документ, електронна таблица или файл със сложен дизайн. PDF файловете се създават и управляват с помощта на Adobe Acrobat. За да настроите PDF файл с база данни, най-добрият залог е първо да го създадете с помощта на програма за база данни или електронни таблици, като например Microsoft Excel. След това можете да конвертирате файла в PDF и да добавите лентата за търсене и индексните функции на Adobe Acrobat, което улеснява потребителите да търсят в базата данни.
Конвертиране на база данни в PDF (реф. 1, 2)
Етап 1
Отворете приложение за електронни таблици на вашия компютър и въведете всички данни, които искате да включите в базата данни. Ако използвате програма за база данни, ще можете да въвеждате данните много по-ефективно, отколкото ако стартирате PDF от нулата. Запазете файла, когато е завършен.
Видео на деня
Стъпка 2
Запазете файла като PDF, ако използвате програма, която го позволява. Всички програми на Microsoft Office предоставят тази възможност, стига вече да имате инсталиран Adobe Acrobat на вашия компютър. Например, в Excel щракнете върху „бутона на Microsoft Office“, превъртете над „Запазване като“ и изберете „PDF или XPS“. Въведете име на файл и щракнете върху „Публикуване“. В други програми може да сте в състояние да печатате в PDF с помощта на Adobe PDF Принтер. Отворете PDF файла в Adobe Acrobat.
Стъпка 3
Конвертирайте файла чрез Adobe Acrobat, ако стъпка 2 не е възможна. Отворете Acrobat и щракнете върху „Файл, Създаване на PDF, от файл“. Изберете файла с електронна таблица от диалоговия прозорец „Отваряне“ и щракнете върху „Отваряне“. Файлът ще конвертира и ще отвори нов PDF документ. Щракнете върху "Файл, Запиши като", за да запазите файла.
Добавете функции за търсене (реф. 3, 4)
Етап 1
Достъп до лентата с инструменти „Намиране“ в Adobe Acrobat. Той ще бъде отворен по подразбиране, но винаги можете да го намерите отново, като изберете „Редактиране, Намери“. Използвайте го, за да намерите всяка дума в документа.
Стъпка 2
Използвайте прозореца „Търсене“, за да разрешите по-сложно търсене. Щракнете върху „Редактиране, търсене“, за да го покажете, или щракнете върху стрелката до лентата с инструменти „Намиране“ и щракнете върху „Отваряне на пълно търсене в Acrobat“. Тази функция е достъпна и за потребители на Adobe Reader.
Стъпка 3
Създайте индекс за PDF, така че потребителите да могат да търсят в базата данни. За да добавите индекс, щракнете върху „Разширени, обработка на документи, управление на вграден индекс“. Кликнете върху „Вграждане на индекс“. последвам инструкциите и щракнете върху „OK“. Индексът ще бъде включен в PDF, когато го разпространявате получатели.
Неща, от които се нуждаете
Adobe Acrobat
Програма за електронни таблици
