Наименувайте и създайте нова база данни от командата "Нова" в раздела "Файл". Изберете раздела "Начало" и се отваря нова таблица. Превключете към „Изглед на дизайна“.
Въведете името на „първичния ключ“ в колоната „Име на полето“ на ред 1. „ID“ е по подразбиране с „AutoNumber“ в колоната „Тип данни“. Това може да бъде запазено или променено на друг уникален идентификатор на запис, като идентификационен номер на служител или социалноосигурителен номер. „Тип данни“ може да се запази като „Автономер“ или да се промени на ръчен запис, стига свойството „Индексирано“ да е настроено на „Да (Без дубликати)“.
Създайте полета за цялата информация, изисквана от новите служители. Това включва: 1. Име и фамилия, инициали или бащини, ако желаете 2. Домашни адреси и пощенски адреси 3. Служебни, домашни и мобилни телефонни номера 4. Брой удръжки за федерален и щатски данък върху доходите 5. Социалноосигурителен номер 6. Шофьорска книжка или друг държавен идентификационен номер 7. Квадрат за отметка, гарантиращ, че е потвърдено, че отговаряте на условията за „доказателство за заетост“ 8. Текстово поле за записване на проверените документи 9. Официална дата за започване на работа 10. Официална дата на прекратяване на трудовото правоотношение (попълва се при напускане на служителя) 11. Ставка на заплата 12. Наименование на длъжността и друга информация по желание на работодателя Автобиографиите и заявленията могат да бъдат дигитализирани и прикачени към записа, ако желаете
Задайте тип данни на всяко поле, задавайки необходимите свойства за форматиране на числа, дефинирайте броя на разрешените знаци в полето и определете дали данните трябва да бъдат индексирани. При изграждането на база данни също така е разумно да добавите описание на полето, определящо неговата цел, действие за активиране на паметта по-късно, когато базата данни трябва да бъде модифицирана или ревизирана.
Изберете раздела „Създаване“ и щракнете върху бутона „Формуляр“ в групата „Формуляр“. Добавете всички или някои полета към формуляра и го запазете. Форматирайте свойствата на полето, за да съответстват на свойствата на таблицата. Запазете го още веднъж, преди да се върнете към „Изглед на формуляр“ на бутона „Преглед“ на раздела „Начало“. Използвайте формата за въвеждане на данни.
Изберете раздела „Създаване“ и щракнете върху бутона „Отчет“ в групата „Доклад“. Добавете всички или някои от полетата и след това превключете към изглед „Оформление“. Променете ширините на колоните и форматните полета и етикети. Променете шрифтове, цветове или изберете предварително форматиран дизайн от падащото поле "Дизайн". Запазете отчета. Шаблонът за отчет ще ви позволи да отпечатате отчети за заплати.
Криптирайте базата данни за сигурност. Затворете базата данни, отворете отново в изключителен режим, като използвате стрелката надолу върху бутона „Отваряне“ на прозореца „Отвори файл“ и изберете „Отворено ексклузивно“. Щракнете върху раздела "Файл", изберете командата Информация и след това щракнете върху "Шифроване с парола" в "Информация" панел. Когато се появи диалоговият прозорец „Задаване на парола за база данни“, задайте парола и я въведете втори път за проверка. Щракнете върху OK. Следващия път, когато базата данни се отвори, ще се изисква парола. Въведете паролата си в полето Парола, въведете я отново в полето Проверка и след това щракнете върху OK.
Бакшиш
Силните пароли са от минимум осем знака и включват цифри, главни и малки букви, и специален знак, като "!" или "&." Използвайте свойствата на „Caption“, за да предоставите на полетата ясен език имена. Промяната на името на полето „FirstName“ на „First Name“ изглежда по-професионално в отчетите. Има онлайн и готови софтуерни пакети за заплати, които обработват изчисления на времеви карти и чекове. За да направите това в Access, са необходими изключително сложни умения за програмиране и разбиране извън съдържанието на обобщена статия.
